Tenir un planning est souvent plus difficile qu’il n’y paraît. Vous bloquez des créneaux dans votre agenda pour diverses tâches comme préparer une présentation, répondre à des emails, organiser une réunion, ou faire du sport, et puis à la fin de la journée, vous constatez souvent que vous n’avez pas réalisé la moitié de ce que vous aviez prévu.
Dans cet article, vous allez découvrir 4 recommandations pour vous aider à enfin tenir votre planning.
1. Voyez la Planification comme une Partie d’Échecs
La planification doit être vue comme une partie d’échecs. La façon la plus rapide de perdre aux échecs est de jouer trop rapidement sans réfléchir. De même, pour tenir votre planning, vous devez anticiper et réfléchir aux tâches à accomplir. Considérez votre agenda comme un échiquier et vos tâches comme des pions. Réfléchissez bien avant de positionner vos tâches et de définir votre planning. Par exemple, si vous avez une réunion prévue de 9h à 10h, prévoyez des imprévus comme un démarrage tardif ou une prolongation. Bloquez un créneau de 9h à 11h pour être réaliste.
2. Prévoyez Toujours Large
On sous-estime souvent le temps nécessaire pour accomplir nos tâches. La loi d’Hofstadter stipule qu’il est presque impossible d’estimer correctement le temps requis. Donc, prévoyez toujours large. Si des imprévus surviennent, vous pourrez les gérer sans compromettre votre planning.
Voici deux approches pour prévoir large :
- Approche approximative : Ajoutez 30 minutes à 1 heure pour chaque tâche.
- Ratio de Fudge : Calculez le ratio entre le temps prévu et le temps réel nécessaire pour ajuster vos futures estimations. Par exemple, si une tâche prévue pour 2 heures prend en réalité 3 heures, utilisez ce ratio (3/2 = 1,5) pour vos prochaines estimations.
3. Prévoyez des Créneaux Libres
Ne remplissez pas votre agenda comme un jeu de Tetris. Bloquez quelques créneaux pour les tâches importantes et laissez des créneaux libres pour les imprévus et les urgences. Ces blocs de temps libres vous permettront de gérer les imprévus sans perturber votre journée. Par exemple, si vous souhaitez explorer un nouvel outil découvert le matin, utilisez un créneau libre pour le faire.
La quantité de temps libre à prévoir dépend de la prévisibilité de votre journée. Pour des journées imprévisibles, planifiez uniquement le matin et laissez les après-midis libres.
4. Acceptez de Ne Pas Toujours Tenir Votre Planning
Même avec les meilleurs plannings, des impondérables peuvent survenir. Acceptez que vous ne pourrez pas toujours tenir votre planning. Par exemple, une intoxication alimentaire peut vous clouer au lit et vous empêcher de suivre votre agenda. Ne vous blâmez pas. Utilisez votre planning comme un guide flexible. Personne ne tient son planning à 100 %, même les professionnels les plus expérimentés. Le but d’un planning est de vous aider à faire de meilleurs choix et à prioriser vos tâches.
Conclusion
En appliquant ces 4 conseils, vous pourrez mieux tenir votre planning. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances sur la gestion du temps, j’ai préparé une présentation d’1h qui a déjà été suivie par plus de 3000 personnes et dans laquelle vous découvrirez :
- 5 erreurs qui vous empêchent de bien gérer votre temps aujourd’hui.
- 7 étapes pour gérer votre temps et vos priorités en 30 minutes par semaine.
- Comment gérer les urgences sereinement et finir vos journées satisfait de vous-même.
- Comment accomplir en 1h ce que vous mettez 2h à faire aujourd’hui.
Et bien plus !
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