3 étapes infaillibles pour organiser vos notes logiquement 

Est-ce que cette situation vous est familière ?

Vous lisez quelque chose de captivant dont vous voulez absolument vous rappeler. Alors vous prenez des notes sur votre application ou sur une feuille. 

Seulement une fois votre précieuse information capturée, vous êtes incapable de savoir où la ranger. Est-ce que vous devriez la transférer dans un dossier thématique ? Dans un dossier projet ? Dans vos favoris ? 

Vous êtes submergé par les possibilités. 

Dans l’empressement, vous décidez de la mettre de côté en vous disant que vous la classerez plus tard. Mais vous ne le faites jamais. Jour après jour vous entassez vos notes et vous vous retrouvez maintenant avec un monticule de données inexploitables que vous n’avez plus le courage de trier. 

Si cette situation vous parle, vous êtes au bon endroit. D’ici quelques instants, vous allez découvrir comment organiser vos notes logiquement, comment utiliser l’Intelligence Artificielle pour classer vos données et comment les taguer pour les retrouver rapidement.

Hiérarchies et réseaux : 2 approches pour organiser vos notes

Il existe 2 grandes façons d’organiser vos notes : hiérarchiquement et en réseau. 

L’organisation hiérarchique est la plus courante. Elle consiste à regrouper vos notes similaires dans des dossiers thématiques. Par exemple vous regroupez vos conseils de voyage et vos idées de destination dans un dossier « Voyage » parce que ces informations appartiennent à la même thématique.

Cette méthode est simple, logique et familière. C’est celle que l’on nous apprend à l’école. Si vous vous rappelez, à l’époque vous aviez un cahier par matière (français, anglais, histoire/géo, mathématique…) et vous deviez écrire vos leçons dans le bon cahier. Sans le savoir, vous vous organisiez hiérarchiquement.

Cette organisation est par nature “top-down”. C’est-à-dire qu’elle suit une structure prédéfinie qui dicte l’ordre de classement des informations.

À l’inverse, l’organisation en réseau ne suit aucune structure spécifique. Dans ce cas de figure, les informations ne sont attachées à aucun dossier particulier. Elles sont connectées les unes aux autres pour former un vaste réseau de connaissances. 

Avec cette organisation, vous ne raisonnez pas en termes de catégories et de dossiers, mais plutôt en termes de connexions et de clusters (regroupements d’information similaires). 

C’est une approche “bottom-up” puisque ce sont les interactions entre les informations qui déterminent comment elles s’organisent de manière organique.

Dans cet article, on se concentrera sur l’organisation hiérarchique. Si vous voulez adopter l’organisation en réseau, je vous recommande plutôt de lire mon guide sur la méthode Zettelkasten dans lequel je détaille comment créer un réseau de connaissances étape par étape.

Comment organiser vos notes hiérarchiquement ?

Étape 1 : Créez de grands dossiers 

Pour commencer, créez 5 grands dossiers pour classer vos notes par thèmes. 

Un grand dossier est une catégorie générale qui peut englober beaucoup d’informations différentes. Si vous vous intéressez au foot, au golf et au basket par exemple, vous créerez un grand dossier « Sport » pour regrouper toutes vos notes sur ces différentes thématiques. Et si vous êtres passionné de lecture, de peinture et de bricolage, vous créerez un grand dossier « Loisir » pour stocker vos références, idées et projets liés à ces activités.

Les grands dossiers offrent beaucoup de souplesse en matière de classification. Si une note est associée à plusieurs sujets, elle peut être placée dans un dossier général, ce qui vous évite d’être tiraillé entre plusieurs dossiers spécifiques.

Ils vous font aussi gagner du temps. Comme vous avez seulement le choix entre 5 grands dossiers, vous pouvez rapidement décider de celui que vous utiliserez pour ranger vos notes. C’est un peu comme au restaurant, vous déciderez plus rapidement si on vous propose 5 plats plutôt que 20.

Pour mieux comprendre à quoi ressemblent ces grands dossiers, voici ceux que j’ai créés sur mon application Evernote (j’en ai plus de 5, mais vous allez comprendre pourquoi dans un instant).

Dans « Dev perso » je rassemble toutes mes notes sur la motivation, la gestion des émotions et les citations intéressantes. Dans « Marketing » je mets mes notes sur le copywriting, les stratégies d’acquisition et les outils marketing utiles. Et dans « Productivité » j’ajoute toutes mes notes sur la gestion du temps, l’organisation, la concentration et les outils d’automatisation.

En plus de ces dossiers, j’ai aussi un dossier “Bookmarks” qui regroupe toutes les notes qui n’appartiennent à aucune de ces catégories. 

Comme vous pouvez le voir, ces catégories sont très génériques et peuvent inclure beaucoup de thématiques différentes. 

Pour créer les vôtres, réfléchissez aux 5 grands thèmes sur lesquels vous prenez régulièrement des notes. Si vous avez du mal à les trouver, aidez-vous de ChatGPT. Listez tous les sujets sur lesquels vous avez l’habitude de consommer du contenu et demandez-lui d’extraire 5 grandes catégories en utilisant le prompt suivant : 

Aide-moi à regrouper les centres d’intérêt suivants en 5 grandes catégories logiques : 

• [centre d’intérêt 1]
• [centre d’intérêt 2]
• [centre d’intérêt 3]
• [centre d’intérêt 4]
• […]

Une fois vos 5 grandes catégories identifiées, vous n’aurez plus qu’à créer leurs dossiers correspondant dans votre application de prise de notes.

Étape 2 : Taguez vos notes

Taguer ses notes consiste à associer un ou plusieurs mots clés à celles-ci pour faciliter leurs organisation, recherche et classification. 

Si vous avez peu de notes aujourd’hui, vous avez peut-être du mal à voir l’intérêt de faire cet exercice car vous pouvez déjà retrouver tout ce dont vous avez besoin en parcourant vos dossiers. Mais à mesure que vous accumulerez de l’information, vous réaliserez que la recherche par dossier est limitée et vous comprendrez l’importance du taggage. 

Prenez donc l’habitude de taguer vos notes dès à présent, même si votre base de données est encore petite. En développant ce réflexe, vous pourrez exploiter vos notes efficacement, que vous en ayez 100 ou 10 000.

Maintenant vous vous demandez peut-être quels tags ajouter. Voici quelques idées : 

• Sujet : vous pouvez taguer vos notes en indiquant sur quoi elles portent #productivité, #outil, #intelligence_artificielle, #biologie. C’est la façon la plus commune d’ajouter des tags et c’est aussi la plus pratique. 

• Auteur : vous pouvez indiquer le nom de l’auteur dont votre note tire son origine #james_clear, #maya_angelou, #tim_ferriss #naval_ravikant. Personnellement j’aime utiliser ces tags car ils me permettent d’isoler toutes les notes relatives à un auteur en particulier.  

• Format : vous pouvez préciser le format du contenu que vous avez capturé #livre, #article, #podcast, #video, #favoris, #discussion, #citation. C’est pratique pour retrouver des notes selon le contexte dans lequel vous les avez prises.

• Fonction : vous pouvez signaler comment vous comptez utiliser votre note. Par exemple j’ajoute le tag #reference à chaque fois que je capture une histoire intéressante que je souhaite réutiliser dans mes articles pour illustrer mes propos.

• Sentiment : vous pouvez associer vos notes aux sentiments qu’elles vous évoquent #profond, #étonnant, #contre-intuitif, #nostalgique #perturbant. Cette approche est intelligente car on se souvient plus souvent de l’impact émotionnel qu’un contenu à eu sur nous plus que des détails du contenu à proprement parler. 

• Statut : vous pouvez indiquer le statut de votre note #brouillon, #à_lire, #classé, #archivé, #urgent, #important, #à_mémoriser. Cela vous permettra à la fois de les retrouver et de les traiter.

Quels que soient les tags que vous choisissez, utilisez-les avec constance. C’est LA clé pour retrouver vos notes facilement. Si vous décidez aujourd’hui de taguer vos notes selon l’auteur et le sentiment qu’elles vous évoquent, assurez-vous de le faire systématiquement. 

Pour garder cette constance, créez une note de synthèse dans laquelle vous expliquez votre logique. Par exemple, vous pourriez définir la taxonomie suivante.

Une fois votre note de synthèse créée, ajoutez-la en favori et référez-vous à elle à chaque fois que vous enregistrez une nouvelle information. Ce réflexe vous permettra de garder une cohérence et une continuité dans la façon dont vous capturez l’information.

Étape 3 : Changez vos dossiers en fonction de vos intérêts 

Dans l’étape 1, je vous ai expliqué que vous deviez créer 5 grands dossiers pour organiser vos notes. Ces dossiers constituent les fondations de votre système de prise de notes. Mais rien ne vous oblige à les garder. Vous pouvez créer plus de dossiers ou en supprimer si vous en ressentez le besoin.

Personnellement il m’arrive de temps en temps de créer de nouveaux dossiers pour regrouper les sujets qui prennent une part plus importante dans ma vie.

Par exemple il y a quelques années, j’ai créé un dossier “Technologie” dans lequel je stockais toutes mes notes à propos de robotique, d’innovations, de programmation et d’Intelligence Artificielle (IA). À l’époque, la répartition entre ces thématiques était assez équilibrée. 

Et puis l’année dernière j’ai commencé à m’intéresser de près à l’IA. Chaque mois j’enregistrais des dizaines de notes sur cette thématique, à tel point que 70% des notes contenues dans le dossier « Technologie » traitait maintenant d’IA et les 30% restants de robotiques, d’innovations et de programmation.  

Au vu de mon intérêt grandissant pour ce sujet, j’ai décidé de créer un nouveau dossier “Intelligence Artificielle” et de transférer toutes mes notes relatives à l’IA dans celui-ci. 

J’ai fait la même chose pour mes notes relatives au sport. Lorsque j’ai créé mon compte Evernote il y a 10 ans, le sport avait peu d’importance dans ma vie. Et les rares notes que je prenais à ce sujet étaient stockées dans un dossier générique appelé “Personnel”. 

Mais il y a 2 ans, j’ai développé un intérêt pour le renforcement musculaire et l’alimentation. Mon dossier “Personnel” s’est alors retrouvé inondé de notes portant sur ces sujets. J’ai donc créé un nouveau dossier “Sport et nutrition” pour héberger toutes ces informations au même endroit et éviter qu’elles encombrent mes autres notes personnelles.

Comme vous pouvez le voir, mes dossiers évoluent au gré de mes intérêts. À chaque fois qu’un sujet prend une part importante dans ma vie, je crée une nouvelle section dans ma base de données pour répondre au mieux à mes besoins. Je vous encourage à faire la même chose pour organiser efficacement vos notes.

Conclusion 

Vous savez maintenant comment classer vos notes logiquement. Pour rappel, il vous suffit de suivre 3 étapes : 

• Étape 1 : créez 5 grands dossiers pour regrouper vos notes en grands thèmes.
• Étape 2 : taguez vos notes par sujet, auteur, format, fonction, sentiment et/ou satuts.
• Étape 3 : créez de nouveaux dossiers en fonction de vos intérêts. 

En suivant ce processus, vous serez capable d’organiser logiquement toutes vos connaissances et de les exploiter pour le restant de vos jours.