Cartographie des processus : le guide simplifié pour maximiser l’efficience

Beaucoup de dirigeants veulent structurer leur entreprise, mais ne savent pas par où commencer.

La cartographie des processus est souvent l’une des meilleures premières étapes. Elle permet de mettre à plat vos workflows, de visualiser les points de friction, et d’identifier les leviers d’optimisation.

Dans cet article, vous allez découvrir comment cartographier vos processus simplement, avec les bons outils et les bons symboles, pour gagner en clarté et en efficacité.

Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?

Définition 

La cartographie de processus, c’est tout simplement une façon de visualiser comment les choses se passent concrètement dans votre entreprise. Elle met à plat chaque étape, dans l’ordre, avec les décisions à prendre et les ressources impliquées. L’objectif est d’identifier les zones floues et les points où vous perdez du temps. C’est ce qui permet ensuite de rendre vos workflows plus efficaces.

3 types de cartographie de processus

On distingue 3 grandes familles de processus :

• 1. Les processus opérationnels : Ce sont les activités principales de votre entreprise, celles qui transforment une demande client en un produit ou un service livré. Autrement dit, tout ce qui crée directement de la valeur.

• 2. Les processus supports : Ils ne créent pas de valeur directement, mais ils permettent aux autres de fonctionner. Ils regroupent tout ce qui apporte les ressources, les outils ou l’assistance nécessaires au bon déroulement des opérations : RH, informatique, finance, maintenance…

• 3. Les processus de pilotage (ou de management) : Ce sont les processus qui donnent le cap. Ils permettent de définir la stratégie, suivre les indicateurs, gérer les risques et s’assurer que tout le reste avance dans la bonne direction.

Pourquoi cartographier les processus ?

Les objectifs de la cartographie des processus

Cartographier vos processus a 5 objectifs principaux : 

• Améliorer les processus métier : En visualisant vos workflows, vous repérez rapidement les lenteurs, les doublons ou les blocages, vous êtes donc capable de fluidifier les opérations.

• Former plus facilement vos collaborateurs : Une bonne cartographie aide à transmettre les bonnes pratiques et à faciliter l’onboarding des nouveaux arrivants.

• Standardiser vos pratiques : Documenter vos processus, vous permet de vous assurer qu’ils sont exécutés de la même manière partout, par tout le monde. 

• Assurer votre conformité : Certaines normes comme ISO 9001 exigent une documentation claire et structurée des processus. Pour cela vous devez impérativement les cartographier sans quoi vous ne pouvez pas être certifié.

• Clarifier les rôles et responsabilités : En liant vos processus à une matrice RACI, chacun sait exactement ce qu’il a à faire, à quel moment, et avec qui. 

Les avantages de la cartographie des processus

Faire une carte des processus permet de : 

• Clarifier le processus : La cartographie rend les rôles, les étapes et les objectifs clairs pour tout le monde (équipe, clients et investisseurs)..

• Améliorer la prise de décision : En ayant un mapping clair sous les yeux, vous pouvez prendre de meilleures décisions car vous avez une meilleure compréhension des systèmes qui se cachent derrière votre entreprise.

• Gagner en efficacité et en performance : C’est sans doute, le plus grand bénéfice de cartographier ses processus. En le faisant, vous investissez mieux vos ressources, réduisez les erreurs, et améliorez la productivité globale de votre entreprise.

• Réduire les coûts opérationnels : Cartographier permet d’identifier les tâches inutiles et le gaspillage ce qui diminue vos coûts.

• Préserver et transmettre les connaissances : Documenter les processus assure la continuité en cas de départs et facilite l’intégration de nouveaux collaborateurs.

Exemples de cartographie des processus

Chaque outil de cartographie a son utilité. Voici les 5 principaux types à connaître, avec leurs cas d’usage.

Le logigramme (flowchart)

C’est l’outil de base. Il décrit un processus étape par étape avec des symboles normalisés : rectangles pour les actions, losanges pour les décisions, ovales pour les débuts et fins. Le tout relié par des flèches. C’est parfait pour visualiser le cheminement d’un processus, repérer les enchaînements et identifier les points à améliorer.

Exemple de logigramme

La carte descendante (ou processus de haut niveau)

Ici, on prend de la hauteur. On schématise un processus en 4 ou 5 grandes étapes, sans rentrer dans le détail. C’est idéal pour présenter une vue d’ensemble à un client ou une partie prenante qui veut comprendre le « quoi », sans se perdre dans le « comment ».

Le schéma détaillé du processus

Contrairement à la carte descendante, ce format entre dans les détails. Il cartographie toutes les étapes, les sous-processus, les points de contrôle et les responsabilités. C’est l’outil parfait pour identifier les inefficiences et préparer une optimisation en profondeur.

Le diagramme FIPEC (ou SIPOC)

C’est une cartographie à très haut niveau. On y liste les Fournisseurs, les Intrants, le Processus, les Extrants et les Clients. C’est un excellent point de départ pour clarifier le périmètre d’un processus, comprendre qui intervient à chaque étape, et poser les bases avant d’entrer dans les détails.

Le diagramme Swimlane (ou “pistes de nage”)

Ici, chaque acteur (personne, service, équipe) a son propre couloir. Les étapes du processus sont réparties selon qui les réalise. Ce type de cartographie permet de clarifier les responsabilités, visualiser les interactions, et repérer les points de friction entre services.

Les meilleurs outils de cartographie des processus

Lucidchart 

Un outil complet, pensé pour les pros. Il permet de créer des logigrammes et des diagrammes complexes, d’importer des données pour générer des schémas automatiquement, et s’intègre parfaitement avec G Suite ou Microsoft Office. Idéal si vous cherchez une solution robuste et connectée.

Whimsical

C’est celui que nous utilisons chez Everlaab. Ultra rapide, simple à prendre en main, et parfait pour créer des logigrammes lisibles en quelques clics. Et en bonus : il se connecte à ChatGPT, ce qui vous permet de générer des diagrammes en automatique à partir d’un simple prompt. Gain de temps garanti.

MindMeister 

À la base conçu pour les cartes mentales, MindMeister permet aussi de faire des logigrammes simples. Son interface minimaliste et intuitive en fait un bon choix pour structurer vos idées, notamment en phase de brainstorming.

Miro 

Une autre excellente alternative. Miro propose un tableau blanc collaboratif infini, idéal pour créer des logigrammes, mais aussi des cartes mentales, des organigrammes, etc. L’un de ses points forts : une intégration facile avec de nombreuses apps.

Symboles et notation de cartographie des processus

Pas besoin de connaître tous les standards pour commencer. En réalité, 4 formes suffisent pour modéliser 80 % des processus.

Le symbole de processus : C’est le plus courant. Il représente une action, une tâche, une étape concrète du processus. Vous allez l’utiliser partout.

Le symbole de début/fin : Il marque le point de départ et le point d’arrivée du processus. Il permet de bien cadrer le flux.

Le symbole de décision : Il introduit un choix, un embranchement. Typiquement une question fermée : oui/non, vrai/faux…

La ligne de connexion : Elle relie les différentes étapes entre elles et indique la direction du processus. Sans elle, impossible de suivre le cheminement.

Avec ces 4 formes, vous avez déjà tout ce qu’il faut pour créer des logigrammes clairs et efficaces.

Maintenant, si vous souhaitez respecter les conventions de modélisation à la lettre (par exemple dans le cadre d’une certification ou d’un audit), voici les symboles complémentaires à connaître

Comment cartographier un processus ? 

Étape 1 : Définissez le processus à cartographier

Commencez par choisir le bon processus. Pas besoin de tout documenter d’un coup. Priorisez ceux qui ont le plus d’impact sur vos résultats — les plus chronophages, les plus critiques, ou ceux qui posent le plus de problèmes.

Demandez-vous aussi comment ce processus s’intègre avec les autres : faut-il le cartographier seul, ou en lien avec d’autres flux ? 

Supposons que vous vouliez cartographier votre processus de facturation. Sur le papier, ça semble simple : créer la facture, l’envoyer au client, enregistrer le paiement.

Mais en y regardant de plus près, ce processus dépend en réalité de plusieurs autres :

• la signature du contrat (gérée par le processus commercial)
• la validation de la prestation réalisée (gérée par le chef de projet)
• l’envoi d’un mail de confirmation (géré par l’administration)

Si vous cartographiez uniquement la facturation sans prendre en compte ces connexions, vous risquez d’avoir une vision tronquée du problème. Dans ce cas, il vaut mieux élargir le périmètre ou bien préciser clairement les points d’entrée et de sortie entre processus.

Étape 2 : Listez toutes les tâches, actions et ressources

Passez en revue chaque étape. Notez toutes les tâches et sous-tâches nécessaires, même les plus petites. Indiquez aussi les ressources associées : qui intervient, avec quoi, combien de temps ça prend ? Même si vous ne mettez pas tout dans la carte finale, ce travail vous permet d’éviter les angles morts.

Étape 3 : Définissez les limites du processus

Où commence le processus ? Où s’arrête-t-il ? Qui le déclenche ? À quoi ressemble une exécution réussie ? Ce sont les questions que vous devez vous poser pour ne pas déborder du sujet ou manquer d’éléments clés.

Choisissez aussi le niveau de détail : plus vous entrez dans le concret, plus vous pourrez améliorer le processus. Mais pour une simple documentation, une version plus synthétique peut suffire.

Étape 4 : Documentez les étapes dans l’ordre logique

Répertoriez toutes les étapes dans leur enchaînement réel. Pensez aux transitions, aux conditions, aux dépendances. Même si votre carte sera peut-être simplifiée, cette documentation complète vous aidera à bâtir une version plus poussée si besoin.

Étape 5 : Choisissez le bon type de cartographie

Le choix du type de cartographie dépend de votre objectif et du niveau de détail souhaité. Comme on l’a vu plus haut : utilisez un logigramme pour détailler chaque étape, une carte descendante pour une vue d’ensemble rapide, ou un SIPOC pour cadrer un processus stratégique de manière synthétique.

Si vous avez bien suivi les étapes de préparation, le type de carte le plus adapté apparaîtra comme une évidence.

Étape 6 : Créez la carte

Utilisez les bons symboles (ISO, BPMN, ou notation simple). Structurez la carte selon l’objectif :

Pour un SIPOC : commencez par le processus, puis les résultats, les clients, les entrées et les fournisseurs.

Pour une documentation simple : optez pour une organisation linéaire, claire et lisible.

Étape 7 : Relisez, testez et partagez

Utilisez l’un des logiciels mentionnés plus haut (Whimsical, Lucidchart, Miro ou MindMeister) pour créer votre carte. Appuyez-vous sur les symboles de base que nous avons vus : action, décision, début/fin, connexion. C’est largement suffisant pour représenter clairement votre processus.

Adaptez ensuite la structure à votre objectif :

• Pour un SIPOC, commencez par le processus, puis enchaînez avec les résultats, les clients, les entrées et les fournisseurs.
• Pour une documentation simple, une organisation linéaire, claire et lisible fera parfaitement l’affaire.

Étape 8. Cherchez à l’améliorer dans le temps

Même si votre objectif initial était simplement de documenter, une bonne carte ne doit pas rester figée.

Comparez-la régulièrement à vos données de performance, identifiez les points de friction, et affinez-la en fonction des retours terrain.

Vous pouvez aussi faire évoluer votre manière de cartographier : impliquer davantage vos équipes, tester une nouvelle structure, ou créer des visuels plus clairs et plus percutants.

Lire aussi : Méthode Kaizen : Comment s’améliorer en continu ?

Conclusion

Vous l’avez vu : cartographier vos processus ne demande ni diplôme d’ingénieur, ni logiciel complexe. Il suffit de suivre une méthode claire et d’utiliser les bons outils.

Et surtout, de garder en tête l’objectif : mieux comprendre vos opérations pour les améliorer.

Si vous voulez aller plus loin, on a préparé un kit complet pour vous aider à structurer vos processus étape par étape.