Quel que soit votre niveau d’expertise ou vos années d’expérience, vous n’êtes jamais à l’abri de faire des erreurs ou d’oublier quelque chose. Il suffit que vous soyez un peu fatigué, distrait ou stressé pour commettre une faute.
Pour éviter que cela arrive, vous devez faire des checklists. Créer ces listes de contrôle vous aidera à vous rappeler de toutes les étapes de vos procédures et à livrer un travail de qualité. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien si tant d’experts y ont recours. Les chirurgiens les utilisent pour sauver des vies, les pilotes d’avion pour assurer la sécurité des passagers et les astronautes pour mener à bien leurs missions.
Dans cet article vous allez donc apprendre les 4 étapes pour créer des checklists utiles. Mais avant intéressons-nous de plus près aux nombreux bénéfices de ces listes.
Les bénéfices des checklists ou listes de contrôle
La checklist vous permet d’éviter les oublis
Quand vous faites quelque chose qui requiert plusieurs étapes, vous avez de grandes chances d’en oublier au moins une. Et c’est d’autant plus vrai quand les étapes sont nombreuses.
Prenez les départs en vacances par exemple. Au moment de partir, vous devez penser à plein de choses. Entre faire les valises, prendre la crème solaire, prendre le chargeur de téléphone, préparer des sandwichs pour la route, donner les instructions à vos proches pour qu’ils s’occupent de vos plantes pendant votre absence… la liste est longue.
Et c’est généralement une fois que vous avez pris la route et que vous avez roulé 2 bonnes heures que vous vous posez la fameuse question qui vous hantera pendant tout votre voyage : “Est-ce que j’ai pensé à éteindre la lumière avant de partir ?”
On est tous sujets aux oublis, même ceux qui estiment avoir une bonne mémoire. Parce que notre cerveau est naturellement mauvais pour se souvenir de longues listes détaillées. Et c’est là tout l’intérêt des checklists. Elles vous aident à penser à tout.
La checklist vous évite de faire des erreurs
On fait tous des erreurs. Parfois celles-ci sont facilement corrigibles, mais parfois elles peuvent être irréparables, voire même tragiques, comme peut en témoigner l’histoire d’Eric Cropp.
C’était un dimanche chargé à l’hôpital de Cleveland. Eric Cropp, un pharmacien expérimenté avec plus de 14 ans d’expérience, était de garde. Il faisait équipe avec une jeune pharmacienne qui était nouvelle dans le département.
Ce jour-là, Cropp fit une terrible erreur. Il oublia de vérifier la solution que la jeune pharmacienne avait préparée pour la chimiothérapie d’une petite fille. Celle-ci était 20 fois plus puissante que ce que les médecins avaient prescrit. Quand la docteur administra le traitement, la jeune patiente se retrouva dans le coma et 3 jours plus tard elle mourut.
Eric Cropp se retrouva alors en prison. Il dut payer une amende de 5000 dollars, il fit 400h de travaux d’intérêt général, il perdit sa licence, sa carrière et sa réputation, mais surtout il dut vivre avec cette erreur sur la conscience pendant toute sa vie.
Dans votre cas, les conséquences de faire des erreurs seront certainement moins tragiques. Si vous envoyez un email et que vous oubliez d’attacher la pièce jointe, il vous suffira de le renvoyer. Et si vous faites une recette de cuisine de mémoire et que vous mettez le double de sel, vous aurez juste un plat plus salé. Les répercussions seront donc bien moindres.
Mais pourquoi accepter de faire ce genre d’erreurs quand celles-ci peuvent être facilement évitées ? Tout ce dont vous avez besoin c’est de créer une checklist.
La checklist vous permet de maintenir des standards d’excellence
Il y a quelques années, je travaillais en Italie pour une chaîne d’hôtel international. Plusieurs fois par mois, je faisais le contrôle des chambres après que les agents d’entretien soient passés. Je vérifiais chaque pièce une à une, checklist en main, pour m’assurer que tout était en ordre et que les standards de l’hôtel étaient bien respectés.
Et je n’étais pas le seul à le faire. Chaque employé du groupe disposait de cette même checklist, qu’il soit basé en Italie, en Arabie Saoudite, au Mexique ou en Chine. Grâce à elle, la chaîne hôtelière était capable de maintenir les mêmes standards partout dans le monde.
La checklist peut donc aussi vous permettre de garder des standards d’excellence. Dans votre cas, il peut s’agir de livrer des projets de haute qualité ou encore d’offrir des services irréprochables à vos clients. Quel que soit votre objectif, avoir une liste de contrôle vous aidera à produire le meilleur résultat possible, et ce de façon constante.
La checklist vous aide à mieux déléguer
Pour bien déléguer, vous devez vous assurer que la personne à qui vous confiez vos tâches comprenne parfaitement ce qu’elle doit faire. Et pour cela, il n’y a rien de mieux que de lui fournir une checklist qui détaille point par point votre besoin.
Admettons que vous déléguiez la réalisation d’un visuel à un prestataire par exemple, vous pourriez lui fournir la checklist suivante.
Grâce à cette liste, votre prestataire aura des instructions spécifiques pour produire l’image que vous désirez. Il lui suffira de suivre vos consignes point par point.
Les checklists sont donc d’excellents outils pour déléguer. Non seulement elles évitent les mauvaises surprises, mais elles vous font aussi gagner du temps parce que vos exigences sont claires d’entrée de jeu.
Lire aussi : Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement
La checklist vous fait gagner en sérénité
Le dernier avantage des checklists est qu’elles vous font gagner en sérénité. Comme on l’a vu un peu plus tôt, notre cerveau n’est pas fiable pour se souvenir en détail de longues listes. Il finit toujours par oublier des choses. Et ces oublis sont souvent source de problèmes, de doutes et de frustrations.
C’est le cas des réunions par exemple. Il n’y a rien de plus pénible que de terminer une présentation et de réaliser après coup que vous avez oublié de parler d’un point important ou de rentrer des courses et de remarquez que vous avez oublié d’acheter quelque chose.
Avec une checklist, vous évitez les oublis, les erreurs et tous les désagréments qui vont avec.
Maintenant que vous connaissez les bénéfices de ces listes de contrôle, comment en créer une étape par étape ?
Comment créer une checklist ?
Étape 1 : Déterminez votre besoin en checklist
Pour commencer, définissez précisément votre besoin en checklist. Pour cela, demandez-vous :
- Quelles sont les activités récurrentes et importantes pour lesquelles une checklist me serait utile ?
- Quelles sont les erreurs que je fais continuellement et qui pourraient être évitées avec une checklist ?
- Qu’est-ce que j’ai tendance à oublier ?
Admettons que vous soyez coach, consultant ou freelance et que vous cherchiez à mieux qualifier vos prospects avant d’accepter de travailler avec eux. Vous pourriez vous dire par exemple que pendant l’appel de qualification vous avez tendance à oublier de poser certaines questions et qu’une checklist vous serait bien utile.
Étape 2 : Construisez votre checklist
Une fois que vous êtes au clair sur votre besoin, listez les éléments de votre checklist. Celle-ci doit être la plus simple et compacte possible. Limitez-vous à 9 éléments maximum. Au-delà de ce nombre, vous ne serez pas encouragé à l’utiliser.
Bien sûr, vous ne pourrez pas toujours respecter cette limite, mais essayez tant que possible de garder votre liste succincte. Assurez-vous aussi de les classer par ordre chronologique ou par ordre de priorité.
Voici à quoi pourrait ressembler votre checklist dans le cadre de l’appel de qualification :
Étape 3 : Mettez votre checklist en application
Maintenant que votre checklist est prête, mettez-la en application. Prenez chaque élément de votre liste et cochez-les un à un. Ne pressez pas cette étape, vous devez vous assurer de bien penser à tout.
Pour reprendre notre exemple, avant de passer l’appel avec votre prospect vous vous renseignerez sur l’entreprise, sur sa taille et sur les décisionnaires. Après l’avoir fait, vous cocherez ces éléments dans votre liste puis vous passez aux éléments suivants.
En testant votre checklist, vous remarquerez peut-être que certains éléments manquent ou sont inutiles. Si c’est le cas, optimisez votre liste de contrôle.
Étape 4 : Optimisez votre checklist
Votre checklist ne sera pas toujours optimale du premier coup. Vous devrez parfois ajouter des éléments ou les supprimer pour qu’elle s’adapte mieux à vos besoins. N’hésitez pas à faire les modifications nécessaires.
Pour les appels de qualification, peut être que vous remarquerez que l’élément “se présenter brièvement” n’est pas pertinent et que vous devriez plutôt au contraire passer du temps à vous présenter pour créer une vraie connexion avec votre interlocuteur et vous crédibiliser. Vous modifierez donc votre checklist en fonction de ces observations.
En suivant ces quelques étapes, vous pourrez créer des checklists utiles et pratiques qui vous aideront dans votre quotidien.
Comment vous rappeler d’utiliser vos checklists ?
Créer des checklists c’est bien, vous rappeler de les utiliser c’est mieux. Pour penser à utiliser vos listes de contrôle, créez-vous des rappels dans votre calendrier ou sur votre to-do list. Par exemple, si vous planifiez un appel avec un prospect, écrivez sur votre calendrier “Appel + utiliser la checklist” de cette façon vous vous en rappellerez le moment venu.
Exemples de checklist
Checklist pour publier un article
Checklist pour faire un bilan mensuel
Checklist pour rester organisé
Checklist pour le sport
Checklist pour la prise de décision
Les applications checklist
Pour créer vos checklists, vous pouvez utiliser un modèle et l’imprimer à chaque fois que vous en avez besoin. Mais vous pouvez aussi utiliser des applications comme Evernote, Notion ou Todoist. Ces outils vous permettront de créer rapidement des listes de contrôle et de les réutiliser pour tous vos projets. Et comme ils sont généralement disponibles sur ordinateur, smartphone et tablette, vous pourrez les emporter partout avec vous.
Conclusion
Utiliser des checklists est un moyen simple d’éviter les oublis et les erreurs. Cela vous permet aussi de maintenir des standards d’excellence, de déléguer efficacement et de gagner en sérénité.
Pour créer ces listes de contrôle, il suffit de suivre 4 étapes :
- Étape 1 : Déterminez votre besoin en checklist
- Étape 2 : Construisez une checklist simple et concise
- Étape 3 : Mettez votre checklist en application
- Étape 4 : Optimisez votre checklist en fonction de vos besoins