Qu’est-ce que la 9 box ? (+7 étapes pour créer une matrice à 9 cases)

Si vous voulez mieux gérer les talents dans votre entreprise, la matrice 9-box est l’outil qu’il vous faut.

Grâce à elle, vous pouvez : 

• constituer une équipe performante et motivée
• répartir les rôles plus efficacement
• fidéliser vos meilleurs éléments
• développer les compétences en interne

Mais les bénéfices vont bien au-delà de la gestion des talents, elle a aussi un impact direct sur votre quotidien de dirigeant.

En plaçant les bonnes personnes aux bons postes, vous déléguez plus facilement, vous réduisez les urgences à gérer vous-même, et vous libérez du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Dans cet article, vous allez découvrir ce qu’est la 9 box, comment elle fonctionne, et comment l’utiliser pour améliorer la performance de votre entreprise.

Qu’est-ce que la 9 box ?

La matrice à 9 cases (ou HR 9 box grid) est un outil utilisé en gestion des talents. Elle permet aux dirigeants d’évaluer les performances de leurs collaborateurs tout en identifiant leur potentiel de développement.

Concrètement, cette grille répartit les employés en 9 catégories selon 2 axes : leur performance actuelle et leur potentiel futur au sein de l’organisation.

La 9 box management est populaire car elle permet d’identifier rapidement les personnes clés et les points à améliorer dans l’équipe. Le dirigeant peut alors ajuster les formations, le coaching ou le mentorat en fonction des vrais besoins.

Elle sert aussi à repérer les futurs leaders, anticiper les départs ou les changements d’équipe, et mieux préparer les promotions ou les évolutions internes.

En bref, cette matrice des talents vous permet de voir en un coup d’œil qui performe le mieux, qui a du potentiel, et comment faire évoluer votre équipe de façon plus stratégique et efficace.

Historique du système des 9 boîtes 

La matrice à 9 cases est née à la fin des années 1960. À l’origine elle a été conçue par le cabinet McKinsey pour aider des entreprises comme General Electric à évaluer et comparer leurs différentes unités d’affaires. L’objectif n’était pas RH à l’époque : il s’agissait de mieux répartir les investissements en fonction de la performance actuelle et du potentiel futur de chaque activité.

Face à l’efficacité de cette méthode visuelle et structurée, les entreprises ont rapidement vu l’intérêt de l’appliquer à la gestion des talents. Dès les années 1970, la matrice à 9 cases a été adaptée pour évaluer les collaborateurs, en croisant deux dimensions : la performance actuelle et le potentiel de développement.

Cette version RH est ensuite devenue un outil populaire pour repérer les hauts potentiels, préparer les plans de succession, et mieux piloter le développement des futurs leaders.

Comment fonctionne la matrice des talents 9 box ?

Le modèle des 9 cases repose sur une matrice de 3 par 3, soit 9 catégories combinant deux dimensions clés :

• La performance (axe horizontal) : elle correspond aux résultats actuels de la personne. C’est-à-dire sa capacité à atteindre ses objectifs, à tenir ses engagements, et à contribuer concrètement à l’activité de l’entreprise.

• Le potentiel (axe vertical) : il reflète la capacité d’un collaborateur à évoluer vers des fonctions plus complexes ou stratégiques dans le futur. Il s’appuie sur des critères comme l’agilité d’apprentissage, la motivation, les valeurs, la capacité à gérer des responsabilités plus larges, et l’ambition professionnelle.

Chaque case du modèle représente un profil type.

Lors des évaluations, les collaborateurs sont positionnés dans cette grille en fonction de leur profil. Pour évaluer le potentiel, on examine notamment :

• Leur capacité à apprendre et à s’adapter
• Leur alignement avec les valeurs de l’entreprise
• Leur niveau d’engagement
• Leurs objectifs à moyen et long terme

Les collaborateurs positionnés en haut à droite de la matrice sont ceux qui combinent une performance solide et un fort potentiel d’évolution : ce sont les talents à fort impact, à suivre de près pour des postes clés.

À l’inverse, ceux placés en bas à gauche affichent des résultats faibles et un potentiel limité, ce qui peut nécessiter un accompagnement renforcé… ou une remise en question de leur adéquation avec le poste.

Les 9 catégories de modèles de boîtes 

1. Performance élevée – Potentiel élevé (Star)

Ce sont les profils les plus prometteurs. Ils excellent dans leur rôle actuel et montrent un fort potentiel pour évoluer vers des postes clés.

Action à mener :

Misez sur eux dans votre stratégie de succession. Confiez-leur des projets ambitieux, ouvrez-leur des portes vers plus de responsabilités et proposez-leur un mentorat. Pour les garder motivés et engagés, veillez à entretenir un haut niveau de satisfaction au travail.

2. Performance élevée – Potentiel moyen (Performeur)

Ils délivrent des résultats solides, font preuve de fiabilité, mais n’ont pas forcément l’envie ou les capacités de progresser vers des fonctions managériales.

Action à mener :

Renforcez leur rôle sur des missions critiques, valorisez leur expertise et impliquez-les dans la transmission de savoir. Ce sont des profils stables, indispensables à la continuité et à la qualité d’exécution.

3. Performance élevée – Potentiel faible (Expert)

Ils sont très efficaces dans leur domaine, mais ne cherchent pas à évoluer au-delà de leur périmètre actuel.

Action à mener :

Gardez-les dans des rôles spécialisés où leur expertise est un atout. Encouragez le partage de connaissances et reconnaissez leur valeur. Leur stabilité est une force pour l’équipe.

4. Performance moyenne – Potentiel élevé (Future Star)

Ils ne sont pas encore au sommet de leur performance, mais montrent une vraie capacité d’apprentissage et un fort potentiel de croissance.

Action à mener :

Offrez-leur des missions stimulantes et un accompagnement adapté : mentorat, formation, coaching. Suivez de près leur évolution, ce sont vos futurs talents stratégiques.

5. Performance moyenne – Potentiel moyen (Pilier)

Ils avancent à leur rythme, sans faire de vagues. Mais avec un peu de soutien, ils peuvent clairement monter d’un cran.

Action à mener :

Proposez des opportunités de développement progressif : formations ciblées, montée en compétence sur des projets concrets, participation à des projets collectifs. Encouragez leur implication sur le long terme.

6. Performance moyenne – Potentiel faible (Solide)

Ils assurent le minimum attendu, sans grandes ambitions. Leur évolution est limitée, mais leur constance peut représenter un point d’appui utile.

Action à mener :

Clarifiez les attentes, assurez un suivi régulier et valorisez leur contribution. Avec un cadre bien défini, ces profils peuvent rester des soutiens fiables sur certaines fonctions.

7. Performance faible – Potentiel élevé (Énigme)

Ils déçoivent aujourd’hui, mais montrent des signes clairs de potentiel. Ils sont peut-être mal affectés ou insuffisamment accompagnés.

Action à mener :

Identifiez la cause des difficultés : manque de formation, inadéquation au poste, problèmes d’environnement ? Proposez un coaching ou une réaffectation. S’ils sont bien encadrés, leur progression peut être spectaculaire.

8. Performance faible – Potentiel moyen (À développer)

Ils peinent à produire les résultats attendus, même si certains signaux laissent entrevoir une possible évolution.

Action à mener :

Fixez des objectifs clairs, proposez un soutien ciblé et évaluez régulièrement les progrès. S’il n’y a pas de changement, une réorientation ou une séparation devront être envisagées.

9. Faible potentiel / faible performance (Risque)

Les collaborateurs situés dans cette case, ne répondent pas aux attentes, montrent peu de motivation et semblent mal adaptés au poste ou à la culture de l’entreprise.

Action à mener :

Mettez en place un plan d’amélioration avec des objectifs clairs et un calendrier défini. Assurez un suivi régulier pour évaluer les progrès et ajuster l’accompagnement si nécessaire. Et si aucune évolution significative n’est constatée, envisagez une réaffectation… ou, en dernier recours, un départ.

7 étapes pour préparer une évaluation avec la 9 box

Étape 1 : Déterminez les scores de la grille d’évaluation

Avant de commencer, vous devez définir une échelle de notation simple pour évaluer deux dimensions : la performance et le potentiel.

Attribuez un score de 1 à 20 pour chaque axe. Voici un exemple de barème :

Pour la performance :

• 0 à 6 : faible performance
• 7 à 14 : performance moyenne
• 15 à 20 : haute performance

Pour le potentiel :

• 0 à 6 : faible potentiel
• 7 à 14 : potentiel moyen
• 15 à 20 : fort potentiel

Ce système vous permettra ensuite de placer chaque collaborateur dans l’une des 9 cases de la matrice, en croisant les deux scores.

Étape 2 : Choisissez les critères d’évaluation

Avant d’attribuer une note, il faut savoir sur quoi vous allez évaluer vos collaborateurs.

Commencez par définir les critères de performance. Ce sont les éléments concrets qui vous permettent d’évaluer la qualité du travail réalisé. Pour les identifier, appuyez-vous sur la fiche de poste, les objectifs fixés ou les indicateurs clés liés à son métier (KPI).

Pour un commercial par exemple, vous pouvez prendre en compte le taux de closing, le nombre de contrats signés par mois, sa capacité à suivre les process, ou encore son alignement avec les valeurs de l’entreprise.

Ajoutez ensuite des critères de potentiel. Ici, vous cherchez à savoir si la personne a la capacité d’évoluer, d’apprendre, de prendre plus de responsabilités. Vous pouvez vous poser des questions comme : est-ce qu’elle apprend vite ? Est-ce qu’elle prend des initiatives ? Est-ce qu’elle pourrait encadrer une équipe demain ?

Ces deux types de critères vous donneront une base solide pour une évaluation juste et utile.

Étape 3 : Préparez la scorecard

Pour faciliter l’évaluation, préparez une scorecard (ou grille d’évaluation) qui reprend tous les critères que vous avez définis à l’étape précédente.

Cette fiche vous permettra de noter chaque collaborateur de manière structurée et objective. Elle peut se présenter sous forme de tableau, avec d’un côté les critères (de performance et de potentiel), et de l’autre une échelle de notation comme vous pouvez le voir ci-dessous.

Étape 4 : Faites un entretien avec vos collaborateurs (optionnel)

Il est possible que vous ne disposiez pas de toutes les informations nécessaires pour évaluer un collaborateur de manière juste. Dans ce cas, il peut être utile d’organiser un entretien individuel.

Cette discussion vous permettra de poser des questions ciblées et de recueillir des éléments complémentaires. Vous pourrez, par exemple, creuser certains points comme :

• la perception qu’a le collaborateur de ses propres performances,
• les difficultés qu’il rencontre dans son poste,
• ses envies d’évolution ou de changement,
• les compétences qu’il souhaite développer.

Ce moment d’échange est l’occasion d’impliquer le collaborateur dans son propre développement.

Étape 5 : Faites les calculs

Notez chaque critère un à un, en vous appuyant sur les observations et les faits concrets. Une fois tous les critères évalués, calculez la moyenne pour la performance, puis la moyenne pour le potentiel.

Ces deux scores vous permettront de positionner chaque collaborateur dans la bonne case de la matrice 9-box. Vous aurez ainsi une vision claire et structurée de votre équipe, pour mieux piloter les actions à venir.

Étape 6 : Préparez un plan de développement adapté à chacun.

L’objectif est de créer les meilleures conditions pour leur permettre de progresser, en travaillant sur leurs compétences, leur posture et leur potentiel.

Dans ce plan vous retrouverez typiquement : 

• une synthèse des points forts et des axes d’amélioration,
• un ou plusieurs objectifs de développement, précis et mesurables,
• les étapes à suivre ainsi que les ressources à mobiliser (formations, mentorat, coaching…),
• un calendrier d’accompagnement et des indicateurs pour suivre les progrès.

Ce plan devient un outil de pilotage partagé, utile pour l’entreprise comme pour le collaborateur.

Étape 7 : Organisez un feedback individuel constructif

Une fois l’évaluation terminée, prévoyez un entretien individuel pour partager les résultats avec chaque collaborateur.

Il ne s’agit pas de dire frontalement “tu es un profil à risque” ou “tu es dans la case du milieu”. L’objectif est de transmettre les conclusions avec tact et pédagogie, en mettant l’accent sur le développement plutôt que sur l’étiquette.

Commencez par valoriser les points forts observés, puis abordez les axes d’amélioration. Expliquez ensuite le plan de développement prévu pour accompagner leur progression : les compétences à renforcer, les formations envisagées, les étapes à venir.

Ce moment doit être constructif. Le but est que le collaborateur reparte avec une vision claire de son potentiel, des attentes et des opportunités qui s’offrent à lui.

Conclusion

La matrice 9-box vous donne une vue d’ensemble précise de votre équipe. Elle vous aide à identifier les talents à faire évoluer, les rôles à ajuster, et les actions à mettre en place pour faire progresser chacun.

C’est un outil simple, rapide à prendre en main, et très utile pour structurer vos décisions managériales.

Essayez-la. Vous verrez rapidement la différence dans la gestion de vos équipes et dans votre charge mentale de dirigeant.