Si votre espace de travail est mal rangé et que vous mettez 10 minutes à retrouver ce dont vous avez besoin, il est temps d’adopter la méthode 5S.
Cette approche japonaise vous permettra d’éliminer le superflu, d’ordonner votre espace physique et digital, de le nettoyer et de le garder en ordre pour rester efficace en toutes circonstances.
Dans cet article vous allez découvrir ce que sont les 5S et comment les appliquer pour vous organiser.
Définition de la méthode 5S
À l’origine, la méthode 5S vient des usines Toyota. Elle a pour but d’améliorer l’environnement de travail et de gagner en efficacité en créant un espace propre et rangé. On l’appelle la méthode des 5S car elle repose sur 5 termes japonais qui commencent par la lettre S :
- Seiri (整理) : Se débarrasser, supprimer l’inutile
- Seiton (整頓) : Ranger, ordonner
- Seiso (清掃) : Nettoyer
- Seiketsu (清潔) : Standardiser, garder en ordre
- Shitsuke (躾) : Être rigoureux
Ces 5S sont indispensables à la démarche d’amélioration continue.
Seiri (Débarrasser)
Seiri est la première étape du processus d’optimisation. Cette étape consiste à éliminer et recycler tous les fichiers, dossiers, objets et appareils que vous n’utilisez pas ou peu. L’idée ici est de désencombrer votre espace de travail.
Seiton (Ranger)
Une fois que vous vous êtes débarrassé du superflu, vous devez ranger ce qu’il reste. Seiton signifie ranger, ordonner et classer.
L’objectif de cette 2ème étape est d’optimiser votre espace de travail de telle façon à ce que chaque chose ait une place bien définie. Par exemple vous pouvez ranger les éléments en les classant par thématique, type d’application ou encore ordre alphabétique.
Si vous voulez savoir comment faire, j’ai créé une présentation d’une heure dans laquelle vous découvrirez :
- 4 étapes pour organiser vos données efficacement
- 5 erreurs à éviter pour bien ranger vos données
- Comment automatiser la gestion de vos données
- Comment digitaliser toutes vos données facilement
Seiso (Nettoyage)
Une fois que vous vous êtes débarrassé de l’inutile (Seiri) et que vous avez rangé le reste (Seiton), vous devez maintenant nettoyer et remettre en état (Seiso). C’est le 3ème S de la méthode des 5S.
Seiso est une étape importante. Elle permet d’entretenir votre matériel, d’éviter les dysfonctionnements et de rendre votre espace de travail plus sain et agréable.
Pour cela, vérifiez que tous les éléments que vous avez rangés sont bien en place. Une fois que c’est fait, vous pouvez procéder au nettoyage et à l’entretien.
Seiketsu (Standardiser)
Maintenant que vous avez un espace de travail propre et optimal, vous devez le garder dans cet état aussi longtemps que possible. C’est ici qu’intervient Seiketsu.
Seiketsu signifie standardiser, garder l’ordre. Pour cette étape, vous devez trouver des moyens et des systèmes pour garder votre espace de travail optimal dans le temps.
L’idéal est d’automatiser le nettoyage et le rangement. Si vous ne pouvez pas le faire, rendez ces actions plus simples, vous aurez bien plus de chance de garder ces bonnes habitudes dans le temps.
Shitsuke (Rigueur)
Le dernier S de la méthode des 5S est Shitsuke qui signifie rigueur. C’est le S qui rend tout le reste possible. Il faut en effet de la rigueur pour respecter ce processus d’optimisation autrement vous ne pourrez pas maintenir un espace de travail propre et rangé.
Pour être rigoureux, je vous recommande de lire les 9 conseils pour améliorer votre autodiscipline. Vous apprendrez à renforcer votre rigueur grâce à quelques techniques simples.
Exemples de la méthode 5S
Exemples de Seiri (Débarrasser)
- Jetez tous les papiers et objets inutiles qui traînent sur votre bureau depuis des jours.
- Supprimez tous les fichiers, dossiers et applications de votre ordinateur qui n’ont pas ou plus d’intérêt.
- Éliminez toutes les applications que vous n’utilisez pas sur votre smartphone.
- Archivez les emails de votre boîte de réception.
Exemples de Seiton (Ranger)
- Rangez votre bureau et mettez tous les éléments à leur place (stylo dans le pot à stylos, classer les documents et les mettre dans des bacs appropriés).
- Stockez les documents que vous utilisez rarement dans un casier de bureau (aff)
- Rangez vos câbles qui traînent avec un range câble (aff)
- Créez de nouveaux dossiers sur votre ordinateur et stockez-y vos fichiers.
- Créez des catégories sur votre smartphone pour regrouper vos applications par thématique (photos, réseaux sociaux, jeux).
- Rendez facilement accessibles les applications que vous utilisez le plus souvent.
- Créez dans votre boîte de réception mail des dossiers et des étiquettes pour classer vos emails selon leur nature (email travail, newsletter, factures, notifications).
Exemples de Seiso (Nettoyage)
- Nettoyez votre bureau, votre ordinateur, votre clavier, souris, votre imprimante.
- Réparez vos équipements (table bancale, tiroir qui s’ouvre et se ferme mal, chargeur d’ordinateur qui s’effiloche, écran de smartphone cassé, ampoule grillée…).
- Défragmentez votre ordinateur et faites les mises à jour nécessaires.
- Enlevez la coque de votre smartphone et faites un nettoyage.
Exemples de Seiketsu (Standardiser)
- Mettez un paquet de lingettes nettoyantes sur votre bureau pour qu’à la fin de chaque journée, vous puissiez facilement nettoyer votre espace de travail.
- Ajoutez un nouvel objet dans votre espace de travail seulement si vous êtes prêt à vous en débarrasser d’un autre en échange. Cela vous évitera de vous encombrer.
- Utilisez un logiciel tel que Noodlesoft pour ranger et supprimer automatiquement les documents sur ordinateur.
- Nommez vos dossiers et fichiers selon des conventions pour les retrouver facilement. Au lieu de nommer une facture « Facture électricité août », appelez-la « 20190801_Facture_électricité_août.pdf » pour faciliter sa recherche par la suite.
- Créez des règles pour filtrer vos emails automatiquement et les transférer dans le bon dossier. Par exemple, définir une règle selon laquelle tous les emails qui contiennent le mot « Facture » sont transférés automatiquement dans le dossier Facture.
Exemples de Shitsuke (Rigueur)
- Intégrez dans votre routine hebdomadaire un moment dédié à la réévaluation de votre espace de travail. Cela vous permettra de vérifier si les principes des 5S sont toujours respectés et d’apporter les ajustements nécessaires.
- Élaborez des checklists pour chaque S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu). Elles vous rappelleront les tâches à accomplir régulièrement pour maintenir l’ordre et la propreté.
- Si vous travaillez en équipe, assurez-vous que tout le monde comprenne l’importance de la méthode 5S. Organisez des sessions de formation ou des réunions régulières pour partager les meilleures pratiques.
- Adoptez des applications telles que Notion pour vous aider à suivre la mise en application des 5S. Dessus, vous pourrez créer des listes de contrôle pour ne rien oublier et créer des rappels pour savoir quand ranger, nettoyer et remettre en ordre.
Conclusion
La méthode des 5S vous permet de garder un espace de travail propre et rangé en suivant 5 étapes simples :
- Étape 1 : Vous vous débarrassez du superflu (Seiri)
- Étape 2: Vous rangez, vous ordonnez (Seiton)
- Étape 3 : Vous nettoyez (Seiso)
- Étape 4 : Vous standardisez, vous gardez en ordre (Seiketsu)
- Étape 5 : Vous restez rigoureux pour rendre les 4 autres étapes possibles (Shitsuke)
Si vous appliquez ces conseils, vous verrez que vous serez plus motivé à attaquer vos journées et que vous perdrez moins de temps à chercher vos documents.
Pour aller plus loin, regardez la présentation sur comment remettre de l’ordre dans vos données.