Si vous lisez ceci, c’est probablement que vous recevez beaucoup d’emails chaque jour et que vous cherchez un système robuste pour mieux les gérer.
Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul. Selon une étude du groupe The Radicati, nous recevrions plus de 88 emails en moyenne chaque jour. 1
Entre les emails de promotion, les emails de prospection, les emails de clients, les emails de partenaires, les sollicitations, les reçus et factures ou encore les innombrables newsletters auxquelles on est abonné, il n’est pas facile de s’y retrouver.
Comme beaucoup de personnes, vous avez sans doute cherché des solutions pour faire face à ce flow constant d’emails.
Peut être que vous avez essayé de créer des dossiers pour classer vos emails. Peut être même que vous avez complètement changé d’application mail ou enrichi votre boîte mail de fonctionnalités en pensant que cela vous aiderait. Mais ça n’a rien vraiment changé. Vous continuez de recevoir une tonne d’emails et vous ne savez pas comment les gérer.
Dans ce guide, nous allons voir comment mieux gérer vos emails sans créer de dossiers inutiles ni même changer d’application mail. Tout ce dont vous aurez besoin c’est d’un workflow efficace et d’un simple gestionnaire de tâche.
Avant de commencer, si vous souhaitez maîtriser bien plus que vos emails et exploser votre productivité, rejoignez le cours intensif 7 jours pour être plus productif. Vous découvrirez notamment : « Les 3 erreurs qui tuent votre efficacité », « Le livre que vous devez absolument lire pour exploser vos résultats » et « Une méthode pour ne plus jamais procrastiner ».
Quelques règles pour mieux gérer vos emails
Pour tirer un maximum bénéfice du workflow que vous allez apprendre dans ce guide, il est important de respecter quelques règles.
Règle n°1 : Ne traitez pas vos emails dans les premières heures de la journée
Les premières heures de la journée sont les heures les plus productives. C’est le moment où vous avez le plus d’énergie et de motivation pour accomplir vos tâches. En répondant à vos emails pendant ces heures, non seulement vous gâchez ce temps productif en accomplissant un travail à faible valeur, mais vous faites également passer l’agenda des autres avant le votre. Mieux vaut accomplir votre travail le plus important pendant ces heures et traiter vos emails plus tard dans la journée.
Règle n°2 : Batchez le traitement de vos emails
Vous ne pouvez pas accomplir votre meilleur travail si vous vous laissez interrompre en permanence par vos emails tout au long de la journée. Laisser un onglet gmail ou outlook constamment ouvert ou recevoir une notification à chaque fois qu’un email vous est envoyé est terriblement distrayant. Impossible de rester concentrer efficacement dans ces conditions.
C’est pourquoi vous devez dédier des plages horaires spécifiques dans la journée pour traiter vos emails d’un seul coup et non par intermittence.
Règle n°3 : Ne touchez à vos emails qu’une fois
Lorsque vous ouvrez un email, que vous le consultez puis que vous le refermez en vous disant que vous le traiterez plus tard, vous perdez du temps. Car quand viendra le moment de le traiter, vous devrez le ré-ouvrir, le re-consulter et décider de nouveau quoi en faire. Vous faites en 2 fois ce que vous pourriez faire une.
Pour ne plus perdre de temps, ne touchez à vos emails qu’une fois. Aussitôt que vous ouvrez un email, décidez immédiatement quoi en faire pour ne plus avoir à le retraiter plus tard.
Le workflow pour mieux gérer vos emails
Une des compétences clés que vous devez rapidement développer lorsque vous apprenez à jouer à un sport de balle (football, basketball, tennis, handball…) c’est de savoir réceptionner parfaitement la balle et la renvoyer avec précision.
Peu importe la provenance de la balle, sa distance ou sa vitesse, vous devez être capable de la contrôler puis de la renvoyer stratégiquement à un endroit désiré (passe à un coéquipier, tirs au but, envoi dans une zone spécifique du terrain…)
Cette compétence de réception et d’envoi que l’on trouve dans ces sports est similaire à celle dont vous avez besoin pour gérer vos emails. A la différence près que vous ne réceptionnez pas une balle mais des emails.
Pour gérer vos emails efficacement, vous devez être capable de savoir instinctivement ce que vous devez faire de chacun des emails que vous recevez et ce quel que soit leur nature. C’est-à-dire que vous devez savoir quand les traiter, quand les supprimer, quand les archiver ou encore quand les transférer à quelqu’un d’autre.
Pour développer cette compétence et traiter ses emails plus rapidement, il suffit de suivre le workflow suivant :
Ce workflow email, qui s’inspire de la méthode GTD, permet de savoir comment « réceptionner » tous les emails que vous recevez et comment les traiter stratégiquement.
Regardons en détails comme ce système fonctionne.
Lorsque vous ouvrez votre boîte mail et que vous voyez une liste de messages non lu, vous devez tout d’abord parcourir ces emails un à un et vous demandez pour chacun d’entre eux ce que vous voulez en faire.
Généralement vous recevez 3 catégories d’email :
- Les emails à archiver. Typiquement ce sont les emails qui vous intéressent ou qui contiennent des documents importants du type factures, devis, contrats. Ceux-là doivent être transférés dans les archives de votre boîte de réception pour pouvoir les retrouver plus tard ou être ajoutés à un dossier de référence dans un gestionnaire de tâches tel que Evernote ou Notion.
- Les emails à supprimer. C’est le type d’email que vous recevez le plus souvent. Bon nombre d’emails qui vous sont envoyés ne vous sont d’aucune utilité. Si l’email est inintéressant ou inutile il ne faut pas hésiter à l’éliminer complètement de votre boîte de réception pour éviter qu’il ne vous encombre.
- Les emails à transformer en tâche. Ce sont les emails qui s’apparentent à des sollicitations et/ou qui nécessitent une réponse de votre part. Un collègue qui vous demande un document, un client qui vous pose des questions ou encore un partenaire qui vous sollicite pour savoir vos disponibilités, font partie des emails que vous devez transformer en tâche.
Si l’email que vous traitez appartient à la catégorie 1 ou 2, il vous suffit seulement de l’archiver ou de le supprimer.
En revanche si l’email appartient à la 3ème catégorie, vous devez le transformer en une tâche afin de savoir quoi en faire.
Une fois l’email transformé en tâche, plusieurs cas de figure sont possibles :
Si vous n’êtes pas la bonne personne pour traiter cette tâche, vous devez la déléguer.
Si vous êtes la bonne personne par contre, demandez-vous si la tâche prend moins de 2 min à traiter. Si c’est le cas, accomplissez là immédiatement.
Si ce n’est pas le cas, transférez la dans votre gestionnaire de tâches en prenant soin d’ajouter une date butoir si nécessaire.
Prenons un exemple concret pour mieux comprendre.
Admettons que vous soyez monteur vidéo et que vous receviez l’email suivant de la part d’un collègue :
Première étape, vous vous demandez à quelle catégorie appartient cet email.
L’email ici s’apparente à une tâche, vous n’allez donc pas l’archiver ni le supprimer, vous allez plutôt le transformer en tâche, comme ceci :
Faire un montage vidéo de l’évènement pour Simon
Une fois que vous avez défini la tâche, vous devez déterminer si vous êtes la bonne personne pour l’accomplir ou si vous devez la déléguer.
Dans cet exemple, il s’avère que vous êtes monteur vidéo donc vous êtes la bonne personne pour accomplir cette tâche.
Maintenant la question reste à savoir si cette tâche prend moins de 2 min ?
Faire un montage vidéo prend généralement bien plus de 2 min. Vous n’allez donc pas pouvoir traiter cette tâche immédiatement. Ce qui signifie que vous allez la transférer dans votre gestionnaire de tâches en y ajoutant une date butoir (lundi prochain) et en planifiant le moment où vous travaillerez dessus.
Il vous suffira ensuite de répondre à Simon en lui expliquant que vous travaillerez bientôt sur sa vidéo.
En suivant ce workflow, vous êtes ainsi capable de traiter rapidement tous vos emails et de savoir à chaque instant où vous en êtes.
Notez que ce workflow nécessite un temps d’adaptation. Au début il se peut que vous soyez un peu perdu mais en gardant ce système sous les yeux les premiers temps et en l’appliquant cela deviendra rapidement une seconde nature.
Perfectionnez votre workflow avec les bons outils
Maintenant que vous connaissez le système, vous pouvez le perfectionner grâce à quelques outils.
Unroll.me : Comme on la vu plus haut, beaucoup d’emails que nous recevons sont inutiles ou inintéressants et on finit par les supprimer. Parmi ces emails on retrouve souvent des emails promotionnels et des newsletters qu’on ne lit pas ou auxquelles on ne s’est jamais abonnées. Pour se désabonner facilement et rapidement de toutes ces listes emails, il suffit d’utiliser Unroll.me. Cet outil permet de se désabonner rapidement de tous les emails promotionnels que l’on ne veut plus recevoir.
TextExpander : Si vous êtes comme moi, il vous arrive probablement de récrire souvent les mêmes phrases. C’est une terrible perte de temps. Heureusement il existe des outils tel que TextExpander, qui permettent de remédier à ce problème. TextExpander permet de taper des phrases et paragraphes entier grâce à de simples mots clés. Pour cela paramétrez l’application de telle façon que lorsque vous tapez un mot clé spécifique, TextExpander génère une phrase ou un paragraphe entier. Vous écrirez alors vos emails beaucoup plus vite.
Mixmax : Mixmax est un excellent outil si vous souhaitez vous rappeler de faire le suivi de certains emails mais aussi si vous souhaitez savoir quand un destinataire ouvre votre email ou quand il clique sur un de vos liens. Vous pouvez également créer des séquences emails pour automatiser votre communication. Encore un autre moyen de gagner du temps.
___
Pour conclure si vous souhaitez mieux gérer vos email, utilisez le workflow que vous avez appris aujourd’hui. Vous aurez certes besoin d’un temps d’adaptation mais une fois que vous aurez pris l’habitude d’utiliser ce système, vous vous demanderez comment vous faisiez avant.
Pour aller plus loin rejoignez le cours 7 jours pour être plus productif. Vous découvrirez notamment : « Les 3 erreurs qui tuent votre efficacité », « Le livre que vous devez absolument lire pour exploser vos résultats » et « Une méthode pour ne plus jamais procrastiner ».
Vous avez aimé cet article ? Accédez à tous les contenus sur comment s’organiser
Notes :