Si vous cherchez une façon de mieux organiser votre vie, vous devriez sérieusement considérer la méthode PARA de Tiago Forte, fondateur de Forte Labs.
Ce système d’organisation est brillant parce qu’il est :
- Universel : Il permet de trier absolument toutes les informations imaginables (notes, emails, articles, cours, dossiers, to-do, fichiers, PDF, vidéos…)
- Flexible : Le système fonctionne quels que soient nos projets ou nos activités.
- Simple : Il ne requiert pas de maintenance lourde. Il est léger et intuitif.
- Applicable : Il est facilement applicable quelles que soient les méthodes que l’on utilise déjà au quotidien.
- Cross-plateform : Il fonctionne sur absolument toutes les plateformes et applications (Dropbox, Google Drive, Evernote, Gmail, Todoist…)
- Orienté vers le résultat : Le système nous permet de mieux structurer nos données et de mieux les exploiter pour que l’on fournisse notre meilleur travail au quotidien.
- Modulaire : Il permet de voir ou cacher les informations à différents niveaux selon le besoin des tâches sur lesquelles on travaille.
Dans ce guide, on va voir ce qu’est la méthode PARA et comment l’appliquer pas à pas pour organiser sa vie.
Qu’est-ce que la méthode PARA ?
PARA est un système d’organisation universel qui permet de mieux structurer toutes nos données, nos notes, nos fichiers, dossiers, emails, tâches, cours, favoris…
C’est aussi une méthode de gestion des connaissances (Knowledge Management) car elle nous donne un moyen de sauvegarder et d’organiser efficacement toutes nos connaissances et ce quelle que soit leur provenance : articles, formations, cours, conférences, podcasts, vidéos…
Tiago Forte explique qu’appliquer la méthode PARA c’est en quelque sorte comme se constituer un 2ème cerveau dans le sens où toutes nos données sont capturées, structurées et accessibles à n’importe quel moment.
Alors que signifie PARA exactement ?
PARA est un acronyme qui fait référence à :
- Project (Projet)
- Area of responsability (Sphère de Responsabilité)
- Resource (Ressource)
- Archive (Archive)
La méthode consiste donc à structurer toutes nos données à travers ces 4 grandes dimensions que l’on va voir maintenant en détail.
Project (Projet)
Un projet est un ensemble de tâches associées à un objectif donné et qui comprend une date butoir.
Quelques exemples de projet :
- Préparer un voyage
- Préparer un plan d’action commercial
- Définir une roadmap produit
- Organiser une conférence
Area of responsability (Sphère de Responsabilité)
Tiago Forte définit les areas ou sphères de responsabilité comme “des sphères d’activité ayant un standard à maintenir dans le temps.”
Dit plus simplement, ce sont les grandes dimensions de notre vie dont on veut/doit s’occuper sur le long terme. Voici quelques exemples de sphère :
- La santé (prendre soin de sa santé, manger sainement…)
- Le sport (faire une activité sportive régulière)
- Les finances (épargner, investir)
- Le développement personnel (grandir intellectuellement et spirituellement)
- La famille (faire des activités en famille)
- Les amis (avoir une vie sociale)
- Les voyages (découvrir de nouveaux pays, de nouvelles cultures)
- L’écriture (écrire régulièrement sur un journal)
Ces sphères sont différentes des projets car elles n’ont pas de date butoir. Ce sont des choses dont on s’occupe en continue. On n’a jamais vraiment fini de s’occuper de notre santé par exemple. On doit en prendre soin tout au long de notre vie. Tout comme le développement personnel, il n’y a pas de moment dans notre vie où on peut se dire : “Je me suis assez développé, je peux rayer cela de ma checklist.”
Les sphères sont donc des choses dont on est responsable en permanence.
Ces sphères renferment aussi plusieurs éléments :
- Nos projets : Les sphères intègrent les différents projets sur lesquels on travaille. Dans la sphère santé par exemple, on pourrait retrouver le projet “Participer à un atelier cuisine pour apprendre à mieux manger.” Et dans la sphère développement personnel “Lire 2 livres chaque mois sur le développement personnel.”
- Nos tâches qui n’ont aucun projet associé : Les sphères incluent toutes nos tâches qui n’appartiennent à aucun projet particulier. Faire les courses, Faire à manger, Faire le ménage par exemple sont des tâches qui ne sont associées à aucun projet mais que l’on retrouvera dans la sphère Personnel.
- Nos fichiers, dossiers et notes : Chaque sphère renferme aussi tous les documents qui lui sont associés. Si on prend la sphère Travail par exemple, on y trouvera toutes les notes de réunion, toutes les présentations, les tableurs Excel, les fichiers PDF associés au travail. Et si on prend la sphère Voyage on y trouvera toutes la documentation sur les différents pays que l’on souhaite visiter mais aussi toutes les photos que l’on a prises des voyages passés.
Resource (Ressource)
Une ressource est “un sujet ou un thème d’intérêt continu.” Autrement dit c’est tout ce qu’on trouve intéressant et qu’on veut conserver quelque part pour pouvoir s’y référer plus tard.
Voici quelques exemples de ressource :
- Des notes que l’on a prises sur un article ou un livre
- Des articles, des livres blancs ou des vidéos que l’on a sauvegardés
- Des formations, des cours, des tutoriels que l’on a suivis ou que l’on souhaite suivre
- Des sites que l’on a trouvé intéressants et que l’on compte revisiter plus tard
- Des outils que l’on utilise ou que l’on aimerait utiliser un jour
- Des idées que l’on a eu
- Des podcasts
A chaque fois que quelque chose nous nourrit intellectuellement, émotionnellement ou spirituellement, on le sauvegarde dans la section ressource.
Archive (Archive)
Les archives incluent “les éléments inactifs des 3 autres catégories.”
Ainsi on retrouve dans les archives :
- Tous les projets que l’on a terminés
- Les sphères dont on ne souhaite plus être responsable (Exemple : On fait partie d’une association et on décide d’arrêter, l’association finira dans nos archives)
- Les ressources qui ne nous intéressent plus
Les projets, les sphères de responsabilité, les ressources et les archives sont donc les 4 dimensions de la méthode PARA qui permettent d’organiser notre vie. Maintenant on va voir comment mettre en place cette méthode étape par étape.
Comment organiser sa vie avec la méthode PARA ?
Etape 1 : Lister ses projets
La première étape pour appliquer la méthode PARA est de définir les projets qui sont en cours. Pour cela on prend une feuille blanche et on liste tous nos projets professionnels et personnels.
Exemples de projet :
- Faire une étude de marché
- Préparer la réunion marketing
- Organiser les vacances d’été
- Préparer le tournois de basket
Une fois qu’on a listé tous nos projets, on les décompose en sous-tâches.
Faire une étude de marché
- Préparer un sondage
- Rédiger un email pour promouvoir le sondage
- Envoyer l’email à toute la base de données
Préparer la réunion marketing
- Regrouper toutes les données marketing du mois
- Préparer la présentation Power Point
Organiser les vacances d’été
- Choisir une destination
- Définir un itinéraire
- Réserver les hôtels
Préparer le tournois de basket
- Courir 3 fois par semaine jusqu’au tournois
- Faire 2h de lancés 3 fois par semaine
Après avoir lister nos projets et nos sous-tâches, on passe à l’étape 2.
Etape 2 : Lister ses sphères de responsabilité
Dans l’étape 2 on liste toutes les sphères de responsabilité auxquelles on peut penser. On peut partir des projets pour s’aider si besoin. Dans mon exemple si je pars de mes projets définis en étape 1, je peux déjà identifier 3 grandes sphères de responsabilité :
- Faire une étude de marché et préparer la réunion marketing → sphère Travail
- Organiser les vacances d’été → sphère Voyage
- Préparer le tournois de basket → sphère Sport
Ensuite on doit réfléchir à toutes les autres sphères dont on est responsable et qui n’ont pas de projet particulier. Si on médite tous les jours par exemple, on ajoutera la sphère Bien être à notre liste. Et si on fait nos comptes tous les mois, on la complétera avec la sphère Finance. Ainsi on se retrouve avec les espaces de responsabilité suivants :
- Travail
- Voyage
- Sport
- Bien être
- Finance
Etape 3 : Lister ses centres d’intérêt
Pour l’étape 3, on liste tous les grands thèmes qui nous intéressent dans la vie par exemple :
- Psychologie
- Marketing
- Productivité
Ce sont les grandes catégories au sein desquelles on ajoutera toutes nos ressources par la suite.
Maintenant qu’on a listé nos projets, nos sphères et nos ressources, il ne nous reste plus qu’à structurer notre espace de travail.
Etape 4 : Structurer son espace de travail avec PARA
Toutes nos données sont souvent éparpillées à différents endroits. Certaines sont dans notre application to-do, d’autres sont sur des dossiers sur notre ordinateur, d’autres encore sont sur Dropbox, Google Drive ou encore Evernote.
Dans l’étape 4 on va revisiter chacun de ces endroits et leur appliquer à chacun d’entre eux la stucture PARA en ajoutant à chaque fois une section Projets, Areas (ou Sphères), Ressources et Archives.
On commence avec notre application to-do, où on ajoute une section Projets et Areas. On prend aussi soin d’ajouter au sein de chaque projet et sphère les tâches que l’on a identifiées dans les étapes précédentes
Note : En voyant cet image vous vous demandez sans doute pourquoi la structure ne ressemble pas plutôt à cela :
C’est vrai après tout, je vous ai dit avant que les sphères (areas) renfermaient les projets. Il paraitrait donc tout à fait logique que les projets se trouvent dans les sphères auxquelles elles appartiennent.
Vous pouvez effectivement utiliser la méthode PARA de cette façon. Mais personnellement je préfère sortir mes projets de mes sphères pour y accéder rapidement. Je trouve que c’est plus lisible. C’est aussi la façon dont Tiago Forte structure ses outils. Pour la suite de ce tutoriel, je continuerai donc à sortir mes projets de mes sphères mais dans votre cas, vous pouvez très bien les inclure si vous préférez.
Une fois que l’on a structuré notre to-do, on ajoute les mêmes projets et sphères dans toutes les autres applications que l’on utilise. Donc si on utilise Evernote par exemple, on va créer une pile Projets, Areas, Ressources et Archive.
Sur notre ordinateur on retrouvera les mêmes dossiers.
Sur Dropbox.
Sur Google Drive
Et dans chacun de ces dossiers, on ajoute les mêmes sous-dossiers. Voici les sous-dossiers que l’on trouve dans Areas par exemple.
Et ceux du dossier Projet :
Une fois que l’on a établi cette même structure partout, on doit maintenant ranger toutes nos données existantes dans les bons dossiers.
Tous nos fichiers, nos notes de réunion, nos documents Word et Excel… relatifs au travail doivent être déplacés dans le dossier Travail. Tous les documents que l’on a réunis pour l’accomplissement de nos projets doivent être regroupés sous les dossiers Projets. Tous les projets terminés doivent être déplacés dans le dossier Archives… Bref on doit reprendre toutes nos données et les reclasser selon la méthode PARA.
Ce travail peut prendre du temps surtout si vous n’avez pas touché à vos données depuis des années. Mais une fois que toutes vos données seront classées selon la logique PARA, non seulement vous pourrez les retrouver plus facilement mais vous saurez aussi exactement où stocker toutes les futurs données entrantes ce qui vous donnera un incroyable sentiment d’ordre et de clarté.
Conclusion
PARA est un acronyme qui fait référence à Projets, Areas, Ressources, Archives. C’est une méthode simple qui permet d’organiser sa vie efficacement.
Pour l’appliquer il suffit de suivre 4 étapes :
- Etape 1 : Lister vos priorités
- Etape 2 : Lister vos sphères de responsabilité
- Etape 3 : Lister vos centres d’intérêt
- Etape 4 : Structurer votre espace de travail avec PARA