Est-ce qu’il est vraiment possible d’accomplir plus sans travailler plus pour autant ?
La réponse est oui.
Pour cela il suffit d’être productif, efficace et efficient.
Le problème c’est que ce sont des compétences que l’on ne nous a jamais apprises à développer.
A l’école on ne nous a jamais montré comment être productif, comment travailler plus efficacement ou comment apprendre plus rapidement.
On nous donnait des leçons et c’était à nous ensuite de nous débrouiller pour obtenir de bonnes notes.
Si on avait des méthodes de travail contre-productives et si on mettait plus d’heures que nécessaires à réviser ce n’était pas vraiment un problème tant qu’on avait la moyenne pour passer en classe supérieure.
Et ce paradoxe ne change pas vraiment quand on entre dans le monde du travail.
Quand notre patron nous donne une liste de tâches à accomplir et nous fixe un objectif à atteindre, c’est à nous ensuite de nous débrouiller pour obtenir les résultats.
Si nos méthodes de travail sont contre-productives et si on reste plus tard au bureau le soir pour finir nos tâches, c’est notre problème. Tout ce que notre patron veut c’est que ses objectifs soient atteints peu importe la façon dont on s’y prend. Et quand vient le moment de juger notre travail, il se base généralement sur nos résultats et non sur les méthodes que l’on a employées pour y arriver.
Alors naturellement comme on est jugé en permanence sur nos résultats et non sur nos méthodes, on n’est jamais encouragé à optimiser ces dernières. Conséquence ? On se retrouve à utiliser les mêmes méthodes de travail inefficaces pendant des années et ce même si elles nous font gaspiller notre temps et notre énergie.
Il est temps de se débarrasser de ces méthodes et d’en apprendre de nouvelles.
Sur cette page vous trouverez toutes les ressources dont vous aurez besoin pour être productif, efficace et efficient. L’objectif de ces ressources et de vous permettre d’obtenir de meilleurs résultats plus rapidement.
Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, faisons un petit point sémantique.
Note : Si vous voulez apprendre à être plus productif, rejoignez la formation gratuite : 7 jours pour être plus productif. Cette formation vidéo est pour vous si vous avez du mal à vous organiser, à définir vos priorités et si vous avez l’impression de ne pas avancer assez vite dans votre travail.
Etre productif, être efficace et être efficient
Etre productif, être efficace et être efficient ne signifient pas la même chose contrairement à ce que l’on pourrait penser. Il y a une différence bien réelle entre ces termes. Voyons la distinction.
- Etre productif : On dit de quelqu’un qu’il est productif lorsqu’il accomplit beaucoup de choses. Si une personne réalise beaucoup de tâches par exemple on dira qu’elle est productive. Et si une entreprise fabrique plus de pièces que ses concurrents, on dira qu’elle est plus productive que les autres. Donc derrière la notion de productivité, il y a l’idée de quantité, de volume, de grandeur.
- Etre efficace : Quelqu’un de productif n’est pas forcément quelqu’un d’efficace. Si une personne fait son lit, passe le balais, fait la vaisselle, fait les courses et dépose un courrier à la poste, on peut dire qu’elle a passé une journée productive. Seulement si son objectif était d’écrire les premières pages de son livre, elle aura été inefficace. Tout ce qu’elle aura accompli ne lui aura permis en rien d’avancer vers son objectif. Etre efficace signifie donc faire les bonnes choses dans le but d’accomplir un objectif donné.
- Etre efficient : Quelqu’un de productif et efficace n’est pas forcément quelqu’un d’efficient. Être efficient c’est trouver la meilleure façon possible d’accomplir un objectif donné en gaspillant le moins de ressources possible. Si une personne accomplit 15 tâches dans la journée et qu’elle atteint son objectif, on dira qu’elle a été productive et efficace. Mais si une personne parvient à obtenir le même résultat en accomplissant seulement 3 tâches et en passant 2 fois moins de temps, on dira qu’elle a été efficiente parce qu’elle aura réalisé l’objectif en gaspillant moins de temps et d’énergie.
La distinction entre ces termes est subtile je vous l’accorde mais elle est bien réelle.
Pour faire simple retenez juste que :
- Etre productif = accomplir beaucoup de tâches
- Etre efficace = accomplir les bonnes tâches
- Etre efficient = accomplir les tâches de façon optimale
Quand vous êtes à la fois productif, efficace et efficient c’est là que vous obtenez les meilleurs résultats en un minimum de temps. Non seulement vous réalisez beaucoup de bonnes tâches mais vous le faites aussi en optimisant vos ressources.
Dans la partie suivante vous allez voir comment débloquer cette productivité grâce à quelques techniques et exercices.
Note : On vient de voir qu’être productif, efficace et efficient ne signifient pas la même chose. Même si ces termes sont différents, je reconnais ne pas faire la distinction sur Everlaab. Quand je parle de productivité, je fais également référence à l’efficacité et à l’efficience. Je me permets cet amalgame parce que faire à chaque fois la distinction entre ces termes serait lourd à écrire mais aussi à lire. Donc quand vous verrez le terme productivité, sachez que je sous entend aussi l’efficacité et l’efficience. Maintenant que j’ai éclairci ce point, voyons concrètement comment être productif (et du coup efficace et efficient).
Comment être productif
Quand on lit des articles sur la productivité, on a souvent l’impression que les méthodes de productivité sont universelles et qu’elles sont adaptées à tout le monde. Et quand elles ne fonctionnent pas pour nous, on en conclut généralement que c’est parce que l’on fait mal les choses.
Combien de fois entend-on dire : “utilisez X matrice et vous serez plus productif” ou “intégrez cette routine dans votre quotidien et vous accomplirez plus” ?
On vous transmet ces méthodes sans même s’intéresser à vous et à votre métier. Un peu comme si vous alliez chez le médecin et qu’il vous donnait un traitement sans même vous ausculter.
En réalité chaque personne est différente. Les méthodes qui fonctionnent pour les autres ne fonctionneront pas forcément pour vous et inversement.
Quand on dit par exemple que pour être productif, on ne doit pas regarder ses emails le matin. C’est peut être vrai pour un développeur web, mais pour un commercial ce conseil est contre-productif. Ouvrir la boîte email est justement une des premières choses qu’il doit faire quand il commence sa journée. C’est en consultant ses emails dès le matin qu’il pourra rapidement répondre à ses prospects et clients, qu’il pourra organiser des appels et envoyer des propals. Le conseil “ne traitez pas vos emails le matin” ne fonctionne donc pas pour lui.
Et quand on dit qu’il ne faut pas faire de multitâche pour être productif, c’est certainement pertinent pour un blogueur mais c’est contre-productif pour chef cuisto. Pour être efficace un chef cuisto doit justement faire du multitâche. Il doit à la fois prendre des commandes, préparer des plats et manager sa brigade. C’est en faisant du multitâche que ses clients sont servis à temps.
Si vous voulez être productif, vous devez donc certes changer vos méthodes de travail mais vous devez avant tout vous assurez qu’elles soient adaptées à vous. Et pour cela vous devez faire des tests pour savoir ce qui fonctionne le mieux.
Que vous cherchiez à être productif au travail ou à la maison voici quelques ressources qui devraient vous aider. Dans ces articles, vous découvrirez une multitude de méthodes. Testez les et voyez celles qui fonctionnent le mieux pour vous :
- 40 techniques pour être plus productif : Vous trouverez ici les meilleures techniques de productivité. On aborde notamment la méthode GTD, la technique du TIO (Touch It Once), la règle des 2 min, la technique du Sandwich, comment approcher les réunions plus efficacement, comment batcher vos tâches et bien plus.
- Les 6 pièges de la productivité : Notre cerveau nous joue parfois des tours. Par moment on peut avoir l’impression d’être productif alors qu’objectivement on ne l’est pas. Après avoir lu cet article vous serez capable de mieux détecter les moments où cela se produit pour mieux les éviter.
- Les 11 lois de la productivité : Découvrez les 11 lois qui vous permettront d’être plus productif au quotidien. Ces lois sont simples à retenir et enrichiront votre réflexion.
- 4 leçons stoïciennes pour être plus productif : Les stoïques parlaient déjà de productivité à leur époque. Parmi leurs grand principes, on retrouve 4 leçons puissantes qui vous permettront d’être plus productif.
Les meilleurs livres pour être productif
Si vous voulez étudier les méthodes de productivité plus en profondeur, voici les meilleurs livres sur la productivité :
- S’organiser pour réussir – La méthode GTD de David Allen (Aff)
- Deep work : retrouver la concentration dans un monde de distractions de Cal Newport (Aff)
- The One Thing de Gary Keller (Aff)
- Essentialism de Greg McKeown (Aff)
- Bored and Brilliant de Manoush Zomorodi (Aff)
- La règle des 5 secondes de Mel Robbins (Aff)
- Smarter Faster Better de Charles Duhigg (Aff)
- Lifehacker de Adam Pash (Aff)
Les limites de la productivité
Quand on veut être productif, on a souvent tendance à rationaliser notre travail au maximum. On priorise, on cherche à se concentrer le plus possible sur les choses qui nous apportent le plus de résultats.
Même si c’est généralement une bonne approche, il faut tout de même faire attention à ne pas tomber dans les extrêmes. Parfois c’est justement quand on rationalise trop les choses que l’on passe à côté d’opportunités.
Je m’en suis rendu compte il y a quelques années quand j’étais vendeur dans une boutique Cartier en Australie.
Un jour un Russe un peu bizarre entre dans la boutique. Il était habillé très simplement et ne portait aucun bijoux.
Tous mes collègues se sont contentés d’un sourire et d’un bonjour pour l’accueillir sans aller plus loin. Aucun d’entre eux n’a cherché à engager la conversation comme ils l’auraient fait habituellement avec d’autres clients. Ils savaient que c’était la chose la plus productive à faire.
Quand on voit des centaines et des centaines de clients tous les mois, on repère tout de suite ceux qui ont les moyens d’acheter et ceux qu’ils ne l’ont pas. Et cet homme n’avait clairement pas les moyens de s’acheter quoi que ce soit dans la boutique. Le servir aurait donc été une perte de temps et mes collègues le savaient bien.
Mais moi je ne le savais pas. J’étais nouveau dans la boutique et je n’avais aucune expérience en tant que vendeur. J’étais incapable de faire la distinction entre les personnes qui avaient le potentiel d’acheter et celles qui ne l’avaient pas.
Dans l’ignorance j’ai donc décidé de servir ce Russe. Je lui ai posé des questions, je me suis intéressé à lui, je lui ai fait visiter la boutique, je lui ai servi un verre d’eau et un café… bref je lui ai donné toute l’expérience Cartier.
Après 40 min passé avec lui, il me remercie et repart sans rien acheter.
Pendant ce temps là mes collègues eux avaient accueilli d’autres clients. Et leurs clients n’étaient pas repartis de la boutique les mains vides. Ils avaient acheté plusieurs colliers et bracelets à plusieurs milliers de dollars.
A première vu, mes collègues avaient été plus productif que moi pendant cette période. En 40 min, ils avaient eu le temps de servir plusieurs clients et de conclure plusieurs ventes alors que moi, j’avais juste parlé avec un Russe.
Mais j’étais loin de me douter de ce qui allait se passer ensuite.
1 mois plus tard le même Russe revient mais avec sa femme cette fois et demande à me voir. On parle de nouveau. Il veut que je lui remontre la bague en diamant qu’il avait repéré la dernière fois.
Je la fais essayer à sa femme et celle ci tombe sous le charme du bijoux.
Après une dizaine de minutes, il me dit :
“On va la prendre.”
Je n’en revenais pas. Ce client qui à première vu n’avait pas les moyens de se payer quoi que ce soit dans la boutique venait à l’instant de me dire qu’il voulait acheter un bague à $98,000. C’était la plus grosse vente du mois !
Sous le choc, j’invite le couple Russe dans un des salons de la boutique pour conclure le contrat. Le mari appelle sa banque, transfère l’argent, signe le contrat et repart souriant avec sa femme.
La morale de cette histoire c’est que la productivité n’est pas toujours la réponse à tout.
Si j’avais cherché à être productif, j’aurais probablement passé beaucoup moins de temps à servir ce client Russe. En analysant son comportement j’en aurais conclu que passer 40 min à discuter avec lui était une perte de temps. J’aurais donc écourté notre échange pour me concentrer sur d’autres clients qui avaient un plus grand pouvoir d’achat. Mais c’est justement parce que je suis allé spontanément vers lui et que j’ai pris le temps de m’intéresser à lui que j’ai pu signer ce contrat.
Parfois c’est quand on ne calcule rien et qu’on ne planifie rien qu’on débloque les plus belles opportunités.
Laissez donc toujours place à la spontanéité. Ne cherchez pas à tout rationaliser et planifier en permanence. Faites de temps en temps des actions spontanées sans rien attendre en retour.
Prenez un café avec un entrepreneur juste pour en savoir plus sur lui et son projet, rendez service à quelqu’un, organisez un évènement pour mettre en relation les personnes de votre réseau…
Parfois ces choses ne vous apporteront rien. Parfois elles vous apporteront plus que vous ne pouvez l’imaginer. Dans tous les cas vous rendrez le monde meilleur et c’est déjà bénéfique en soi.
Lire aussi : Sérendipité : L’art de trouver ce que l’on ne cherche pas