“Si vous voulez vraiment grandir en tant qu’entrepreneur, vous devez apprendre à déléguer” – Richard Branson
Vous vous sentez débordé et stressé. Vous avez l’impression de ne jamais avoir assez d’heures dans la journée pour accomplir toutes vos tâches.
C’est comme si une montagne de travail se tenait devant vous et que vous n’en voyiez jamais le bout.
Malgré tout votre travail et les efforts que vous fournissez, vous n’avancez pas aussi vite que vous le voulez.
Rassurez-vous nous passons tous par ces moments là.
Heureusement il existe un moyen simple d’obtenir de meilleurs résultats quasi instantanément, sans nécessairement passer plus de temps à travailler – voir en en passant moins.
Et ce moyen nous le connaissons tous… il s’agit de déléguer ses tâches.
Déléguer nos tâches permet en effet de dépasser toutes les limites auxquelles on est confronté lorsque l’on accomplit notre travail seul.
On dépasse tout d’abord la limite de temps. On a tous 24h dans une journée mais lorsque l’on délègue notre travail, le temps des autres est mis à notre profit. C’est un peu comme si, par extension, on avait plus de temps à notre disposition.
On dépasse également la limite d’énergie. Notre énergie physique et mentale s’épuisent à mesure que l’on travail au cours de la journée. Plus on travaille, plus on se fatigue. Quand on délègue, ce sont les autres qui investissent leur énergie pour accomplir nos tâches. On dispose donc de plus d’énergie pour avancer vers nos objectifs.
Enfin on dépasse la limite de notre expertise. Personne n’a la science infuse. Il est impossible de tout connaître et d’être expert sur tous les sujets. En déléguant nos tâches, on bénéficie de l’expertise des autres ce qui nous permet d’aller au delà de nos propres connaissances.
Pour toutes ces raisons on doit apprendre à déléguer si on veut progresser. La question est comment ?
Dans cet article nous allons donc voir comment déléguer nos tâches efficacement grâce à un approche très simple. Celle-ci permet de savoir rapidement quand déléguer notre travail et quand ne surtout pas le faire.
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2 critères pour déléguer efficacement
Quand on fait face à une montagne de tâches, comment savoir lesquelles déléguer ? Comment s’assurer que transférer notre travail à quelqu’un d’autre n’est pas une erreur ? Comment savoir si on peut faire confiance à la personne à qui on délègue ?
Pour le savoir, il suffit de prendre en compte les 2 critères suivants :
- L’importance de la tâche ou son urgence
- La disposition du délégataire (ses compétences / sa volonté)
Voyons en détails ces 2 critères.
L’importance de la tâche / l’urgence
Avant de déléguer nos tâches, on doit toujours considérer l’importance et l’urgence de celles-ci. C’est ce qui nous permet de connaître notre marge d’erreur.
Une tâche de faible importance par exemple nous donnera une plus grande marge d’erreur tandis qu’une tâche extrêmement importante ne nous laissera pas beaucoup de choix. Ne pas réussir ce type de tâches, nous expose à subir de lourdes conséquences. C’est pourquoi il est souvent préférable de garder entièrement le contrôle sur les tâches les plus importantes et urgentes en évitant de les déléguer.
La disposition du délégataire (ses compétences / sa volonté)
Avant de déléguer on doit aussi considérer la disposition du délégataire. C’est-à-dire que l’on doit se demander si la personne à qui on délègue nos tâches est disposée à faire du bon travail. Est-ce qu’elle compétente pour faire la tâche ? Mais aussi, est-ce qu’elle a la volonté de la faire ?
Le délégataire doit être capable d’accomplir la tâche au moins à 70% aussi bien que nous. Comme le dit Jim Schlekser :
“Si la personne à qui le PDG veut déléguer une tâche est capable de l’accomplir au moins à 70% aussi bien que lui, il devrait la déléguer… Ce standard de 70% de performance permet au PDG de transférer ses tâches agressivement à d’autres membres qui pourront accomplir les tâches à un niveau acceptable.”
Le délégataire doit par ailleurs avoir la volonté d’accomplir la tâche. Celui-ci a beau avoir toutes les compétences nécessaires pour la réaliser, s’il n’a pas la volonté de la faire, il la fera mal ou la bâclera.
L’idéal est donc que la personne soit hautement qualifié et motivé car dans ce cas de figure, elle produira de meilleurs résultats. On pourra alors lui laisser plus d’autonomie et on aura moins besoin de contrôler son travail.
Il se peut aussi que dans certains cas, la personne soit peu qualifiée mais soit hautement motivée. C’est alors une excellente opportunité pour la former et la coacher pour qu’elle réussisse avec succès.
Maintenant que l’on sait à quoi font référence ces deux critères (importance / urgence de la tâche et disposition du délégataire), plaçons les dans un quadrant pour savoir comment déléguer.
Le quadrant pour déléguer efficacement
Voyons en détails chaque cas de figure.
Importance et urgence faible / Forte disposition du délégataire (compétences / volonté)
Lorsque le délégataire a les compétences et la volonté d’accomplir la tâche qu’on veut lui confier et que l’importance de la tâche et son urgence est faible, on peut la déléguer les yeux fermés.
Ce premier cas de figure est idéal car c’est celui où on peut laisser une autonomie complète au délégataire. On peut se décharger complètement de nos tâches en toute confiance. On sait que celles-ci seront bien accomplies et on peut se permettre quelques erreurs du fait de la faible importance/urgence des tâches déléguées.
Importance et urgence forte / Forte disposition du délégataire (compétences / volonté)
Dans ce type de situation, on peut déléguer mais on doit tout de même contrôler le travail effectué. Même si le délégataire est très compétent et motivé, on doit s’assurer que la tâche soit bien faite puisqu’elle est hautement importante / urgente.
A noter que contrôler ne signifie pas micro-manager mais plutôt garder un oeil sur l’exécution de la tâche en faisant quelques points réguliers et en apportant une assistance si besoin.
Faible importance et urgence / Faible disposition du délégataire (compétences / volonté)
Ici on doit déléguer et contrôler. Ce sont les tâches que les autres personnes de l’équipe pourraient potentiellement faire. Cependant comme celles-ci manquent de compétences ou de volonté, on doit les contrôler pour s’assurer qu’elles soient faites correctement.
Si les délégataires manquent de compétence, on peut les former pour les rendre plus autonomes. Et s’ils manquent de motivation, il est important d’en discuter avec eux pour comprendre pourquoi et de les encourager tout au long du l’accomplissement du travail.
Importance et urgence forte / Faible disposition du délégataire (compétences / volonté)
Lorsque l’importance / urgence est forte et que le délégataire n’est pas disposé à accomplir la tâche, on ne doit pas déléguer. Déléguer nos tâches à une personne peu qualifiée ou peu motivée serait prendre un trop grand risque. Les accomplir nous-même permet de réduire considérablement ces risques.
Où passez-vous le plus de temps ?
Si vous avez tendance à passer beaucoup de temps sur la partie inférieure du quadrant, c’est-à-dire lorsque les personnes avec qui vous travaillez ont peu de compétences et peu de volonté, il est nécessaire de les former et de les motiver pour pouvoir créer un environnement dans lequel vous pouvez compter sur les autres.
Si en revanche vous passez beaucoup de temps sur les tâches de haute importance/urgence et que la disposition du délégataire est faible, posez-vous les questions suivantes :
- Est-ce que toutes ces tâches sont si importantes et urgentes que ça ?
- Est-ce que vous êtes vraiment la seule personne à pouvoir les traiter ?
En vous posant ces questions, vous constaterez souvent que certaines de vos tâches ne sont pas si importantes que cela et qu’en formant les personnes vous pourrez vous décharger de plus de tâches que vous ne le pensez.
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Apprendre à déléguer est une nécessité si vous voulez avancer efficacement vers vos objectifs. En apprenant à déléguer vos tâches, vous libérerez plus du temps pour planifier et organiser vos tâches. Vous pourrez aussi réfléchir plus stratégiquement à vos projets. Et votre stress et sentiment de débordement diminueront aussi mécaniquement.
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Note : Merci à Ameet Ranadive, Product Manager chez Instagram de m’avoir inspiré à écrire cet article.
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