Comment Armelle, dirigeante d’une entreprise de décoration végétale, a clarifié les rôles de son équipe et construit un tableau de bord pour piloter sa croissance

Armelle Mona dirige une entreprise de décoration végétale. Elle a repris l’entreprise à 30 ans, sans formation de management d’équipe, et a appris sur le tas. Elle compte aujourd’hui 13 salariés.

Voici ce qu’elle a pensé de l’accompagnement.

« Ta structure, ton côté organisé, ça fait beaucoup. C’est vrai que là, en huit sessions, on a fait tout le boulot que j’avais essayé de faire pendant deux ans. »

Les problèmes rencontrés

Quand Armelle a rejoint le Master OCS, elle faisait face à plusieurs problèmes :

• Elle avait déjà tenté de mettre en place des KPI avec un précédent accompagnement d’un an, mais celui-ci manquait de concret et le sujet n’avait jamais abouti.

• Les rôles de son équipe n’étaient pas clarifiés. Avec la croissance de l’entreprise, ce flou pesait de plus en plus sur son quotidien et sur celui de ses collaborateurs.

• Elle n’avait aucune visibilité sur l’activité commerciale de son équipe. Le logiciel métier de l’entreprise ne permettait pas d’extraire facilement les devis en cours, et consulter cette information lui prenait trop de temps.

• Rien ne remontait sur la qualité perçue d’une installation une fois le chantier terminé, alors qu’Armelle avait des attentes précises sur ce sujet.

En bref, Armelle manquait de visibilité sur son activité ce qui l’empêchait de piloter efficacement.

La solution : le Master OCS

Armelle a décidé de rejoindre le Master OCS, un programme d’accompagnement conçu pour les dirigeants débordés qui veulent structurer leur entreprise, sortir de l’opérationnel et reprendre le contrôle de leur temps.

Elle l’a fait pour 3 raisons :

• Disposer d’indicateurs clairs pour piloter efficacement son entreprise.
• Clarifier les rôles et responsabilités de chacun pour éviter de reprendre des tâches qui auraient dû être prises en charge par son équipe.
• Avoir une vue d’ensemble de tout ce qui se passe dans son entreprise à chaque instant grâce à un tableau de bord qui centralise toutes les données clés de son entreprise.

Les résultats pour l’entreprise d’Armelle

Des rôles enfin clarifiés dans l’équipe

Quand Armelle a repris l’entreprise, elle n’avait suivi aucune formation de management. Cela ne posait pas trop de problème quand son équipe était petite, mais avec la croissance, elle a ressenti un vrai besoin de clarifier et structurer les choses, notamment sur les rôles et les responsabilités de chacun.

On a donc remis à plat les fiches de poste et Armelle les a ensuite présentées individuellement à toute l’équipe.

Aujourd’hui, chacun sait précisément ce qui relève de son poste, et Armelle a pu se libérer de tâches qu’elle avait prises l’habitude de faire.

Des KPI définis pour chaque collaborateur

Avant l’accompagnement, Armelle avait déjà tenté de mettre en place des indicateurs de performance avec un précédent prestataire. Mais le sujet était resté bloqué.

On a donc repris le chantier en identifiant 2 à 3 KPI par collaborateur, puis elle les a présenté lors d’un entretien individuel pour en discuter.

Aujourd’hui chaque collaborateur dispose d’indicateurs qui lui sont propres et qui les responsabilisent.

Une visibilité retrouvée sur l’activité commerciale

Armelle n’avait aucun moyen simple de savoir combien de devis étaient en cours dans son équipe commerciale, ni à quel stade ils en étaient, ce qui avait des conséquences directes sur sa trésorerie.

On a donc mis en place un outil simple, rempli chaque vendredi soir par chaque équipe commerciale, avec le stade de chaque devis et le montant associé.

Résultat, Armelle ouvre désormais un seul tableau et voit en un coup d’œil l’ensemble des devis en cours dans son entreprise, sans avoir à les chercher un par un.

Un retour qualité systématique après chaque installation

Rien ne remontait sur la qualité perçue d’une installation une fois le chantier terminé, alors qu’Armelle avait des attentes précises sur ce sujet, notamment sur la propreté laissée après le passage de son équipe.

On a conçu un questionnaire à trois questions, sur la conformité au devis, la réactivité et le professionnalisme à l’installation, noté de 0 à 10 et intégré directement au bon de livraison. L’analyse des retours a été intégrée à la routine hebdomadaire de l’équipe commerciale.

Le questionnaire est actif depuis plusieurs mois. Chaque bon de livraison collecte désormais un retour client, sans démarche supplémentaire pour l’équipe sur le terrain.

Un tableau de bord qui centralise toute l’équipe

Le chantier principal de l’accompagnement portait sur la centralisation de tous ces indicateurs. Jusque-là, chaque sujet vivait dans son coin, entre fichiers Excel, tableaux papier et mémoire d’Armelle.

On a construit un Google Sheets individuel pour chaque collaborateur, connecté en temps réel à un tableau de bord Looker Studio centralisé.

Aujourd’hui Armelle a une vue d’ensemble visuelle de toute son équipe, mise à jour automatiquement, sans jamais avoir à relancer personne pour obtenir un chiffre.

Une routine hebdomadaire qui fait vivre les indicateurs

Un tableau de bord ne sert à rien s’il n’est pas alimenté. Armelle le savait d’expérience, après un premier accompagnement qui avait produit de bons outils, mais qui n’avait jamais vraiment été utilisés au quotidien.

On a donc calé une routine où chaque collaborateur renseigne ses chiffres le vendredi soir, et Armelle en discute avec lui lors d’un point individuel le lundi matin.

Aujourd’hui cette routine tient, y compris pendant les périodes chargées. Armelle sait que tant qu’elle revient dessus chaque semaine, l’outil continue de vivre.

En conclusion

Grâce au Master OCS, Armelle a transformé en profondeur le pilotage de son équipe :

• Les rôles de l’équipe sont clarifiés.
• Chaque collaborateur dispose de KPI
• L’activité commerciale de l’équipe est enfin tracker efficacement
• Un questionnaire qualité collecte un retour client sur chaque installation.
• Un tableau de bord centralisé, connecté en temps réel, lui donne une vision d’ensemble de toute son équipe.

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