Être asynchrone pour être plus productif et plus relax

Cet article a été rédigé par l’équipe d’Olivier Roland

Longtemps la communication synchrone a été le seul modèle de collaboration dans toutes les entreprises et autres organisations. Mais ces deux dernières décennies, notre modèle socio-économique a connu une mutation telle que l’ADN de l’entrepreneuriat même en a été impacté. Lorsqu’on parle de productivité dans le nouveau paradigme de l’emploi et du travail, l’asynchronicité se présente comme l’une des pistes d’optimisation pour l’entreprise du 21^ème siècle.

Mais concrètement, en quoi l’asynchronicité permet-elle de booster la productivité des équipes et le bien-être des équipes ? Vous découvrirez ici, les points clés sur lesquels l’asynchronicité peut apporter des avantages concurrentiels à votre entreprise.

Qu’est-ce que la communication asynchrone ?

Afin de saisir les différents enjeux de l’asynchronicité pour la productivité au sein d’une entreprise, il est essentiel de procéder en premier lieu à une clarification conceptuelle. Depuis que les êtres humains ont commencé à se rassembler pour effectuer des activités génératrices de revenu, la communication et la coordination entre les membres d’une entreprise a toujours été majoritairement une affaire de temps réel. Deux ou plusieurs interlocuteurs qui discutent en temps réel pour concerter des idées et/ou décider d’une stratégie. 

La communication synchrone, a donc lieu lorsque le destinataire de votre message le traite et y répond au moment où il le reçoit, par exemple lors d’une réunion.

En général, les conversations en personne et les appels (vidéo) ont tendance à être des formes de communication synchrone. 

Mais à mesure que la technologie ouvre de nouvelles portes, de nouveaux défis se présentent. Le marché du travail de cette dernière décennie n’a que peu en commun avec celui qui a prévalu jusque-là. Aujourd’hui, un nouveau paradigme de communication s’est implémenté au sein de l’entreprise afin de booster la productivité.

L’asynchronicité pose les bases d’une nouvelle forme de communication où le temps réel ne prévaut plus. Un modèle dans lequel il n’est plus attendu d’un collaborateur une réponse instantanée ou extrêmement rapide à un message. 

Dans un tel modèle, comment les différents processus d’une entreprise peuvent-ils conserver des niveaux satisfaisants de fluidité ? 

Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, il existe quantité de données qui penchent en faveur de la pertinence de ce mode de communication en entreprise.

Prenons l’exemple des réunions : 

Aux États-Unis, une enquête révéle que : 

• 91% des participants rêvassent lors des réunions, 
• 45% se sentent accablés par le nombre de réunions auxquelles ils assistent, 
• et 47% estiment juste qu’il s’agit d’une simple perte de temps.

Par ailleurs, la perte annuelle en réunions inutiles pour les entreprises est estimée par une revue de la Harvard Business Review à 37 milliards de dollars rien qu’aux États-Unis.

Face à de tels chiffres, l’on est bien en droit de questionner la pertinence du modèle de communication asynchrone.

En outre, le problème que soulèvent ces statistiques est celui de l’impact des distractions sur la productivité des équipes et leurs niveaux de concentration au travail. 

Les problèmes de la communication synchrone

Plutôt que de parler de problème, il serait plus précis de parler de points limitants.

La difficulté de rester concentré au travail.

Les tâches de grande valeur, comme la planification d’une nouvelle campagne de marketing, le codage ou l’écriture, exigent une concentration profonde qu’il est impossible de maintenir et difficile de récupérer lorsque vous devez fréquemment répondre à des appels, des messages et des e-mails. Dans un tel contexte, ces tâches essentielles prendront plus de temps que si vous aviez pu leur réserver des plages de temps ininterrompues.

La disponibilité privilégiée au détriment de la productivité

Lorsque la plupart des discussions se déroulent en temps réel, chaque moment où les employés ne vérifient pas leurs outils de communication est un moment où ils risquent de manquer quelque chose. Cela peut les amener à passer plus de temps que nécessaire dans les conversations Slack, les fils de discussion par e-mail et les réunions, au détriment de leurs tâches principales.

Une pression malsaine sur les travailleurs

La peur de manquer quelque chose, mentionnée plus haut, combinée à l’attente d’une communication synchrone, exerce une forte pression sur les travailleurs. Les employés consciencieux voudront s’assurer que leurs collègues n’attendent pas trop longtemps leurs réponses, créant ainsi une obligation de vérification constante de leurs outils de communication et un stress inutile.

Manque d’autonomie

Comme les employés savent qu’ils peuvent être sollicités à tout moment, ils ont peu de possibilités pour planifier leur travail de la manière qui leur convient le mieux. Une personne matinale peut essayer d’effectuer ses tâches les plus importantes avant l’heure du déjeuner, mais si on lui demande constamment de participer à des réunions le matin, sa productivité en pâtira.

La rapidité prime sur la rigueur

Lorsque la communication synchrone est la norme et que les membres de l’organisation ressentent une obligation de répondre le plus rapidement possible, c’est exactement ce qu’ils feront. Il en résulte des réponses et des allers-retours plus courts et peu réfléchis, qui seraient évités si les gens se sentaient à l’aise pour prendre leur temps et penser plus profondément aux demandes avant d’y répondre.

Elle nécessite une prise de notes active pour la tenue d’un registre

Si les conversations par courrier électronique et par chat sont automatiquement enregistrées lorsqu’elles sont utilisées pour la communication instantanée, les autres types de communication synchrone ne le sont pas toujours. Que vous parliez à un collègue au bureau, au téléphone ou lors d’une réunion Zoom, vous devrez prendre activement des notes si vous voulez être en mesure de vous rappeler facilement toutes les informations par la suite.

Dans un premier temps, la prise de notes est sujette à interprétation (ce qui est important pour une personne peut ne pas l’être pour une autre). Mais elle oblige également les participants à se concentrer sur deux choses à la fois au lieu d’être pleinement présents dans la conversation.

L’asynchronicité dans le nouveau contexte socio-économique

L’essor du télétravail s’est accompagné d’une augmentation de la communication asynchrone et, par extension, d’une amélioration de la productivité. Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, une planification plus intelligente de la journée de travail et l’utilisation d’automatismes qui permettent de se concentrer sur les tâches essentielles plutôt que sur les tâches fastidieuses… La communication asynchrone est présentée par de nombreux experts comme un élément crucial de l’avenir du travail.

Selon certaines études, il faut une demi-heure pour qu’une personne s’immerger à nouveau pleinement sur une tâche après avoir été interrompue (1). Dans un espace de travail traditionnel où la communication synchrone est la norme, cela signifie que chaque fois qu’un collègue vous pose une question, vous appelle sur la ligne interne ou passe pour discuter, vous ne perdez pas seulement le temps qu’il faut pour que cela se produise, mais ces 30 minutes supplémentaires nécessaires pour retrouver l’immersion.

Dans un modèle de communication asynchrone, ces interruptions sont réduites au maximum pour permettre de plus longues périodes de travail à pleine concentration. Chaque travailleur peut ainsi adapter sa journée de travail à sa vie personnelle et consacrer plus de temps à ses amis, à sa famille et à ses loisirs sans voir sa productivité globale en être négativement impactée.

Les avantages de la communication asynchrone pour votre entreprise

Au-delà de la réduction des distractions, la communication asynchrone présente de nombreux autres avantages.

Le travail en immersion devient le mode de fonctionnement par défaut

Lorsqu’un travailleur est autorisé à se déconnecter du reste de l’équipe, il peut consacrer des périodes de temps considérables à ses tâches les plus importantes. Cela lui permet d’entrer dans un état de flow où il devient capable d’effectuer un travail approfondi et ciblé et de progresser plus efficacement. Il s’agit absolument de l’une des clés pour mieux contrôler son attention et résister aux distractions.

Elle favorise une meilleure planification

Sachant que vos collègues ne vous répondront probablement pas tout de suite, vous ne pouvez pas leur envoyer des demandes ou des questions de dernière minute. Ce mode de fonctionnement vous oblige alors à planifier et effectuer votre travail de manière à ce qu’il reste toujours du temps pour les imprévus. Par ailleurs, il faudra également tenir compte des différents fuseaux horaires des membres de votre équipe le cas échéant.

L’avantage de cette approche est que le travail devient plus relax, car vous n’attendez jamais anxieusement que quelqu’un vous réponde. 

Une meilleure gestion de la journée de travail et de la vie privée

La communication asynchrone permet à chacun de planifier sa journée de travail en fonction de ses moments les plus productifs et de sa vie privée. Cela donne à chaque travailleur un plus grand sens des responsabilités. En outre, cela aide aussi à mener une vie plus épanouie.  Ce mode de fonctionnement permet d’organiser son travail autour de ses loisirs, de ses amis et de sa famille.

La communication asynchrone invite à des réponses réfléchies

Avez-vous déjà participé à une conversation au cours de laquelle vous vous êtes senti mis au pied du mur et avez souhaité pouvoir faire une pause pour avoir le temps de réfléchir avant de répondre ? La communication asynchrone vous permet de le faire. Elle permet à chacun de prendre du recul et de réfléchir, ainsi que de prendre le temps d’élaborer une réponse claire et complète. 

Il est plus facile de fournir un feedback honnête

Si certaines personnes se sentent toujours à l’aise pour soulever des problèmes et donner leur avis, pour d’autres plus introverties, la tâche est moins évidente.  Dans une perspective de gestion de leurs émotions, elles peuvent être plus aptes à partager leurs idées via une communication asynchrone.

Le décalage horaire n’est plus une limite

Comme les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’être connectés au même moment, vous pouvez travailler avec des talents du monde entier plutôt que de vous limiter à certains fuseaux horaires. Alors que dans les entreprises plus synchrones, les travailleurs distants peuvent se sentir un peu à l’écart lorsqu’ils manquent toutes les discussions en direct, ce n’est pas un problème dans les entreprises qui communiquent de manière asynchrone par défaut. 

Les limites de la communication asynchrone

Plus qu’un total changement de modèle, l’implémentation de la communication asynchrone en milieu professionnel ainsi que les résultats observés en termes de productivité poussent surtout à une remise en question. Il s’agit plutôt d’entrevoir une façon différente et plus productive d’organiser le travail collaboratif. La communication asynchrone n’a donc rien d’une formule miracle et force est de reconnaître que le modèle n’est pas non plus adapté à toutes les entreprises.

Elle présente notamment, un inconvénient majeur. Il s’agit de l’absence des éléments humains qui nous aident à nous rapprocher de nos collègues et à mieux interpréter leurs messages. Le langage corporel, le ton de la voix et les expressions faciales sont autant d’éléments qui nous aident à communiquer au quotidien et qui, s’ils ne sont plus présents, peuvent conduire à des erreurs d’interprétation.

Établir un rapport et une connexion

Aucun message écrit, aussi bien rédigé soit-il, ne peut remplacer une interaction en face à face lorsqu’il s’agit d’établir un rapport avec quelqu’un. Les travailleurs à distance manquent souvent de cet élément de connexion avec leurs collègues, mais il existe des moyens de l’établir, même si votre entreprise communique principalement de manière asynchrone :

• Organisez des retraites d’équipe annuelles.
• Organisez des réunions d’équipe périodiques par appel vidéo.
• Organisez des réunions vidéo individuelles avec les membres de l’équipe.
• Organisez des chats sociaux ou des appels vidéo hebdomadaires pour permettre aux gens de mieux se connaître.

L’être humain est avant tout une créature sociale et en tant que tel, il est important de pouvoir garantir une certaine chaleur humaine au sein de l’entreprise.

Partager un feedback sensible

Comme mentionné plus haut, il peut être plus facile pour certaines personnes de partager des sujets sensibles de manière asynchrone. Mais en règle générale, et surtout si vous êtes un manager, la communication synchrone sera plus adaptée à cette situation particulière. Elle vous permet de transmettre votre message en utilisant le langage corporel et vous pourrez également voir la réaction de votre interlocuteur ; ce qui vous permettra d’interagir avec lui et de répondre à ses questions à ce moment précis.

Résolution rapide des problèmes

Un problème urgent doit être traité le plus rapidement possible, ce qui implique de parler directement aux gens. Vous ne voulez pas qu’une étincelle se transforme en feu parce que quelqu’un a mis deux jours à vous répondre.

Discussions complexes

On ne saurait véritablement nier l’utilité des moyens de communication synchrone lorsqu’il est question de faire du brainstorming, de réfléchir à un nouveau produit ou discuter d’une nouvelle stratégie. Cela permet notamment aux participants de s’appuyer instantanément sur les idées et les commentaires des autres. Aborder des sujets complexes de manière asynchrone entraînerait de nombreux allers-retours qui se traduiraient très probablement par une baisse de la productivité. 

Quelques astuces pour adapter l’asynchronicité à votre modèle actuel

Désactiver les notifications

Les notifications de mails et messages sur nos smartphones, tablettes et ordinateurs sont certainement l’une des plus importantes sources de distraction. Les notifications créent un faux sentiment d’urgence et il est tout simplement trop tentant de jeter un coup d’œil rapide lorsque quelque chose arrive. En plus de cela, la notification seule suffit à interrompre votre concentration.

Réservez un créneau pour répondre aux messages

Pour optimiser votre productivité, il est non seulement important de réserver du temps pour vos tâches les plus significatives, mais aussi de faire de même pour répondre aux messages. Si vous prenez l’habitude de consulter vos e-mails ou Slack entre deux tâches, vous êtes plus susceptible de répondre rapidement qu’avec réflexion. Or, l’objectif est de s’assurer de leur accorder l’attention qu’ils méritent sans les laisser interférer avec votre travail.

Communiquez clairement, sans rien omettre

Réduisez au maximum l’utilisation d’acronymes ou d’abréviations.

Utilisez des dates, des heures et des fuseaux horaires exacts plutôt que des indications de temps relatives comme « dans deux jours ».

Ajoutez des images annotées, des captures d’écran et d’autres documents justificatifs pertinents.

Ne supposez pas que le destinataire sait de quoi vous parlez.

Partez du principe que l’autre personne a de bonnes intentions.

Faites référence à des conversations antérieures et créez des liens avec elle lorsque cela est possible.

Demandez des précisions si nécessaire.

Utilisez des GIFs et des emojis si vous craignez que votre message ne soit mal perçu.

Assurez l’accès à la documentation nécessaire

Chacun d’entre nous a déjà reçu un courriel contenant un lien vers un Google doc ou un autre type de fichier auquel il n’a ensuite pas eu accès. Cela peut sembler anodin, mais cela ajoute un autre va-et-vient à votre communication et peut vous faire perdre beaucoup de temps si vous communiquez avec quelqu’un dans un fuseau horaire différent.

Établissez des règles d’équipe pour les temps de réponse

Faire de la communication asynchrone la valeur par défaut ne signifie pas que chacun peut répondre quand il le souhaite. Idéalement, vous aurez des règles internes concernant le temps que quelqu’un doit mettre pour répondre à un membre de l’équipe. Vous pouvez définir des règles différentes pour les communications urgentes et non urgentes, mais le mieux est de rester aussi simple que possible.

In fine, l’idée n’est pas tant de remplacer intégralement le mode de communication actuelle de votre entreprise par un modèle asynchrone. Il est de notoriété publique que penser à la création d’une solution générique qui permettrait de régler avec précision les problèmes de productivité d’une entreprise relève de l’utopie. Cela dit, il existe certainement de nombreux processus dans le fonctionnement de votre entreprise qui gagneraient à être transférés vers un modèle plus asynchrone. L’art de construire l’entreprise performante de demain va très certainement résider dans votre capacité à proposer un modèle de communication hybride qui permettra à vos collaborateurs de disposer, en tout temps, du cadre idéal pour un maximum de productivité.

Pour aller plus loin, découvrez ici comment déléguer dans une entreprise asynchrone pour être plus efficace. 

Sources : 

1. No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work Gloria Mark, Victor M. Gonzalez, Justin Harris Donald Bren School of Information and Computer Science University of California, Irvine