Comment Guillaume, dirigeant d’un atelier de métallerie-ferronnerie, a structuré son entreprise, rendu ses équipes autonomes et allégé ses semaines

Guillaume Bournigal dirige un atelier de métallerie-ferronnerie d’art spécialisé dans la restauration du patrimoine dans le Morbihan. Il y a 4 ans, il a repris l’entreprise familiale que son père dirigeait depuis des décennies. Elle compte aujourd’hui une dizaine de collaborateurs et enchaîne de beaux chantiers. 

Les problèmes rencontrés

Quand Guillaume a pris les rênes de l’atelier Bournigal, il a hérité d’une entreprise bâtie autour du fonctionnement de son père. Aucun processus n’était formalisé, rien n’était automatisé, et les équipes passaient systématiquement par lui pour tout.

Guillaume faisait face à plusieurs défis :

• Il travaillait régulièrement jusqu’à 21h, bien au-delà de la limite qu’il s’était fixée à 18h. Il m’a confié que ce n’était qu’après 18h qu’il pouvait vraiment travailler sur les sujets de fond, car avant il était trop sollicité et recevait trop d’appels. 

• Il était interrompu toutes les 15 minutes par son téléphone. Quand ce n’était pas ses équipes qui le sollicitaient, c’était un client, un fournisseur, un commercial ou un prospect. Il passait son temps à éteindre des feux et n’arrivait jamais à avancer sur les sujets importants. 

• Toutes les informations critiques (plannings, détails des chantiers, spécifications techniques) restaient dans la tête de Guillaume. Résultat, ses équipes naviguaient à vue et se retrouvaient à l’arrêt dès qu’il n’était pas disponible. 

• Personne ne surveillait les niveaux de stock. Les équipes s’apercevaient souvent trop tard qu’il manquait du matériel et se retrouvaient bloquées sur le chantier. Guillaume devait alors intervenir en catastrophe pour passer des commandes express.

En bref, Guillaume était le goulot d’étranglement de son entreprise. 

La solution : le Master OCS

Guillaume a décidé de rejoindre le Master OCS, un programme d’accompagnement conçu pour les dirigeants débordés qui veulent structurer leur entreprise, sortir de l’opérationnel et reprendre le contrôle de leur temps. 

Il l’a fait pour trois raisons :

• Travailler moins sans que l’activité en pâtisse
• Structurer son entreprise pour qu’elle tourne en son absence
• Mieux gérer son temps, retrouver de la clarté et prioriser les bons sujets

Ce qui a particulièrement convaincu Guillaume, c’est l’aspect concret du Master OCS. À chaque session, on avance ensemble sur une problématique d’organisation. Et à la fin, de chacune d’entre elles, vous repartez avec un livrable concret qui vous fait gagner du temps immédiatement (un outil installé, une procédure créée, une automatisation paramétrée…)

Cette approche présente trois avantages :

• Vous bloquez enfin du temps dans votre agenda pour structurer votre activité grâce à des sessions planifiées 

• Votre progression devient inévitable car les exercices se font en direct, il n’y a pas de procrastination possible

• Vous sortez de l’isolement : fini de tourner en rond seul face à vos questions d’organisation

Les résultats pour l’atelier Bournigal

Un atelier mieux équipé 

Suite à l’audit de l’atelier réalisé en début d’accompagnement, Guillaume a appris à sa grande surprise qu’un bon nombre de ses collaborateurs manquaient d’outils pour travailler correctement. L’un d’eux racontait par exemple qu’il devait attendre que son collègue ait terminé avec la visseuse pour pouvoir s’en servir.

Dit comme ça, on se demande comment un problème aussi basique n’a pas été signalé plus tôt. Mais la réalité, c’est que lorsqu’un dirigeant court après les urgences du matin au soir, il ne pense pas à créer des moments où les équipes peuvent vraiment s’exprimer. L’audit du Master permet justement de mettre en lumière ces évidences qui sont devenues invisibles et de révéler des opportunités d’amélioration.

J’ai donc conseillé à Guillaume d’établir avec son chef d’atelier une liste du matériel manquant et de commander le nécessaire. Et ce, dès le démarrage de l’accompagnement, pour deux raisons :

Faire l’achat de matériel est un « quick win », c’est-à-dire une action simple, qui demande moins d’une heure, mais qui produit des résultats immédiats.

Mais surtout, cela impulse une dynamique positive au sein de l’entreprise. En agissant vite sur un besoin exprimé par les équipes, on leur montre qu’elles sont écoutées. Cela crée un élan qui les motive pour participer aux autres transformations de l’entreprise.

Des stocks sous contrôle grâce à un système Kanban

Un autre point noir identifié lors de l’audit était la gestion des stocks. Sans système de gestion des stocks, l’équipe manquait régulièrement de visserie ou de consommables, ce qui bloquait les chantiers et générait une frustration inutile pour tout le monde. Pour compenser, Guillaume avait constitué un petit stock de secours dans son bureau, mais c’était loin d’être une solution viable.

On a donc mis en place un système de Kanban pour la visserie, avec des étiquettes de réapprovisionnement. Dès que les stocks atteignent un seuil minimum, une étiquette est automatiquement transmise à l’assistante qui déclenche la commande.

Une fois ce système opérationnel pour la visserie, on l’a étendu à l’ensemble des consommables. Pour faciliter le travail de listing, Guillaume a importé toutes les factures de consommables dans ChatGPT afin de générer automatiquement un inventaire complet. Son assistante n’avait ensuite plus qu’à créer et imprimer les étiquettes correspondantes.

Résultat, la gestion des stocks est désormais fluide. Chaque référence de visserie et de consommable a sa place clairement définie, l’équipe voit d’un coup d’œil quand le seuil de réapprovisionnement est atteint, et Guillaume n’est plus interrompu pour ce type de problème.

Une meilleure coordination grâce à un planning visuel

Avant, les plannings étaient dans la tête de Guillaume. Il était le seul à connaître les chantiers à venir, les tâches attribuées à chaque collaborateur, les dates butoirs…

Conséquence ?

Non seulement son équipe n’avait aucune visibilité sur les semaines à venir, mais elle ne pouvait pas non plus repérer les dépendances entre les tâches de chacun, ce qui créait toutes sortes de goulots d’étranglement.

On a donc installé un grand tableau Veleda dans l’atelier, mis à jour chaque semaine. Dessus, les équipes retrouvent les tâches qui leur sont attribuées, les étapes des chantiers en cours et les principales échéances à respecter.

Maintenant tout le monde peut consulter le planning et suivre l’avancement des chantiers. Les équipes synchronisent leurs tâches entre elles pour éviter les blocages, le tout sans avoir à solliciter Guillaume.

Moins d’interruptions grâce à une fiche suiveuse

Sur les chantiers, les informations techniques ont souvent tendance à se balader un peu partout. Un croquis par-ci, une référence notée à la va-vite par-là, des consignes données à l’oral qu’on oublie deux semaines plus tard… Et comme rien n’est formalisé, les équipes finissent toujours par solliciter le dirigeant qui est le seul à détenir les informations.

On a donc mis en place une fiche suiveuse pour chaque chantier. Elle regroupe l’ensemble des données techniques : références matériaux, code RAL de peinture, types de vis et chevilles, dimensions, spécificités du site… Bref, tout ce qu’il faut savoir pour avancer sans avoir à courir après Guillaume.

C’est particulièrement précieux sur les projets qui durent plusieurs mois, car on perd vite le fil entre deux interventions. Avec cette fiche, l’équipe retrouve immédiatement le contexte, même après plusieurs semaines.

Aujourd’hui les collaborateurs ne sont plus obligés de passer par Guillaume pour obtenir une information technique. Ils sont autonomes, les chantiers tournent, et Guillaume récupère un temps précieux qu’il ne passe plus à répondre aux mêmes questions.

Un filtrage d’appels efficace pour retrouver sa concentration

Avant, l’assistante de Guillaume n’avait aucune procédure claire pour gérer les appels entrants. Dans le doute, elle transférait la plupart des appels à Guillaume qui se retrouvait interrompu tout au long de la journée.

Pour résoudre ce problème, on a créé une procédure détaillée qui explique spécifiquement comment traiter chaque type d’appel qu’il s’agisse de prospects, clients, fournisseurs, partenaires… Elle sait maintenant qui peut attendre, qui nécessite une réponse immédiate, et quelles informations collecter avant de transférer.

Grâce à cette simple optimisation, le nombre d’interruptions s’est drastiquement réduit du jour au lendemain. Aujourd’hui, Guillaume est beaucoup moins sollicité et arrive enfin à se dégager du temps pour se concentrer sur les sujets importants.

Des demandes de chantier centralisées et accessibles

Avant, les demandes de chantier arrivaient de partout (appel, email, message sur le répondeur) Guillaume devait ensuite fouiller dans sa boîte mail pour retrouver les informations, et comme il manquait souvent des détails, il mettait parfois plusieurs semaines avant de pouvoir revenir vers les prospects.

On a structuré le processus de prise de contact. Désormais, lorsqu’un prospect appelle, l’assistante lui demande systématiquement d’envoyer un email avec les informations du chantier comme la nature du projet, les délais souhaités, les cotes, les photos. Une fois reçu, elle classe l’email dans un dossier dédié où Guillaume retrouve toutes les demandes en un coup d’œil.

Maintenant tout est centralisé et accessible immédiatement. Guillaume ne perd plus de temps à chercher et peut répondre aux prospects beaucoup plus rapidement. C’est un gain de temps pour lui, et une bien meilleure expérience pour les clients potentiels.

Une meilleure trésorerie grâce au suivi des factures

L’atelier Bournigal travaille régulièrement avec des co-traitants et sous-traitants. Le problème ? Ils ne validaient pas toujours les factures dans les temps, ce qui retardait l’envoi vers Chorus Pro et impactait directement la trésorerie de l’entreprise.

On a donc créé un espace Notion partagé avec un système de suivi et de relances automatiques. L’assistante reçoit des rappels pour relancer au bon moment, et Guillaume garde une visibilité complète sur l’état d’avancement de chaque facturation.

Guillaume est maintenant rassuré de savoir qu’il existe un vrai processus de suivi. Aucune relance ne passe plus entre les mailles du filet, et la trésorerie s’en porte bien mieux.

Une collaboration structurée grâce à Notion

Avant, quand Guillaume déléguait des tâches ou que ses collaborateurs le sollicitaient, rien n’était centralisé. Parfois les échanges se faisaient à l’oral autour d’un café, parfois c’était au téléphone, parfois par email… Ces échanges informels faisaient que certains sujets passaient à la trappe. Guillaume ne se rappelait plus de ce qui avait été demandé, ni quand faire le suivi.

On a créé un espace collaboratif sur Notion qui centralise toute la gestion des tâches et des demandes. Guillaume peut y déléguer facilement des tâches à son équipe, les suivre grâce à des rappels automatiques, et retrouver toutes les demandes qui lui sont adressées avec leur date butoir et leur niveau d’urgence.

Aujourd’hui Guillaume ne craint plus de manquer un sujet ou une échéance. Il dispose d’un outil fiable sur lequel il peut compter. Les échanges sont structurés, et surtout, il se fait beaucoup moins interrompre car ses collaborateurs passent désormais par Notion au lieu de l’appeler.

En conclusion

Grâce au Master OCS, Guillaume a transformé en profondeur le fonctionnement de son atelier :

• Il finit ses journées plus tôt. 

• Les interruptions constantes ont drastiquement diminué grâce au filtrage des appels.

• Avec le planning visuel, les fiches suiveuses et les processus documentés, ses collaborateurs n’ont plus besoin de le solliciter en permanence. Ils trouvent les informations par eux-mêmes.

• Le suivi automatisé des factures garantit que plus aucune relance ne passe entre les mailles du filet. Les paiements arrivent plus rapidement.

• La gestion des stocks par Kanban élimine les ruptures de matériel. Les équipes ne sont plus bloquées en plein chantier par manque de visserie ou de consommables.

• Il a enfin repris le contrôle de son entreprise. Il peut se concentrer sur les sujets stratégiques et passer du temps avec sa famille, sans craindre que tout s’arrête en son absence.

Vous vous reconnaissez dans la situation de Guillaume ?

Vous travaillez tard le soir ? Vos équipes se retrouvent bloquées dès que vous n’êtes pas là ? Vous avez l’impression de passer votre temps à éteindre des feux sans jamais avoir le temps de structurer votre entreprise ?

Ce n’est pas une fatalité.

Guillaume a réussi à reprendre le contrôle de son atelier en structurant progressivement son organisation, sans bouleverser l’activité. Vous pouvez faire la même chose.

Je vous propose un appel de 30 minutes pour faire le point sur votre situation. Ensemble, on identifiera les principaux blocages de votre organisation et je vous montrerai concrètement comment le Master OCS peut vous aider à les résoudre.