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On a tous déjà reçu ou paramétré ce type d’email automatique pendant les périodes de vacances. Mais saviez-vous qu’il est possible d’aller beaucoup plus loin dans l’automatisation de ces emails ?
Imaginez répondre automatiquement aux emails de demande d’informations, aux emails relatifs aux problèmes techniques, aux emails de prospection ou tout simplement à tous ces emails redondants que vous recevez régulièrement.
Vous libéreriez probablement plusieurs heures chaque mois et pourriez vous concentrer sur des choses plus productives.
Dans cet article nous allons voir comment paramétrer Gmail pour répondre automatiquement à ces emails et gagner plus de temps chaque semaine.
Avant de commencer, si vous souhaitez maîtriser bien plus que vos emails et exploser votre productivité, rejoignez le cours intensif 7 jours pour être plus productif. Vous découvrirez notamment : « Les 3 erreurs qui tuent votre efficacité», « Le livre que vous devez absolument lire pour exploser vos résultats » et « Une méthode pour ne plus jamais procrastiner ».
Créez un template email
Avant de pouvoir automatiser vos emails, vous devez d’abord créer un template email. Voici comment faire :
Etape 1 : Allez dans Gmail, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite puis choisissez Paramètres.
Etape 2 : Allez dans les paramètres avancés
Etape 3 : Activez les réponses standardisées et enregistrez les modifications
Etape 4 : Composez un nouveau message.
Etape 5 : Rédigez votre message. Ce message sera votre template donc assurez-vous qu’il soit relatif à ce que vous souhaitez automatiser. Inutile d’indiquer les destinaires ou l’objet puisqu’il s’agit ici d’une réponse.
Etape 6 : Cliquez sur les 3 petits points en bas à droite, puis Réponses standardisées > Nouvelle réponse standardisée.
Etape 7 : Définissez un nom pour votre template et cliquez sur OK.
Automatisez le traitement de vos emails
Maintenant que vous avez créé un template email, il est temps de paramétrer l’automatisation.
Etape 1 : Cliquez sur le petit triangle de la barre de recherche
Etape 2 : Définissez les critères de l’automatisation.
Une bonne méthode pour trouver ces critères est de parcourir les emails redondants que vous avez récemment reçus et d’essayer de trouver un mot clé ou une caractéristique commune entre tous ces emails. Par exemple une phrase qui revient souvent dans les emails de prospection est “si vous êtes intéressé” ou encore “notre entreprise propose…”.
Une fois que vous avez trouvé la caractéristique commune, indiquez la dans vos filtres et cliquez sur Créer un filtre.
Etape 3 : Cochez Envoyer une réponse standardisée et choisissez le template que vous avez créé puis cliquez sur Créer un filtre.
Et voilà, vous savez désormais répondre automatiquement aux emails redondants.
Ce genre de petit hack peut sembler futile, mais c’est en optimisant notre travail dans les détails que l’on peut arriver à des résultats extraordinaires.
Pour aller plus loin, n’hésitez pas à rejoindre le cours intensif 7 jours pour être plus productif. Vous découvrirez notamment : « Les 3 erreurs qui tuent votre efficacité», « Le livre que vous devez absolument lire pour exploser vos résultats » et « Une méthode pour ne plus jamais procrastiner ».
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