James Cameron est un des réalisateurs qui a produit les films les plus ambitieux de ces dernières années avec notamment Terminator, Aliens, Titanic et Avatar.
Quand on lui a demandé comment s’organiser et que faire quand on se sent débordé, voilà ce qu’il a répondu :
“Qu’est-ce que je fais quand je me sens débordé ? Je range mon bureau.
Quand on travaille intensément, tout s’empile. Juste l’action de ranger mon bureau est comme une remise à zéro. Comme les ordinateurs qui font un reboot. […]
Ce qui est excellent aussi est de prendre une journée de repos ou une demi-journée de repos non pas pour se divertir mais juste pour se ré-organiser.”
Quand vous vous sentez débordé, stressé et que vous avez l’impression de perdre le contrôle, c’est souvent le bon moment pour prendre une pause et vous organiser.
Si vous ne prenez pas ce moment et que vous continuez de vous laisser submergé, vous finirez tôt ou tard par en payer le prix.
Les factures impayées qui s’empilent sur votre bureau, devront bien être payées un jour si vous ne voulez pas avoir à payer de frais de retard.
Les emails de clients qui sont noyés dans votre boîte de réception devront être traités à un moment donné si vous voulez qu’ils continuent de vous payer.
Et ces clés que vous perdez continuellement, devront être rangées à un endroit bien précis si vous ne voulez pas qu’elles soient perdues pour de bon et que vous vous retrouviez à devoir appeler un serrurier.
Tous ces désagréments ne sont pas une fatalité et peuvent être facilement évités avec un minimum d’organisation.
Dans cet article, vous trouverez donc les meilleurs ressources sur comment s’organiser.
Note : Si vous voulez apprendre à être plus organisé et productif, rejoignez ma formation gratuite : 7 jours pour être plus productif. Cette formation vidéo est pour vous si vous avez du mal à vous organiser, à définir vos priorités et si vous avez l’impression de ne pas avancer assez vite dans votre travail.
L’intérêt d’être organisé
S’organiser demande un effort c’est certain mais cet effort est très largement récompensé par les 4 bénéfices suivants :
Etre organisé diminue notre stress
S’il y a bien une chose qui provoque le stress, c’est le manque d’organisation.
Quand on manque d’organisation, on a généralement l’impression d’avoir la tête pleine et d’être tout le temps débordé. On a peur d’oublier les choses et on ne se sent jamais vraiment en contrôle. Tout cela crée une tension permanente qui favorise le stress.
Quand on s’organise, on libère cette tension. Nos tâches sont transférées sur un carnet ou dans une application ce qui permet de faire le vide dans notre tête. On n’oublie rien car tout est stocké dans un système qui nous rappelle automatiquement des choses à faire. On a plus de visibilité sur ce que l’on doit accomplir chaque semaine ce qui nous donne un agréable sentiment de contrôle et de confiance.
Etre organisé améliore notre concentration
Quand c’est le chaos dans notre vie, il est plus difficile de rester concentré.
On a beau essayé de garder notre attention sur une tâche, on ne peut pas s’empêcher de penser en même temps à l’email que l’on doit envoyer, au rapport que l’on doit écrire, à la veste que l’on doit récupérer au pressing… bref à toutes ces petites choses qui n’ont rien à voir avec la tâche sur laquelle on essaye de se concentrer.
Quand on est organisé, on décharge toutes ces choses de notre esprit et on les garde quelque part dans un carnet ou une application pour être sûr de ne pas les oublier. On est alors moins préoccupé et on a plus d’espace et d’énergie pour se concentrer pleinement.
Etre organisé permet d’atteindre nos objectifs plus rapidement
Imaginez faire une course d’orientation. Vous êtes sur la ligne de départ et vous n’avez ni carte ni boussole mais les autres participants eux ont les 2. Est-ce que vous pensez pouvoir atteindre la ligne d’arrivée plus rapidement qu’eux ?
Probablement pas.
Ceux qui sont équipés iront certainement bien vite que vous.
Être organisé c’est un peu comme avoir une carte et une boussole sous les yeux en permanence. Chaque jour on sait quelles tâches accomplir et à quel moment. Tout ce qu’il suffit de faire c’est de suivre le plan établi pour atteindre notre objectif.
Etre organisé permet de mieux utiliser nos ressources
Notre temps et notre énergie sont des ressources limitées. On a tous 24h dans une journée et notre niveau d’énergie, tout comme une batterie, diminue à mesure qu’on l’utilise.
En début de journée on a généralement beaucoup d’énergie alors qu’en fin de journée on a plus de mal à se concentrer.
Quand on sait comment s’organiser, on est capable de s’adapter à ces contraintes et planifier en conséquence. Par exemple on peut faire les tâches qui demandent le plus de concentration le matin (écriture, code, réflexion…) et faire les tâches qui sont moins gourmandes en énergie l’après-midi (email, prospection, réunion…). De cette façon on fait un meilleur usage de nos ressources et on est plus performant.
En résumé être organisé permet de vivre une vie plus sereine sans pour autant sacrifier notre productivité.
Quand on sait comment s’organiser efficacement non seulement on augmente notre concentration mais on utilise aussi mieux nos ressources ce qui nous permet d’atteindre nos objectifs plus rapidement.
Maintenant que l’on connaît les bénéfices de l’organisation, voyons concrètement comment s’organiser.
Comment s’organiser ?
Il existe de nombreuses façons de s’organiser. Vous trouverez les meilleurs façons dans les articles suivants :
- Méthode PARA : Comment organiser sa vie entière ? La méthode PARA est un système universel qui permet d’organiser absolument tout.
- Comment augmenter sa productivité avec la méthode GTD : La méthode GTD (Getting Things Done) est une des méthodes d’organisation les plus populaires. Elle permet de capturer efficacement toutes les choses auxquelles on est confronté quotidiennement (tâches, projets, événements, rendez-vous, idées…) et de les organiser grâce à un système de tri. Cette méthode est très efficace pour faire le vide dans notre tête.
- Comment organiser votre to-do list avec la méthode GTD ? Dans ce guide complet vous apprendrez concrètement comment mettre en place la méthode GTD quel que soit le support que vous utilisez pour vous organiser.
- Comment mieux s’organiser au quotidien pour être plus performant : Dans cet article vous découvrirez quelle est la chose la plus productive à faire dès le réveil, vous verrez ce qu’est le time blocking et pourquoi l’utiliser chaque semaine, l’intérêt de créer “une zone blanche”, comment organiser votre espace de travail et comment prioriser.
- Méthode des 5S : Comment optimiser votre espace de travail ? Découvrez la méthode japonaise qui rendra votre espace de travail sain et efficace.
- 11 façons de sortir la tête de l’eau quand on se sent débordé : Il existe certaines techniques qui aident à réduire instantanément notre stress et à reprendre rapidement le contrôle. Dans cet article vous retrouverez les 11 meilleures façons de le faire.
- Les meilleurs applications pour organiser ses tâches : Les gestionnaires de tâches sont un excellent moyen de s’organiser. Elles nous aident à décharger notre esprit de toutes les choses qui nous préoccupent et de créer des rappels pour être sûr de rien oublier. Dans cet article vous trouverez les meilleurs applications pour vous organiser.
- Les routines productives de Jack Dorsey : Jack Dorsey est le PDG de Twitter et Square. Il a une façon unique d’organiser son emploi du temps. Dans cet article vous découvrirez comment il crée des journées à thème pour gérer ses 2 entreprises mais aussi comment il s’assure de rester focus grâce à un système de to-don’t list (l’opposé des to-do list).
- Le système ultime pour mieux gérer ses emails et gagner du temps : Selon votre métier, les emails peuvent accaparer une bonne partie de votre emploi du temps. Le système que vous découvrirez dans cet article vous permettra de traiter vos emails plus rapidement. Vous apprendrez quelles sont les règles à respecter si vous voulez passer moins de temps dans votre boîte de réception et quels outils utiliser pour gagner du temps.
- Répondez automatiquement à vos emails avec cette fonctionnalité cachée : Il existe une façon de répondre automatiquement à vos emails sans rien avoir à écrire. Dans cet article vous verrez comment mettre cette automatisation en place.
Le piège de l’organisation personnelle
Est-ce que s’organiser est toujours bénéfique ?
La réponse est non surtout quand l’organisation n’est qu’un moyen déguisé de procrastiner.
Laissez-moi vous donner un exemple concret.
Avant de créer mon agence web en 2018, j’ai cherché à m’organiser le plus possible. J’ai passé plusieurs semaines à créer une page ressources sur Notion.
Sur cette page j’avais :
- Mon business plan et mes projections mois par mois
- Des scripts pour communiquer avec mes clients
- Des templates email
- Une liste de tuto pour m’aider à prospecter et à conclure des contrats
Tout était propre et classé par catégorie.
Fin 2018 je commence la prospection et là je me prends une grosse claque. Rien ne se passe comme prévu. La cible que j’avais définie dans mon business plan n’a clairement pas besoin de mes services. Mes scripts sont inutiles, je ne m’en sert jamais pour communiquer avec mes prospects. Je n’utilise pas les templates email et consulte très rarement les tuto.
Toutes ces semaines d’organisation et de préparation m’ont au final très peu servi.
Avec du recul je constate que toute cette préparation n’était en fait qu’un moyen déguisé de procrastiner.
Cette belle page que j’avais créée avec toutes ces ressources n’étaient qu’une façon de retarder le vrai travail que je devais accomplir et qui me faisait peur. Et ce travail c’était de prospecter et de me confronter au marché.
Parmi toutes les façons de procrastiner, “s’organiser” est sans doute la pire. Parce qu’elle nous donne l’illusion que l’on travaille activement vers nos objectifs alors qu’en réalité on cherche juste à éviter faire le vrai travail.
Lorsque vous vous organisez, demandez-vous toujours si vous le faites vraiment pour avancer sur vos objectifs ou si c’est juste un autre moyen pour vous de procrastiner. Si c’est juste de la procrastination, arrêtez et mettez-vous au travail.