Comment mieux planifier vos journées grâce au ratio de fudge ?

Si vous planifiez vos journées, vous savez à quel point il est difficile d’estimer la durée que vos tâches et projets prendront. 

Bien souvent, vous avez tendance à être trop optimiste. Vous vous donnez 2 jours pour finir une présentation par exemple et une semaine plus tard, vous êtes encore dessus. Ou vous bloquez 1h dans votre calendrier pour une réunion et celle-ci s’éternise et finit par vous prendre 2h. Rien ne se passe jamais prévu.

Le problème c’est qu’en évaluant mal votre temps, vous surchargez vos semaines. Vous acceptez de nouveaux projets et vous répondez à toutes les sollicitations comme si vous aviez du temps en abondance. Résultat, vous finissez débordé, stressé et déçu du peu accompli.

Si vous avez autant de mal à estimer votre temps, c’est notamment dû à ce que l’on appelle l’erreur de planification (planning fallacy). Selon Daniel Kahneman et Amos Tversky c’est : 

la tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour achever une tâche future, en partie en raison de la dépendance à l’égard de trop scénarios de performances optimistes.

Alors, je vous rassure, tout le monde est victime de cette erreur, même les plus productifs d’entre nous. D’après Tali Sharot, professeur en neuroscience et auteur de livre The Optimism Bias, ce biais est dans la nature humaine : 

Un nombre grandissant d’études scientifiques concluent que l’optimisme est programmé par l’évolution dans le cerveau humain.

On serait donc tous naturellement optimistes. Une bonne nouvelle, sauf quand il s’agit de planification. Pour bien planifier, vous devez être tout sauf optimiste.

Donc dans cet article, vous allez donc découvrir comment éviter ce biais et comment planifier réalistement vos journées grâce au ratio de fudge.

Qu’est-ce que le ratio de fudge ?

Le ratio de fudge est une approche mathématique qui permet de mieux évaluer le temps nécessaire pour accomplir vos tâches et vos projets. Elle consiste à comparer le temps dont vous pensez avoir besoin pour réaliser quelque chose avec le temps que vous avez réellement pris pour le faire.

En comparant ces 2 durées, vous obtenez alors un ratio grâce auquel vous pouvez corriger toutes vos futures estimations.

Prenons un exemple pour mieux comprendre. Admettons que vous ayez 10 tâches à accomplir. Vous estimez que pour les faire il vous faudra 12h environ. Après les avoir réalisées, vous constatez qu’il vous en a fallu 15.

Pour déterminer votre ratio de fudge il vous suffit de faire 15/12 pour obtenir 1,25. Ce que cela signifie c’est que vous avez mis 25% plus de temps à accomplir vos tâches que vous ne le pensiez. Vous savez maintenant qu’à l’avenir, vous devrez prévoir 25% plus de temps pour accomplir des tâches de la même nature.

Comment planifier réalistement avec le ratio de fudge ?

Étape 1 : Listez vos tâches/projets

Pour commencer, dressez une liste exhaustive de vos tâches et projets. Notez tout ce que vous devez faire sur une feuille ou dans une application comme Evernote ou Notion. 

Par exemple :

• Traiter mes emails
• Préparer la présentation pour la réunion marketing
• Planifier l’évènement de novembre
• Publier un article
• Faire les courses

Étape 2 : Indiquez le temps dont vous pensez avoir besoin 

Une fois que vous avez vos tâches et vos projets sous les yeux, indiquez le temps dont vous pensez avoir besoin pour les accomplir. Par exemple :

• Traiter mes emails (estimation : 1h / jour)
• Préparer la présentation pour la réunion marketing (estimation : 4h)
• Préparer l’évènement de novembre (estimation : 40h)
• Publier un article (estimation : 3h)
• Faire les courses (estimation : 45 min / semaine )

Ajoutez tous ces éléments dans votre agenda comme ceci :

Étape 3 : Chronométrez vos tâches/projets

À chaque fois que vous faites une tâche de votre to-do list, chronométrez-la pour déterminer le temps réel qu’elle vous a pris. Pour cela, vous pouvez vous y prendre de plusieurs façons.

Vous pouvez utiliser un chronomètre traditionnel. Vous le lancez quand vous commencez une tâche et vous l’arrêtez quand vous l’avez terminé puis vous indiquez le temps à côté de celle-ci.

• Traiter mes emails (estimation : 1h / jour => réalité : 1h30 / jour) 
• Préparer la présentation pour la réunion marketing (estimation : 4h => réalité : 6h)
• Préparer l’évènement de novembre (estimation : 40h => réalité : 35h)
• Publier un article (estimation : 3h => réalité : 4h30)
• Faire les courses (estimation : 45 min => réalité : 1h)

Vous pouvez aussi utiliser l’application Toggl. Cet outil gratuit vous permettra de chronométrer vos tâches et vos projets facilement et vous fournira des rapports précis sur la façon dont vous investissez votre temps. 

Si vous décidez d’utiliser cette solution, je vous recommande d’installer son extension Chrome. Vous pourrez alors chronométrer vos tâches directement depuis l’interface de Google Agenda. Si vous avez prévu de traiter vos emails aujourd’hui à 11h par exemple, il vous suffira de cliquer sur un bouton pour lancer et arrêter le chronomètre sur la tâche en question.

Après avoir chronométré la tâche, vous la verrez apparaître sur Toggl avec le temps que vous avez réellement passé dessus.

Toggl fonctionne très bien, le seul inconvénient par contre c’est que vous devez penser à lancer et arrêter le chronomètre à chaque fois que vous faites une tâche. C’est donc une habitude à prendre.

Si vous ne voulez pas vous prendre la tête avec ça et que vous cherchez une solution complètement passive qui chronomètre tout pour vous automatiquement, alors je vous recommande plutôt Rescue Time ou Timing. Ces 2 applications (payantes) trackeront tout ce que vous faites sans que vous ayez à lever le petit doigt. À la fin de la journée vous saurez précisément ce que vous avez accompli heure par heure et combien de temps vous avez passé sur vos tâches et vos projets.

Lire aussi : Task Mining / Process Mining : 2 approches pour améliorer vos performances au travail

Étape 4 : Calculez votre ratio de fudge

À la fin de la semaine, prenez un moment pour calculer votre ratio de fudge pour chaque activité. Pour faire ce ratio, je le rappelle, il vous suffit de faire :

Temps réellement passé / Temps estimé 

Si on reprend notre exemple, voilà ce que ça donne : 

• Traiter mes emails (estimation : 1h / jour => réalité : 1h30 / jour) (ratio de fudge : 90 min / 60 min = 1,5)
• Préparer la présentation pour la réunion marketing (estimation : 4h => réalité : 6h) (ratio de fudge : 6h / 4h = 1,5)
• Préparer l’évènement de novembre (estimation : 40h => réalité : 35h) (ratio de fudge : 35h / 40h = 0,9)
• Publier un article (estimation : 3h => réalité : 4h30) (ratio de fudge : 270 min / 180 min = 1,5)
• Faire les courses (estimation : 45 min => réalité : 1h) (ratio de fudge : 60 min / 45 min = 1,3)

Étape 5 : Planifiez vos journées avec le ratio de fudge

Maintenant que vous savez quel est votre ratio de fudge pour chaque activité, planifiez vos semaines en conséquence. Prévoyez :

• 1,5x plus de temps pour traiter vos emails
• 1,5x plus de temps pour préparer vos présentations 
• 0,9x moins de temps pour préparer vos évènements
• 1,5x plus de temps pour publier vos articles
• 1,3x plus de temps pour faire les courses

Note : Pour que les ratio soient pertinents, récoltez le plus de données possible. Dans l’exemple que je vous ai donné, je vous dis que vous deviez prévoir 0,9x moins de temps pour préparer vos évènements, mais ce ratio n’est pas très fiable étant donné qu’il ne se base que sur la préparation d’un seul événement. Pour que le calcul soit plus précis, il faudrait que vous calculiez ce même ratio sur la préparation de plusieurs évènements. Vous obtienderiez alors un ratio moyen plus utile.

Conclusion

Le ratio de fudge permet d’améliorer votre estimation du temps que vos tâches et vos projets prendront. Ce n’est pas une science exacte, mais il permet tout de même de limiter le biais d’optimisme pour mieux planifier.

Pour l’utiliser c’est simple : 

• Étape 1 : Listez vos tâches/projets
• Étape 2 : Indiquez le temps dont vous pensez avoir besoin
• Étape 3 : Chronométrez vos tâches/projets
• Étape 4 : Calculez votre ratio de fudge
• Étape 5 : Planifiez vos journées avec le ratio de fudge