Il y a une différence entre être productif et avoir l’impression d’être productif.
Accomplir 10, 20, 30… micro-tâches dans la journée peut nous donner l’impression d’être productif. Cependant si ces micro-tâches ne sont pas connectées à nos objectifs, elles restent ni plus ni moins que des distractions dont on aurait dû se passer.
On peut penser qu’être productif c’est accomplir beaucoup de choses mais c’est avant tout accomplir les bonnes choses pour avancer efficacement vers nos objectifs.
C’est un des plus grands pièges de la productivité.
Dans cet article nous allons voir qu’il existe d’autres pièges de ce type que l’on doit absolument éviter si on veut réussir.
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Apprendre sans appliquer
Lorsque j’ai créé mon premier blog, j’ai cherché à apprendre tout ce que je pouvais sur l’acquisition de trafic, les réseaux sociaux ou encore le développement d’une communauté d’abonnés.
Je passais des heures à lire des études de cas, à regarder des vidéos sur l’entrepreneuriat et à écouter des podcasts. Je pensais que tout ce temps était du temps productif.
Après tout “the more you learn, the more you earn” (plus vous apprenez, plus vous gagnez).
Malgré tous ces merveilleux contenus dont je m’imprégnais quotidiennement, mon blog lui ne grandissait pas.
En fait je passais plus de temps à apprendre qu’à appliquer ce que j’apprenais. Ce qui est une erreur très commune en productivité.
Lire des livres et des articles, regarder des vidéos ou encore écouter des podcasts est nécessaire pour faire grandir un projet et trouver de nouvelles idées. Mais cela devient un problème lorsque ce travail d’apprentissage prend le dessus sur l’exécution.
On a souvent tendance à oublier que ce qui nous fait avancer vers nos objectifs est le travail que l’on fournit. Les connaissances sont certes importantes mais elles doivent être appliquées pour être utiles.
Pour avancer à pleine puissance sur nos projets, on doit donc chercher à passer plus de temps à exécuter qu’à apprendre à exécuter.
Parce que souvent “apprendre” n’est qu’une façon déguisée de procrastiner :
Plutôt que d’écrire un article que l’on a pas envie d’écrire, on va regarder une vidéo sur comment rédiger de meilleurs articles.
Plutôt que de surmonter notre peur et contacter 100 prospects par téléphone, on va lire un article sur comment X a généré 10 000 euros le mois dernier avec “une technique très simple”.
Plutôt que de mettre nos chaussures de sport et courir, on va regarder une vidéo d’une personne bien gaulée qui nous explique comment elle a obtenu son corps de rêve.
Le problème lorsqu’on agit de cette façon c’est que cela nous donne la fausse impression que l’on avance sur nos objectifs alors qu’en réalité on est au point mort. On ne doit jamais perdre de vue que l’exécution est ce qui nous fait vraiment avancer.
Participer à plus de réunions que nécessaire
Lundi notre manager nous demande d’organiser une réunion. L’objectif ? Lui présenter le rapport qu’on vient de lui envoyer.
Après 1h30 de présentation Power Point, il a enfin tous les éléments qu’il aurait pu avoir en 20 min s’il avait pris le temps de lire le rapport en détail…
Mardi un collègue nous invite à une réunion pour nous présenter son “idée du siècle”. Après 30 min de présentation, on remarque qu’il n’a manifestement pas préparé sa présentation et que son idée nécessite bien plus de recherches avant d’être présentée ou même considérée.
Mercredi on participe à une autre réunion pour présenter à notre équipe les résultats du mois dernier mais rapidement la réunion dérape et nos collègues commencent à débattre d’un problème survenu avec un client le matin même.
Et la semaine continue, avec toujours plus de réunions et de débats.
A combien de réunions de ce genre participons-nous chaque mois ? Et sur celles-ci combien nous sont utiles ?
Les réunions sont un des plus gros pièges de la productivité surtout quand elles sont mal organisées. Pourtant elles peuvent être un excellent moyen d’échanger.
Lorsqu’elles sont justifiées, préparées et encadrées elles nous permettent en effet de trouver de nouvelles idées, de prendre de meilleures décisions et de mettre les choses au point pour avancer efficacement sur certains sujets.
Seulement, comme elles sont pour la plupart d’entre elles mal organisées voir inutiles, elles se révèlent être une énorme perte de temps.
Pour éviter d’organiser des réunions improductives, on doit donc se poser la série de questions suivantes :
En se posant cette série de questions, on sait ainsi si oui on non, on doit organiser une réunion.
Utiliser trop d’applications et de systèmes
J’adore les applications de productivité. J’en teste régulièrement pour découvrir de nouveaux moyens innovants de m’organiser.
Seulement à force d’en tester, je me suis vite retrouvé à gérer plusieurs outils :
- Trello pour le travail
- Todoist pour mes tâches personnelles
- Notion pour mes projets de long terme
- Evernote pour prendre des notes et archiver mes documents
- Calendar pour planifier les rendez-vous et événements
- Timerescue pour mesurer ma productivité
Lorsqu’on utilise autant d’applications, on se perd très rapidement. On ne sait plus où regarder pour s’organiser et avancer productivement dans notre travail.
Non seulement on perd du temps en passant constamment d’une application à une autre mais on en perd également en apprenant à les utiliser et à les intégrer dans notre quotidien.
Ces outils sont conçus pour nous faire gagner du temps pas pour nous en faire perdre.
C’est pourquoi j’ai récemment décidé de tout centraliser sur Notion.
Désormais toutes mes tâches, projets et objectifs sont accessibles depuis cet outil. Je peux rapidement passer d’un projet à un autre grâce à un système de filtres que j’ai prédéfini. C’est beaucoup plus clair et simple. Je gagne un temps fou.
Si vous aussi vous avez tendance à utiliser plus d’applications qu’il n’en faut, demandez-vous comment vous pourriez simplifier votre workflow ? Qu’est-ce que vous pourriez éliminer ? Qu’est-ce que vous garderiez ?
En vous posant ces questions, vous ferez en sorte que ces applications et systèmes travaillent pour vous et non contre vous.
Lire aussi : Notion : La meilleure application de prise de notes
Travailler en multitâche
Le multitâche peut nous donner l’impression d’être productif. Mais dans les faits, ce mode de travail nous ralentit.
De nombreuses études montrent que notre cerveau est incapable de se concentrer sur plusieurs tâches simultanément.
Si vous lisez un livre et écoutez un ami en même temps par exemple, ce que vous faites réellement c’est passer très rapidement d’une activité à une autre. Vous ne faites pas les deux choses en parallèle comme vous pourriez le penser.
C’est un problème car à chaque fois que l’on passe d’une tâche à une autre, on se retrouve à faire les mêmes choses de multiple fois.
Essayez de lire un livre en faisant autre chose et vous verrez que vous vous retrouverez à relire les mêmes passages encore et encore. De même, essayez d’écouter votre ami en faisant autre chose et vous lui demanderez de répéter parce que vous ne l’avez pas écouté.
Mieux vaut se concentrer sur une tâche à la fois et l’accomplir aussi efficacement que possible que de faire plusieurs tâches simultanément à moitié concentré.
Commencer trop de projets
Lorsque l’on commence un projet, on est généralement excité à l’idée de travailler sur quelque chose de nouveau. Et lorsqu’on le termine on ressent une forme d’accomplissement qui nous donne une incroyable satisfaction.
Comme c’est un processus stimulant, on a tendance à vouloir collectionner les projets. Alors on commence un projet de blog, puis un projet de livre, puis un projet de voyage et un projet ecommerce… seulement en ayant tant de projets, on perd en productivité.
Quand on travaille sur de multiple projets, on divise nos forces et notre temps. Ce qui signifie que plus on commence de projets, plus notre progression ralentit. Et par conséquent plus on prend du retard.
Il est donc préférable de ne choisir qu’un nombre restreint de projets sur lesquels travailler et aller jusqu’au bout de ceux-là puis de passer aux suivants.
Ne pas assez dormir
Quand on a beaucoup de travail, on peut être tenté de moins dormir pour accomplir plus, mais faire ce choix est toujours une erreur.
On a besoin de repos pour produire notre meilleur travail. C’est en dormant suffisamment que l’on est capable d’être alerte, efficace et concentré au cours de la journée. Ce n’est pas parce qu’on a plus de temps qu’on l’utilisera nécessairement de la meilleure façon, bien au contraire.
Comme le déclare la loi d’Illich :
“Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voir atteindre des valeurs négatives.”
Autrement dit, passé un certain nombre d’heures de travail dans la journée, on est moins efficace car on a moins d’énergie pour se concentrer et pour prendre de bonnes décisions. C’est pourquoi on doit impérativement dormir pour recharger les batteries.
La meilleure façon de dormir suffisamment est tout simplement de traiter notre sommeil comme si c’était un gros projet. Lorsque l’on planifie nos semaines, on doit impérativement prendre en compte ces gros blocs de sommeil et s’organiser en fonction d’eux et non à leur détriment.
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Apprendre sans appliquer, participer à plus de réunions que nécessaire, utiliser trop d’applications, travailler en multitâches, commencer trop de projets et ne pas assez dormir sont les 6 erreurs que vous devez absolument éviter pour avancer plus efficacement vers vos objectifs.
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