Résumé
Les Poka-Yoke sont des techniques permettant de prévenir les erreurs humaines et de les réduire.
Il existe quatre types de Poka-Yoke : séquentiel, informatif, groupé et physique.
En cartographiant vos processus, vous pouvez déterminer vos propres Poka-Yoke et les intégrer à vos processus.
Pour cartographier vos processus, il vous suffit :
- D’identifier les potentielles erreurs ;
- De concevoir des solutions de Poka-Yoke adaptées à vos besoins ;
- D’implémenter les solutions de Poka-Yoke dans vos routines quotidiennes.
Il est nécessaire d’évaluer régulièrement l’efficacité de vos Poka-Yoke. Pour cela :
- Surveillez les indicateurs de performance à la qualité et à la productivité
- Prenez en compte le feedback des membres de votre équipe
- Effectuez des audits pour identifier les nouveaux défis et les opportunités d’amélioration.
Vous voulez améliorer votre productivité et pensez que vous avez déjà tout testé ? Vous cherchez une méthode efficace que vous pouvez personnaliser à volonté ? Il était temps que vous découvriez le Poka-Yoke !
Au travers de cet article, vous découvrirez ce qu’est le Poka-Yoke, des exemples dans la vie de tous les jours, une méthode clés en main pour concevoir les vôtres et bien d’autres choses !
Qu’est-ce que le Poka-Yoke ?
Les Poka-Yoke, également appelés « dispositifs à l’épreuve des erreurs » ou « dispositif anti erreurs », désignent des techniques utilisées dans les processus de fabrication ou d’assemblage pour prévenir les erreurs humaines et les réduire.
L’objectif est de concevoir des systèmes de manière à ce que les erreurs ne puissent pas se produire ou qu’elles soient facilement détectées et corrigées avant qu’elles ne causent des problèmes plus importants.
En intégrant les Poka-Yoke dans leurs processus, les entreprises cherchent à améliorer la qualité, à réduire les coûts liées aux défauts et à accroitre l’efficacité opérationnelle en minimisant les erreurs humaines et les défaillances des processus existants.
Comme vous pouvez le voir, les principes du Poka-Yoke reposent sur une approche proactive de la prévention des erreurs plutôt que sur une réaction après coup.
Présentation gratuite : 7 étapes pour définir des plannings efficaces
Si vous intéressez au Poka Yoke, c’est sans doute que vous voulez être plus efficace au travail. Et vous savez quel est le meilleur moyen de le devenir ? En définissant des plannings.
J’ai justement enregistré une conférence gratuite d’une heure dans laquelle vous découvrirez :
- 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui
- 7 étapes pour définir des plannings efficaces
- Comment tenir vos plannings malgré les imprévus
Pour y accéder, il vous suffit d’indiquer votre mail ci-dessous :
Les différents types de Poka-Yoke
Il existe quatre types de Poka-Yoke.
Poka-Yoke séquentiel
Ce Poka-Yoke vise la conservation d’une séquence à l’intérieur d’un processus. Lorsque celui-ci est modifié, la tâche en cours ne peut être achevée. Il est donc impossible de passer au prochain processus. Concrètement, ce serait un opérateur qui, dans un atelier remplit une fiche de contrôle. Les erreurs sont potentiellement déjà commises, mais son action permet de les déceler et de les corriger.
Poka-Yoke informatif
Les personnes effectuant la tâche reçoivent une information précise, simple et directe. Ils peuvent ainsi réaliser les différentes séquences sans commettre d’erreur. Si on reprend notre exemple de l’atelier, ce serait l’allumage d’une lumière pour indiquer le bon outil à utiliser sur une étagère donnée.
Poka-Yoke groupé
Les personnes réalisant la tâche reçoivent un kit comprenant tous les éléments nécessaires à la réalisation de ladite tâche. Cela permet d’éviter de perdre du temps à chercher le matériel. Autre contexte : un opérateur devant assembler trois types de boulons sur une même pièce. Chaque type serait associé à une couleur spécifique et les emplacements correspondants sur la pièce seraient marqués de la même couleur.
Poka-Yoke physique
Ces Poka-Yoke désignent des variations dans l’utilisation des appareils pour empêcher les erreurs. Appliqués à votre domicile, cela revient à ce que votre micro-ondes ne se mette pas en route si vous en avez mal fermé la porte. Autre contexte : cela ressemblerait à des dispositifs d’assemblage ne pouvant être placés que dans un seul sens pour prévenir toute erreur.
3 exemples de Poka-Yoke de votre quotidien
Maintenant que vous savez ce que sont les Poka-Yoke, il est temps de définir les vôtres pour booster votre productivité !
- Je vous conseille d’utiliser des logiciels de traitement de texte ou de tableur disposant de la fonctionnalité d’auto sauvegarde. Cela vous évite de penser tout le temps à sauvegarder votre document chaque fois que vous y ajoutez des informations importantes.
- Familiarisez-vous aussi avec des outils de gestion de tâches, comme Trello, Asana ou Todoist. Ils vous permettent de créer des listes de tâches récurrentes et de définir des rappels automatiques. Ainsi, vous suivez plus facilement vos deadlines et n’avez plus à stresser de rater quelque chose d’important !
- Un autre Poka-Yoke qui fonctionne bien avec moi, c’est la création de modèles de courriels prédéfinis pour les réponses aux demandes courantes ou pour l’envoi de devis et de factures. Je les personnalise à chaque fois que je les utilise, mais la trame principale reste la même, et cela me fait gagner beaucoup de temps !
Cartographiez vos processus
Cartographier vos processus vous permet de documenter et visualiser chaque étape de votre activité, du début à la fin. Vous comprenez ainsi toutes les phases, les interactions entre elles et pouvez repérer celles qui éventuellement ne servent à rien ou sont redondantes.
Je vous explique ci-dessous comment procéder.
Identifiez les sources potentielles d’erreurs
Analysez vos routines quotidiennes et identifiez les tâches ou les erreurs qui sont les plus susceptibles de se produire.
Réfléchissez ensuite aux erreurs que vous avez commises dans le passé et essayez de repérer les schémas ou les situations qui les ont déclenchées.
Impliquez d’autres personnes dans ce processus pour obtenir différents points de vue et identifier des risques que vous pourriez avoir manqués.
Prenons l’exemple de Maeva, qui gère une petite entreprise de service de consultation en ligne. Maeva commence par analyser ses routines quotidiennes. Elle réalise alors que la gestion des demandes des clients et la facturation sont les deux domaines dans lesquels des erreurs peuvent survenir.
Ensuite, elle se rend compte que ses erreurs passées survenaient lorsqu’elle était pressée ou stressée.
Maeva organise ensuite une séance de brainstorming avec quelques amies entrepreneuses pour discuter des défis auxquels elles sont confrontées dans leur travail. Elles identifient des risques potentiels, comme les retards dans la communication avec leurs clients.
Concevoir des solutions de Poka Yoke adaptées
Simplifiez vos processus en utilisant des listes de contrôle, des rappels automatisés ou des applications de gestion de tâches.
Puis intégrez des dispositifs physiques ou des aides visuelles pour vous guider et vous empêcher de commettre des erreurs.
Enfin, automatisez les tâches répétitives ou complexes en utilisant des outils technologiques adaptés à vos besoins.
Après avoir utilisé des listes de contrôle pour les tâches récurrentes et des rappels automatisés pour les échéances importantes, Maeva crée un tableau mural avec un planning visuel des tâches à accomplir chaque semaine. Elle colle également des étiquettes colorées sur ses dossiers et classeurs pour faciliter leur identification et éviter les erreurs de classement.
Enfin, elle investit dans un logiciel de gestion de la relation client pour automatiser le suivi des interactions avec ses clients. Elle gagne du temps et minimise les risques d’erreurs dans ces domaines clés de son activité.
Implémenter les solutions de Poka Yoke dans vos routines quotidiennes
Formez-vous et familiarisez votre équipe avec les nouvelles méthodes ou outils que vous mettez en place.
Testez vos solutions dans des situations réelles et ajustez-les en fonction des retours d’expérience.
Soyez patient et persévérant dans l’adoption de nouvelles habitudes et routines pour permettre une transition en douceur.
Maeva organise des séances de formation en ligne pour son équipe et partage des tutoriels pratiques pour ses collaborateurs externes. Cela leur permet de comprendre l’importance des solutions de Poka-Yoke et de savoir comment les utiliser efficacement dans leur travail quotidien.
Ensuite, Maeva teste cette solution dans des situations réelles. Elle surveille de près l’impact des nouvelles méthodes sur la qualité de son travail et la productivité de son équipe.
Maeva comprend que le changement peut prendre du temps et nécessiter un ajustement progressif. Elle encourage donc tout le monde à rester ouvert et flexible durant cette période de transition. Elle met en avant les bénéfices à long terme que ces solutions apporteront à leur entreprise.
Évaluez régulièrement l’efficacité des Poka-Yoke
Évaluer régulièrement les Poka-Yoke permet d’optimiser les processus de manière continue et de repérer de nouveaux défis. Je vous donne quatre étapes qui vous permettront d’évaluer correctement vos nouveaux Poka-Yoke.
Étape 1: La surveillance des indicateurs de performance liés à la qualité et à la productivité
Cette étape consiste à suivre de près les métriques mesurant à la fois la qualité du travail et la productivité de l’équipe à l’œuvre.
💡 Pour améliorer votre productivité, vous pourriez par exemple utiliser un tableau de bord vous permettant de suivre vos KPI et surveiller le nombre de tâches accomplies par jour ou encore le temps passé sur chaque projet.
Étape 2 : Feedback des membres de l’équipe sur l’efficacité des solutions
Les équipiers sont souvent les premiers à remarquer les inefficacités et les problèmes dans les processus de travail. Il est donc important de tenir compte de leurs retours sur l’efficacité des solutions.
💡 Pour améliorer votre productivité, servez-vous des réseaux sociaux ou des plateformes de collaboration en ligne pour échanger avec d’autres personnes ou des membres de votre équipe. Cela vous permettra de partager des expériences et des bonnes pratiques et d’avoir des retours sur les solutions déjà mises en place.
Étape 3 : Effectuer des audits pour identifier les nouveaux défis et les opportunités d’amélioration
C’est indispensable lorsque vous travaillez dans un environnement concurrentiel !
💡 Pour améliorer votre productivité, examinez vos données financières, analysez les feed-back de vos clients et évaluez l’efficacité des outils et des méthodes utilisés.
Conclusion
Pour augmenter votre productivité grâce au Poka-Yoke :
- Distinguez les différents types de Poka-Yoke existants
- Appliquez-les à votre quotidien pour en saisir toute la puissance et l’utilité
- Cartographiez l’intégralité de vos processus pour identifier les différentes étapes et déceler les pistes d’amélioration
- Évaluez vos Poka-Yoke régulièrement pour vous assurer qu’ils répondent à vos besoins.