Comment faire un logigramme pour optimiser les processus de votre entreprise ?

Beaucoup de chefs d’entreprise me confient qu’ils veulent optimiser leur organisation pour travailler moins tout en augmentant leurs revenus. Le problème ? Ils ne savent pas par où commencer.

Il faut dire que les possibilités ne manquent pas. En tant que dirigeant vous pouvez automatiser vos emails, embaucher un assistant, intégrer l’IA dans vos processus, déléguer certaines tâches…

Par où commencer ? Qu’est-ce qui aura le plus d’impact sur votre activité ?

Le meilleur moyen de le savoir est de faire ce que l’on appelle un logigramme de processus. Cet outil visuel permet de cartographier vos workflows actuels, d’identifier les étapes inutiles, et de choisir les optimisations qui auront les meilleurs résultats.

Dans cet article, vous allez découvrir ce qu’est un logigramme et comment l’utiliser pour optimiser les processus de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logigramme ?

Un logigramme est une représentation graphique qui illustre un processus ou une série de décisions. Il se présente sous la forme d’un diagramme avec des formes simples comme des rectangles, des losanges ou des flèches. Grâce à lui, vous pouvez visualiser clairement les étapes à suivre, décortiquer des problèmes, faire des choix ou trouver des moyens d’optimiser le fonctionnement de votre entreprise. 

Quels sont les différents types de logigramme ?

Logigramme de processus

Le logigramme de processus est un outil visuel qui permet de mettre à plat et structurer vos processus. Il montre, étape par étape, les actions ou instructions à suivre pour un processus donné. C’est le type que l’on utilisera pour dans le cadre de cet article. 

Logigramme décisionnel 

Ce type de logigramme se concentre sur les prises de décision. Il met en lumière les points où un choix doit être fait et les conséquences associées à chaque option. Il est particulièrement utile pour les décisions complexes où plusieurs scénarios doivent être pris en compte.

Logigramme de production 

Spécifiquement utilisé pour le domaine de la fabrication, ce logigramme représente le flux de travail d’un processus de production. Il détaille les étapes et les enchaînements nécessaires pour transformer des matières premières en produits finis.

Logigramme système 

Ce logigramme est utilisé pour visualiser des systèmes complexes. Il permet de représenter les composants d’un système, leurs interactions, et les flux d’informations ou d’énergie entre eux. C’est un outil très pratique pour comprendre et optimiser le fonctionnement global d’un système. J’en parle plus en détail ici : Approche systémique : L’art d’étudier des sujets complexes

Exemples de logigramme

Exemple de logigramme de processus

Exemple de logigramme décisionnel

Pourquoi créer un logigramme ?

Créer un logigramme est un moyen simple et efficace de mieux comprendre, structurer et optimiser vos processus ou vos décisions. Voici les principaux avantages à utiliser cet outil : 

• Clarifier un processus complexe : Il permet de clarifier les processus et de les rendre compréhensibles par tout le monde.

• Identifier les inefficacités et les points de blocage : Il aide à repérer les étapes superflues, les goulets d’étranglement ou les problèmes qui ralentissent le processus.

• Faciliter la prise de décision : Il offre une vision claire des chemins possibles et des décisions à prendre pour choisir la meilleure option.

• Standardiser les processus : Il permet de définir une méthode de travail uniforme et reproductible.

• Planifier ou concevoir un projet : Il permet d’organiser les différentes étapes d’un projet ou d’un processus avant de le mettre en œuvre.

Les meilleurs logiciels de logigramme en ligne

Whimsical

Whimsical est un outil collaboratif polyvalent, parfait pour créer des diagrammes, des organigrammes, et bien plus. C’est celui que nous utilisons chez Everlaab. Ce qui nous séduit particulièrement, c’est sa rapidité et sa simplicité d’utilisation. En quelques clics, on peut créer des logigrammes esthétiques et clairs. Et petit plus : Whimsical peut être connecté à ChatGPT ce qui permet de générer des graphiques en un rien de temps grâce à l’IA.

Miro

Tout comme Whimsical, Miro offre un tableau blanc infini qui se prête parfaitement à la création de logigrammes, d’organigrammes, de cartes mentales, et bien plus. L’un de ses meilleurs atouts ? Son intégration avec de nombreuses applications tierces. C’est une super solution pour les équipes à distance qui recherchent une plateforme collaborative complète et polyvalente.

Lucidchart 

Lucidchart est une solution destinée principalement aux professionnels qui souhaitent réaliser des logigrammes et des diagrammes avancés. Il permet d’importer des données pour générer automatiquement des diagrammes (un vrai gain de temps). Il s’intègre aussi parfaitement avec des applications populaires comme G Suite et Microsoft Office, ce qui en fait une solution idéale pour les professionnels.

Mindmeister 

MindMeister est une plateforme en ligne dédiée à la cartographie mentale, qui permet aussi de réaliser des logigrammes simples. Son interface épurée et intuitive, en fait une solution idéale pour organiser des idées et stimuler la créativité lors de sessions de brainstorming.

Comprendre les bases du logigramme 

Quels sont les formes et symboles dans un logigramme ?

Il existe une multitude de formes et de symboles pour construire vos logigrammes. Mais vous n’avez pas besoin de tous les connaître. Voici les 20% de forme qui feront 80% du travail : 

Symbole de processus : Aussi appelé “symbole d’action”, c’est celui que vous utiliserez le plus. Il représente une action, une tâche ou une étape d’un processus.

Symbole de début/de fin : Connu sous le nom de “symbole de terminaison”, il indique les points de départ ou d’arrivée d’un chemin. 

Symbole de décision : Ce symbole représente un embranchement, il sert à poser une question nécessitant une réponse, comme un “oui/non” ou un “vrai/faux”. 

Ce sont les 3 seules formes que vous devez connaître.

Maintenant, si vous souhaitez absolument respecter les conventions de création des logigrammes, voici toutes celles que vous devez utiliser : 

Quelles sont les règles du logigramme ?

Voici quelques règles à suivre pour créer un logigramme clair et efficace : 

• Orientation : Les lignes et les flèches doivent toujours être orientées de haut en bas ou de gauche à droite pour guider naturellement le lecteur à travers les étapes du processus.

• Points de début et de fin : Indiquez clairement où commence et où se termine le logigramme en utilisant le symbole de terminaison.

• Connexions : Assurez-vous que chaque forme est reliée à une autre par des lignes ou des flèches pour montrer le flux logique du processus.

• Complexité : Incluez suffisamment d’informations pour comprendre le processus sans le surcharger.

• Couleurs et tailles : Utilisez des couleurs ou des tailles différentes pour mettre en valeur des éléments clés, comme un début en vert ou une fin en rouge.

En respectant ces quelques principes, vous vous créerez un logigramme vraiment utile. 

Comment faire un logigramme de processus ?

Pour ce tutoriel, on va imaginer que vous êtes à la tête d’une petite entreprise de 3 salariés. Vous jonglez entre vos clients, les demandes incessantes, et un emploi du temps surchargé. Vous manquez de temps pour tout gérer, et vous voulez optimiser vos processus. Voici les étapes à suivre.

Étape 1 : Identifiez les processus essentiels

Dans les cours de MBA on vous faire croire qu’il faut cartographier absolument tous vos processus pour optimiser votre entreprise. Mais soyons réalistes : pour une TPE/PME, ce n’est ni pratique ni nécessaire. Vous n’avez ni le temps ni les ressources pour tout détailler, et ce n’est pas ce qui vous apportera le plus de résultats.

La clé, c’est de se concentrer sur l’essentiel. Commencez simplement par identifier les processus qui ont le plus de valeur pour votre entreprise et qui vous posent le plus de problèmes aujourd’hui. L’objectif étant d’optimiser là où ça compte vraiment.

Pour notre exemple, on pourrait partir d’un processus essentiel : l’onboarding client.

C’est un processus important car : 

1. Il apporte de la valeur à votre entreprise : Un client bien onboardé est un client qui voit rapidement des résultats. Et s’il voit des résultats, il est bien plus susceptible de vous recommander à son réseau.

2. Mais il est aussi chronophage, car il implique de multiples échanges : faire signer le contrat, gérer le virement, définir une date pour un premier point, créer un espace dédié (s’il y a lieu)… Chaque étape demande du temps et ralentit souvent le processus.

C’est exactement le type de processus à prioriser. 

Étape 2 : Faites votre logigramme

Une fois le processus identifié, cartographiez-le à l’aide d’un logigramme. Pour cela, choisissez l’un des logiciels mentionnés précédemment et utilisez les symboles (processus, décision, début/fin). Cette visualisation vous permettra de comprendre le fonctionnement actuel de vos processus et d’identifier les points d’amélioration.

À cette étape, il se peut que vous ayez besoin de consulter vos collaborateurs. Leur retour vous aidera à ne rien oublier et à avoir une vue d’ensemble des étapes.

Voici à quoi pourrait ressembler votre processus d’onboarding actuel.

Comme vous pouvez le voir, toutes les étapes manuelles sont au jaune : 

• Envoi manuel par email du RIB / contrat à signer au client (5 min)
• Relance manuelle par mail (5 min)
• Création d’une facture (5 min)
• Envoi manuel d’un email de bienvenu avec la facture en pièce jointe (5 min)

En l’état, tout se fait manuellement, ce qui représente environ 20 minutes par client. Si vous travaillez avec plusieurs clients chaque mois, ce temps cumulé devient vite conséquent.

L’objectif ici est clair : identifier les étapes chronophages et chercher des moyens d’automatiser ou de simplifier ces tâches pour gagner du temps, réduire les erreurs, et fluidifier l’expérience client. C’est ce que nous allons aborder dans la prochaine étape.

Étape 3 : Optimisez vos processus

Vous pouvez optimiser vos processus de 3 grandes façons : 

• Éliminer : Vous supprimez les étapes ou logiciels qui n’apportent pas de réelle valeur. L’idée est d’alléger vos processus en ne gardant que l’essentiel. 

• Automatiser : Vous intégrez des outils comme Make, Zapier ou n8n pour automatiser les tâches répétitives. Automatiser permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les risques d’erreur.

• Déléguer : Vous transférez certaines étapes ou l’ensemble du processus à un membre de votre équipe ou à un prestataire externe. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ces stratégies peuvent se combiner : vous pourriez automatiser certaines tâches, en éliminer d’autres, et déléguer ce qui reste. Tout dépend de vos ressources et de ce qui est le plus pertinent pour votre entreprise.

Si on reprend notre exemple d’onboarding client, voici ce que l’on pourrait envisager de faire :  

Au lieu de tout faire manuellement, on utilise des outils d’automatisation : 

• Les relances de signature et paiement sont automatisées via PandaDoc. 
• La création de facture est réalisée automatiquement avec Quaderno.
• L’envoi de l’email de bienvenue est géré par Make.

Seule tâche manuelle restante : envoyer les informations nécessaires à PandaDoc. Au lieu de 20 minutes, l’onboarding d’un client ne prend plus que 5 minutes.

En optimisant de cette manière, vous gagnez un temps précieux tout en garantissant une expérience client fluide et professionnelle. 

Étape 4 : Implémentez le nouveau processus

Il est maintenant temps de mettre en pratique le nouveau processus dans votre entreprise. Pour cela : supprimez les étapes inutiles, configurez les outils pour automatiser les tâches répétitives, ou déléguez à un collaborateur ou un prestataire avec un briefing clair. Une fois en place, recueillez des retours pour évaluer son efficacité et ajuster si nécessaire.

En suivant ces 4 étapes vous pourrez optimiser vos processus et gagner du temps.

Conclusion

Optimiser vos processus ne nécessite pas de révolutionner toute votre organisation. Avec un simple logigramme, vous pouvez clarifier vos workflows, éliminer les étapes inutiles et prioriser les actions qui auront le plus d’impact sur votre activité.

Imaginez ce que vous pourriez accomplir en libérant du temps et en rendant vos opérations plus fluides. Alors, par quel processus allez-vous commencer ?