Il existe de multiple façons de communiquer aujourd’hui. Email, SMS, appel, réunion, Whatsapp, Messenger, Stories, Slack…
Mais quel type de communication privilégiez-vous au quotidien ? La communication synchrone ou la communication asynchrone ?
Cette question est importante car selon le mode de communication que vous choisissez, vous pouvez gagner plus ou moins de temps.
Dans cet article vous allez donc découvrir quel type de communication choisir pour être efficace. Mais avant cela, revenons au base :
Qu’est-ce qu’une communication synchrone et asynchrone exactement ?
Qu’est-ce que la communication synchrone ?
La communication synchrone est une communication en temps réel entre 2 ou plusieurs interlocuteurs. Les échanges sont directs et instantanés.
Parmi les communications synchrones on retrouve : les conversations en face à face, les réunions, les appels, les visioconférences ou encore les messageries instantanées.
Les avantages de la communication synchrone :
- Rapidité : Quand vous communiquez de façon synchrone, vous obtenez des réponses instantanées. Vous n’attendez pas plusieurs heures ou plusieurs jours avant que votre interlocuteur ne revienne vers vous.
- Richesse dans l’échange : La communication synchrone offre une richesse dans l’échange. Quand vous discutez en face à face avec quelqu’un, vous ne recevez pas que des informations verbales. Vous recevez aussi des informations vocales (intonation et son de la voix) et visuelles (expression du visage et langage corporel). Cet ensemble d’informations rend l’échange beaucoup plus riche.
- Plus humain : La communication synchrone est aussi plus humaine. D’une part parce qu’elle est plus riche comme je viens de l’évoquer et d’autre part parce qu’il est plus facile de lire et transmettre vos émotions quand vous discutez en face de quelqu’un.
Les inconvénients de la communication synchrone :
- Plus d’interruptions : Le gros bémol de la communication synchrone est qu’elle favorise les interruptions. Quand vous évoluez dans un environnement de travail qui privilégie ce genre de communication, vous faites généralement plus de réunions et vos collègues viennent plus souvent vous interrompre pour vous demander des choses. Il peut donc parfois être difficile de se concentrer et de faire du Deep Work.
- Perte de liberté : Quand vous recevez un sms, vous avez la liberté de le lire et d’y répondre plus tard. Avec la communication synchrone c’est impossible. Si quelqu’un vient vous parler, vous ne pouvez pas l’ignorer et revenir vers lui plus tard. Vous devez arrêter ce que vous faites pour lui répondre. Cette contrainte vous donne moins de liberté.
Maintenant que vous savez ce qu’est la communication synchrone, voyons ce qu’est la communication asynchrone.
Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone est une communication qui se déroule en différé. Les contraintes spatiales ou temporelles sont inexistantes. Vous décidez quand échanger et où échanger.
Parmi les communications asynchrones on retrouve les emails, les sms, Whatsapp, Messenger, Snapchat, Skype, Slack, les forums ou encore plus traditionnellement les lettres postales.
En fait à chaque fois qu’il y a un délai plus ou moins long entre le moment où l’information est émise et le moment où elle est reçue, on parle de communication asynchrone.
A noter que certains canaux de communication peuvent être utilisés à la fois de façon synchrone et asynchrone. Prenez les sms par exemple. Si vous envoyez un message et que l’on vous répond en instantané alors vous êtes en communication synchrone. Si en revanche la personne à qui vous envoyez un sms vous répond 30 min plus tard, alors vous êtes en communication asynchrone.
Les avantages de la communication asynchrone :
- Plus grande liberté : La communication asynchrone offre plus de liberté. Vous choisissez quand et où vous échangez.
- Meilleur contrôle de votre temps : Comme vous restez maitre de vos échanges, vous avez un meilleur contrôle de votre temps. Par exemple vous pouvez très bien décider d’ignorer tous vos messages pendant 2h le temps d’avancer sur votre travail.
- Meilleur contrôle de l’information émise : Avec la communication asynchrone vous êtes plus en contrôle de votre communication. Vous pouvez réfléchir à 2 fois avant d’envoyer un message. Vous pouvez aussi prendre le temps de formuler les choses.
- Respect du temps des autres : Quand vous venez voir quelqu’un à son bureau ou que vous l’appelez, vous créez une interruption. En communiquant par Slack ou par sms, vous lui donnez la liberté de vous répondre quand il juge que ce sera le meilleur moment. La communication asynchrone permet donc aussi de mieux respecter le temps des autres.
Les inconvénients de la communication asynchrone :
- Communication moins riche : La communication asynchrone est moins riche. Quand vous écrivez ou recevez un message, vous perdez les informations vocales et visuelles qui font la richesse d’une conversation en face à face. Bien sûr vous pouvez toujours échanger par message vocal ou vidéo mais il vous manquera toujours l’instantanéité et la spontanéité des échanges synchrones.
- Lenteur : La communication asychrone est plus lente. Comme on l’a vu un peu plus haut, tout se passe en différé. Et ce différé peu être plus ou moins long. Vous pouvez parfois attendre plusieurs heures voir plusieurs mois avant de recevoir une réponse.
Quelle communication privilégier pour être efficace ?
Maintenant que l’on sait ce qu’est la communication synchrone et asychrone, comment savoir laquelle privilégier au quotidien ?
Est-ce qu’il faut plutôt communiquer par email ? Organiser des réunions ? Faire des appels en visioconférence ? Qu’est-ce qui fait gagner le plus de temps ?
En fait il n’y a pas un type de communication mieux qu’un autre. Tout dépend du contexte.
Si vous avez quelque chose de long à expliquer, ne passez pas 30 min à écrire un email, discutez en face à face ou passez un appel.
Si en revanche vous avez besoin d’un document en particulier, une présentation Powerpoint ou une plaquette commerciale, inutile de discuter en face à face ou de passer un appel. Envoyez votre demande directement par email. Cela ne prend qu’une minute et vous n’interromprez pas la personne à qui vous le demandez.
Pour avoir une meilleure idée de quand utiliser la communication synchrone et asynchrone, j’ai dressé ci-dessous une liste non exhaustive de situations pour lesquelles il est préférable d’utiliser un type de communication plutôt qu’un autre.
Quand privilégier les communications synchrones :
- Quand vous avez quelque chose de délicat à dire : une discussion en face-à-face ou par téléphone vous permettra de donner plus d’explications en temps réel et de faire preuve d’empathie.
- Quand vous anticipez des questions : Plus ce que vous souhaitez communiquer est complexe, plus on vous posera de questions. Pour éviter les échanges interminables de questions-réponses par sms ou e-mail, privilégiez les communications en temps réel, vous gagnerez bien plus de temps.
- Quand la chose à traiter est urgente : Si vous avez un sujet très chaud sur le feu et que vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre, communiquez de façon synchrone, vous obtiendrez une réponse immédiate.
- Quand vous faites un brainstorming : Pour échanger des idées rapidement et à plusieurs, les échanges synchrones sont mieux adaptés.
- Quand vous voulez construire une relation : Les e-mails, les messages, les vidéos… sont d’excellents outils de communication mais rien ne vaut un échange en face à face. Encore une fois cela reste l’échange le plus riche que vous puissiez avoir. Vous nouerez bien plus facilement des liens en rencontrant une personne physiquement qu’en échangeant par email.
Quand privilégier les communications asynchrones :
- Quand vous voulez vous concentrer : Si vous faites du time-blocking ou que vous ne voulez pas être ininterrompu, privilégiez les communications asynchrones, vous aurez un meilleur contrôle sur les distractions.
- Quand les retours ne nécessitent pas d’être immédiats : Si vous cherchez à avoir les retours de quelqu’un mais que ces derniers ne sont pas urgents, envoyez votre demande par e-mail, message, Slack ou tout autre canal asynchrone.
- Quand vous voulez créer un process : Admettons que vous proposiez des services à vos clients et que ceux-ci vous appellent à chaque fois pour vous poser les mêmes questions. Au lieu d’y répondre de façon synchrone, créez une documentation qui répond à leurs questions et envoyez leur automatiquement par e-mail.
Ce ne sont que quelques exemples de situation dans lesquelles utiliser la communication asynchrone et asynchrone. Il existe une infinité d’autres situations possibles. Mais cela devrait déjà vous aider à mieux choisir le type de communication à privilégier.
Conclusion
Une entreprise peut fonctionner à 100% de façon asynchrone. Certaines entreprises d’ailleurs tel que Basecamp tendent à travailler majoritairement en différé.
Maintenant est-ce que cela veut dire que vous devez forcément le faire ? Est-ce qu’être asynchrone tout le temps est bénéfique ?
Il y a quelque temps je me suis lancé dans une expérimentation asynchrone. Passer 1 semaine en échangeant uniquement via e-mail et Slack.
A la fin de la semaine j’ai fait le bilan. J’ai remarqué que ma productivité avait effectivement augmenté. J’étais parvenu à mieux me concentrer et à avancer sur de gros dossiers. Mais j’ai eu aussi l’impression d’être moins humain. Il me manquait le contact et l’échange.
Je suis un grand partisan de la communication asynchrone parce que c’est celle qui m’offre plus de liberté et qui me permet de travailler plus productivement. Je pense néanmoins que communiquer de façon synchrone est nécessaire. C’est ce qui nous permet de nous connecter socialement et de resserrer les liens avec les autres.
Tout n’est pas que question de productivité.
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