Comment Erell, dirigeante d’un domaine viticole, a structuré son organisation, délégué l’opérationnel et libéré du temps pour faire ce qui la passionne

Erell Ninot est vigneronne à Rully, en Côte Chalonnaise. Après plusieurs années dans la production et le commerce à l’international, elle est revenue en 2003 dans les vignes de son enfance et codirige aujourd’hui le Domaine Ninot avec son frère. Certifié en agriculture biologique depuis 2020, le domaine compte entre 8 et 40 personnes selon les saisons.

Les problèmes rencontrés

• Erell voulait passer plus de temps dans les vignes, à la cave et sur les visites, car c’est ce qui la passionne. Au lieu de ça, elle passait ses journées devant son ordinateur à gérer l’administratif.

• Elle était très impliquée dans l’opérationnel. Elle jonglait entre la gestion de ses équipes dans les vignes, les livraisons qui arrivaient à n’importe quel moment de la journée, l’administratif et les visites… Elle avait l’impression de faire mille choses à la fois sans réellement avancer sur aucune.

• Elle avait déjà fait appel à une assistante pour se décharger d’une partie de ses tâches, mais ce recrutement n’avait pas été concluant. Elle se retrouvait à la guider en permanence et à repasser derrière elle, ce qui rendait son quotidien épuisant.

• Les sollicitations venaient de partout, entre les fournisseurs, les transporteurs, les clients et le démarchage téléphonique. Chaque interruption l’empêchait de se concentrer sur les sujets stratégiques de son entreprise.

La solution : le Master OCS

Erell a décidé de rejoindre le Master OCS, un programme d’accompagnement conçu pour les dirigeants débordés qui veulent structurer leur entreprise, sortir de l’opérationnel et reprendre le contrôle de leur temps.

Elle l’a fait pour 3 raisons :

• Retrouver du temps pour les vignes, la cave et les visites
• Déléguer l’administratif, les emails et la gestion des fournisseurs à une assistante autonome
• Réduire sa charge mentale

Les résultats pour le Domaine Ninot

Un tableau de délégation

Erell était débordée et faisait énormément de choses, mais elle avait du mal à voir précisément ce qu’elle pouvait déléguer.

On a donc commencé par créer un tableau pour répertorier tout ce qu’elle faisait au quotidien et identifier ce qu’elle se voyait déléguer. Ce travail nous a permis de poser les bases d’un futur recrutement.

Un recrutement réussi grâce aux bons outils

Erell avait déjà fait appel à une assistante par le passé, mais ce recrutement n’avait pas été concluant. Il fallait donc éviter une nouvelle erreur de casting.

Le programme lui a donné les outils pour le faire. On a rédigé une fiche de poste à partir du tableau de délégation pour que le poste corresponde réellement à ce dont elle avait besoin, et on a construit une scorecard de recrutement pour évaluer chaque candidat de façon objective.

Résultat, Erell a trouvé la bonne personne rapidement, plus vite qu’elle ne l’imaginait.

Une assistante qui la décharge de nombreux sujets

Dès la première semaine, la nouvelle assistante avait déjà mené seule une visite complète pour un petit groupe, ce qu’Erell n’attendait pas si tôt. Quelques mois plus tard, elle a pris en charge une grande partie du quotidien du domaine :

• L’accueil et la relation clients, du téléphone au premier contact avec les visiteurs, pour donner une image positive du domaine.
• La gestion des emails clients, en français comme en anglais, dont environ 98 % des petits emails provenant de particuliers, qu’Erell avait l’habitude de traiter elle-même.
• Le suivi des commandes, des clients, des fournisseurs et des transporteurs, avec relance des documents manquants sans qu’Erell ait besoin de repasser derrière.
• Les mailings des salons et les réseaux sociaux, qu’elle gère elle-même.
• Les plannings et les réservations de visites œnotouristiques.

Non seulement Erell est aujourd’hui moins débordée, mais elle est aussi moins interrompue, car les appels et les passages de fournisseurs ou de transporteurs sont pris en charge par son assistante. Elle ne décroche plus que ponctuellement, quand celle-ci est en visite ou avec un client.

Une meilleure gestion de ses fichiers et de ses emails

Avec son ancienne assistante, les fichiers étaient rangés selon une logique complètement différente de celle d’Erell, et elle perdait du temps à retrouver ses données. Sa boîte mail était aussi saturée d’emails de toutes sortes, ce qui alourdissait sa charge mentale.

Erell et sa nouvelle assistante ont donc défini ensemble des règles communes pour ranger les fichiers, afin que chacune puisse retrouver une information sans avoir à la chercher ni à la demander. On en a aussi profité pour faire le grand ménage dans la boîte mail d’Erell, ce qui lui permet d’y voir plus clair.

En conclusion

Grâce au Master OCS, Erell a transformé en profondeur son quotidien au domaine :

• Elle a retrouvé du temps pour la cave et pour les sujets qui font vraiment son métier.
• Elle peut enfin compter sur quelqu’un de fiable pour gérer l’accueil, les emails, le suivi des commandes, des fournisseurs et des transporteurs.
• Elle est également moins interrompue et moins polluée, aussi bien par le téléphone que par sa boîte mail.

Vous vous reconnaissez dans la situation d’Erell ?

Vous avez l’impression de vous éparpiller à travers mille et un sujets ? Vos journées sont rythmées par les appels, les livraisons et l’administratif, et vous manquez de temps pour les sujets importants ?

Échangeons 30 minutes par téléphone pour faire le point sur votre situation. Nous identifierons ensemble ce qui vous freine le plus dans votre organisation, et je vous montrerai concrètement comment le Master OCS peut vous aider à y remédier.

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