Découvrez comment Michelle, fondatrice et dirigeante d’une entreprise de conseil, a transformé son organisation et optimisé sa gestion d’entreprise.
Michelle Mathieu est fondatrice et dirigeante de 2M Conseil. Elle est spécialisée dans le coaching et l’animation d’ateliers. Elle a rejoint le Master OCS pour apprendre à mieux gérer son temps et structurer son entreprise.
Problèmes rencontrés
Michelle faisait face à plusieurs défis :
- Procrastination fréquente : Elle repoussait souvent les tâches qu’elle n’aimait pas faire (en particulier les tâches administratives) et se retrouvait à les réaliser dans le stress et l’urgence, ce qui la faisait culpabiliser.
- Manque d’automatisation : Elle perdait 15 à 20 heures chaque semaine à accomplir des tâches répétitives comme des comptes rendus, des relances et des présentations.
- Désorganisation des données : Ses données étaient dispersées sur différents supports et elle n’avait aucun CRM pour centraliser toutes ses informations clients, ce qui rendait la gestion quotidienne de son entreprise difficile.
- Mauvais équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : En raison de son manque d’organisation, Michelle travaillait souvent jusqu’à tard le soir, ce qui empiétait sur sa vie personnelle et augmentait son niveau de fatigue et de stress.
La solution proposée
Michelle avait besoin de méthodes, de systèmes et d’outils pour mieux s’organiser. Elle a donc rejoint le Master OCS. Elle a pu bénéficier des 3 piliers du programme :
- Conseils sur mesure : L’accompagnement inclut 6 consultations individuelles d’une heure pendant lesquelles nous avons travaillé ensemble sur une problématique spécifique (gestion du temps, organisation, automatisation).
- Un accès à vie à plus de 40 formations : Elle pouvait approfondir chaque sujet évoqué pendant les consultations grâce à un catalogue de plus de 40 formations enrichies chaque mois. Ces formations couvrent des domaines variés tels que la gestion du temps, la procrastination, l’automatisation, l’intelligence artificielle, la prise de notes, la prospection, et bien plus encore.
- Suivi personnalisé par SMS : Chaque semaine, je m’assurais qu’elle appliquait bien les recommandations données pendant les séances et je répondais à toutes ses questions sous 48 heures.
Les résultats
Une meilleure gestion du temps grâce à une organisation flexible
Lors de notre première consultation, Michelle m’a confié qu’elle n’arrivait jamais à respecter ses plannings car des imprévus venaient toujours tout chambouler :
- Un client qui lui demandait un service en urgence
- Un projet qui lui prenait plus de temps que prévu
- Une réunion qui s’éternisait et qui lui faisait prendre du retard sur son travail.
Et si ce n’étaient pas les imprévus qui faisaient dérailler ses journées, c’était elle qui décidait de faire complètement autre chose au moment venu. Plutôt que d’appliquer rigoureusement son planning, elle travaillait selon ses envies et son feeling du moment.
Quand nous en avons discuté, j’ai tout de suite su d’où venait le problème. C’était le même problème que rencontraient des centaines de dirigeants que j’avais accompagnés avant elle :
Elle essayait de se forcer à adopter une méthode d’organisation incompatible avec son fonctionnement.
Je lui ai donc proposé de suivre la formation Daily-Highlight dans laquelle je dévoile une méthode alternative au planning, et je l’ai aidée à l’adopter pendant toute la période de l’accompagnement.
Elle était ravie d’apprendre qu’il existait une façon plus flexible d’organiser son temps. Mais surtout, elle était soulagée de savoir que le problème ne venait pas d’elle, mais du cadre trop strict qu’elle essayait de s’imposer.
Après des années de frustration, Michelle a enfin pu adopter une méthode de gestion du temps adaptée à elle, qui lui permet de s’organiser en cinq minutes par jour.
Un cycle de la procrastination brisé grâce à une astuce simple
Michelle remettait souvent les choses au lendemain. Elle attendait toujours le dernier moment pour faire ses tâches administratives et repoussait le désencombrement de sa maison depuis des mois.
Je lui ai partagé plusieurs méthodes anti-procrastination et l’une d’entre elles a particulièrement bien fonctionné : le temptation bundling.
Je lui ai suggéré de combiner les tâches qu’elle avait tendance à repousser avec des activités qu’elle appréciait pour l’encourager à passer à l’action. Par exemple, je lui ai recommandé de faire ses tâches administratives tout en buvant une boisson chaude accompagnée d’une musique relaxante.
Après avoir essayé cette approche, Michelle a remarqué qu’elle avait beaucoup moins de mal à se mettre à faire ses tâches, et elle avait même hâte de faire certaines d’entre elles.
Une entreprise plus structurée et automatisée grâce à 3 outils
Avant de rejoindre le programme, Michelle faisait toutes ces tâches manuellement et n’utilisait aucun outil pour organiser sa prospection commerciale ni ses ateliers. Elle se sentait perdue car elle ne savait pas quels prospects relancer, qui avait validé son inscription à ses ateliers, quels intervenants étaient disponibles… Et comme rien n’était structuré, elle avait toujours peur de passer à côté d’une information importante.
Nous avons donc mis en place 3 outils pour clarifier son organisation et automatiser ses tâches :
- Notion pour gérer ses ateliers, sa prospection et suivre ses clients. Elle a maintenant un espace sur lequel elle peut suivre l’ensemble des inscriptions, gérer les listes de participants et planifier ses ateliers de manière fluide.
- Mixmax pour les relances automatiques. Nous avons créé plusieurs séquences de mails automatisés pour prospecter, chercher des intervenants, relancer les participants… Maintenant, elle n’a plus qu’à cliquer sur un bouton et l’outil s’occupe de relancer les bonnes personnes en temps et en heure.
- Zoho pour encaisser les paiements, émettre les factures et faire des relances pour les impayés. Plutôt que de demander à ses clients de lui faire un virement et de les relancer manuellement, elle leur envoie un devis dans lequel ils peuvent renseigner directement leurs coordonnées bancaires. Le logiciel s’occupe ensuite de leur envoyer la facture et de les relancer pour les paiements.
En plus de ces 3 outils, Michelle a « templatisé » son activité. Elle a créé un ensemble de modèles (modèles d’e-mails, de comptes rendus, de contrats, de présentations…) pour accomplir ses tâches en moins de temps.
Non seulement Michelle a gagné en clarté dans son organisation, mais elle s’est aussi libérée d’une grande partie de ses tâches répétitives grâce aux automatisations.
11h de gagnées chaque mois grâce à un changement d’approche
Pendant l’accompagnement, j’ai montré à Michelle comment gagner 11 heures par mois grâce à une chose toute simple. Pour commencer, je lui ai demandé de m’expliquer les étapes par lesquelles elle passait pour organiser ses ateliers. Elle m’a dit que le processus était le suivant :
- Étape 1 : Elle constituait des petits groupes et donnait à chaque participant des Post-it pour noter leurs idées.
- Étape 2 : Chaque représentant de groupe collait les Post-it sur un tableau et les présentait aux autres groupes.
- Étape 3 : Une fois l’atelier terminé, Michelle prenait une photo du tableau avec tous les Post-it.
- Étape 4 : De retour au bureau, elle mettait au propre le tableau sur Canva.
- Étape 5 : Elle finissait par rédiger un compte rendu par e-mail à ses clients en mettant le tableau Canva en pièce jointe.
Entre la mise au propre et les comptes rendus, Michelle passait environ 12 heures par mois sur ces tâches.
Quand elle m’a partagé son processus, j’ai réalisé qu’elle pouvait accomplir le même travail en beaucoup moins de temps. Il lui suffisait de demander à chaque participant de noter ses idées non pas sur des Post-it, mais sur Miro, un logiciel de brainstorming en ligne.
Grâce à cet outil, Michelle n’avait plus besoin de mettre au propre les données, car tout était déjà présenté de façon claire et esthétique. Il lui suffisait d’envoyer un lien vers le tableau en ligne pour que ses clients puissent accéder directement aux idées et au travail réalisé pendant l’atelier.
Et pour ce qui est des comptes rendus, je lui ai recommandé de créer un modèle de CR et d’utiliser ChatGPT pour le rédiger à sa place.
En suivant ce processus, elle a pu gagner 11 heures chaque mois.
En synthèse
Grâce au Master OCS, Michelle a pu :
- Gagner 11 heures par mois en automatisant ses tâches et en optimisant ses processus.
- Mettre en place une organisation flexible et adaptée à son rythme de travail.
- Briser son cycle de procrastination grâce à des techniques personnalisées.
- Structurer et clarifier ses données avec des outils comme Notion, Mixmax et Zoho.
- Alléger sa charge mentale en “templatisant” ses tâches récurrentes.
- Retrouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Voici ce que Michelle pense de l’accompagnement :
Je partais un peu dans tous les sens au niveau organisation pro, je n’arrivais pas à fixer mes priorités. L’accompagnement avec Simon m’a permis de mettre en place des templates, mes trois priorités du jour, un CRM, une facturation appropriée.
Beaucoup de partages et d’échanges sur différents outils que j’ai testés et certains adoptés. Simon est d’une grande disponibilité et flexibilité et il a une connaissance approfondie de son/ses sujets. Il y a beaucoup d’écoute et de curiosité dans l’accompagnement que j’ai vécu, ce qui m’a beaucoup plu. Je ressens un allègement et une meilleure compréhension de certains de mes modes de fonctionnement.