Gagner du temps est un super pouvoir. Quand on sait gérer son temps, on accomplit notre travail plus vite. On dégage plus de temps libre. Et on atteint nos objectifs plus rapidement.

Tout le monde peut gagner du temps. Il suffit d’avoir les bons outils. 

Dans cet article j’ai listé quelques techniques qui devraient vous aider à gagner plusieurs heures chaque semaine.

Faites un audit de vos journées 

Avant même de s’intéresser aux différentes façons de gagner du temps, il faut d’abord savoir comment on en perd. Et pour cela rien de tel que de faire un audit de nos journées.

Rescuetime permet de réaliser ce genre d’audit. Une fois installée, l’application nous indique quels sont les sites et applications qui nous font perdre le plus de temps. On peut ensuite utiliser ColdTurkey pour les bloquer et ainsi gagner du temps. 

Si on constate que l’on passe beaucoup de temps sur Instagram par exemple, on peut bloquer l’application entre 8h et 19h pour ne pas se laisser distraire.

Cette première technique nous aide non seulement à savoir avec précision à quoi ressemblent nos journées mais aussi comment les optimiser.

Eliminez les distractions pour gagner du temps 

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Loi de Carlson

Un téléphone qui sonne, un message reçu, un nouvel email, une notification… sont autant de distractions qui peuvent nous faire perdre beaucoup de temps au quotidien. Et souvent ces distractions déclenchent toute une réaction en chaine.

Typiquement on travaille sur notre ordinateur et on se fait interrompre par une notification. On la consulte et une chose en amenant à une autre on se retrouve à perdre plusieurs minutes à faire complètement autre chose.

Ce qui était au départ une simple notification, nous fait perdre 10, 15, 20 min sans compter le temps que l’on met à se reconcentrer ensuite sur notre travail. Même la plus petite des distractions peut nous entraîner dans un cercle vicieux et nous faire perdre beaucoup de temps. 

Pour éviter cela, l’application Coldturkey que l’on a vu dans la partie précédente, peut nous aider. Mais pour vraiment éliminer les distractions et gagner du temps, il est indispensable de renforcer notre auto-discipline. C’est grâce à l’auto-discipline que l’on peut mieux se concentrer et ignorer plus facilement les distractions.

Pour muscler votre auto-discipline, je vous recommande de lire les 2 articles suivants :

• 9 conseils pour améliorer votre autodiscipline
• 10 techniques prouvées pour se concentrer
  

Regroupez des tâches similaires 

Quand on passe d’une tâche à une autre, notre cerveau à besoin d’un temps d’adaptation pour faire la transition. Selon une étude de l’Université de Californie Irvine, il nous faudrait environ 23 min pour se reconcentrer sur une nouvelle tâche ¹.

Ce qu’il se passe quand on interrompt constamment nos journées de petites tâches c’est que l’on perd beaucoup de temps. 

Au lieu de bloquer 2h dans notre emploi du temps pour préparer une présentation, on passe 10 min à la préparer, puis on s’arrête 5 min pour répondre à un email, puis on reprend la préparation de notre présentation pendant 15 min et on s’arrête de nouveau pour répondre à un texto…

Résultat, ce qui était censé nous prendre 2h, nous prend en réalité toute une journée parce qu’on s’est laissé constamment interrompre par de petites tâches.

Pour perdre moins de temps, il faut absolument regrouper les petites tâches ensemble et choisir un moment dans la journée pour s’en occuper. Par exemple on peut décider de traiter tous nos emails d’un seul coup et non à chaque fois qu’on les reçoit. 

Il existe une multitude de façons de regrouper ces petites tâches ensemble. Voici quelques idées :

• Traiter seulement ses emails le matin à 9h et l’après-midi à 14h. 
• Organiser tous ses appels entre 14h et 16h
• Prendre 1h le week-end pour planifier toute sa semaine à l’avance
• Prendre 2h pour planifier les posts sur les réseaux sociaux avec Buffer 
• Enregistrer sur Pocket les articles qui nous semblent intéressants pour les lire tous d’un seul coup plus tard.
• Dédier une seule journée dans la semaine pour les réunions 
• Préparer tous ses repas de la semaine le week-end et les conserver au congélateur

Limitez la procrastination 

On peut parfois perdre plusieurs mois voir plusieurs années à remettre les choses au lendemain. 

Avant de créer mon premier blog, j’ai mis plusieurs mois avant de me lancer. J’aurais gagné énormément de temps si je m’y étais mis directement plutôt que d’attendre “le bon moment”.

Si vous aussi vous avez tendance à procrastiner, voici une technique simple qui devrait vous aider :

Prenez dès maintenant la chose sur laquelle vous procrastinez et travaillez dessus pendant 10 min. Autorisez-vous à l’issue de ces 10 min à vous arrêter si vous le souhaitez. 

Vous voulez écrire un livre ? Passez les 10 prochaines minutes à écrire le plan de votre livre.

Vous voulez monter un blog ? Passez les 10 prochaines minutes à écrire 5 idées d’article.

Vous voulez commencer un programme de sport ? Passez les 10 prochaines minutes à mettre vos chaussures et à préparer vos affaires.

Faites le maintenant. N’attendez pas.

Ce qu’il se passe généralement c’est qu’une fois les 10 min écoulées, vous continuerez d’avancer sur votre tâche. Parce que vous commencerez à être dans le flow. Les 10 min vous donne l’élan de commencer et une fois que vous êtes concentré, il est beaucoup facile de continuer.

Pour apprendre d’autres techniques anti-procrastination, lisez les 9 façons d’arrêter de remettre au lendemain

Déléguez pour gagner du temps 

En transférant une tâche à quelqu’un d’autre, on peut se libérer plusieurs minutes voir plusieurs heures de travail.

Déléguer permet également de bénéficier de l’expertise des autres. Quand on manque de savoir-faire pour accomplir quelque chose, on a meilleur temps de déléguer le travail à quelqu’un qui l’a. Non seulement on obtiendra un travail de meilleur qualité mais on l’obtiendra aussi plus rapidement.

Personnellement quand j’ai un problème technique sur mon site, je ne passe pas ma journée à trouver une solution. Je délègue la tâche à un développeur qui résoudra le problème bien plus rapidement que moi. J’évite ainsi de perdre toute une journée.  

Il existe différentes façons de déterminer quelles tâches déléguer. L’une d’entre elles consiste à se baser sur l’importance/urgence du travail à accomplir ainsi que sur la disposition de la personne à qui on délègue le travail. J’explique comment tout cela fonctionne dans l’article suivant :
Une approche brillante pour déléguer ses tâches efficacement

Combinez vos tâches entre elles

Selon les tâches que l’on cherche à réaliser, il est possible de les combiner entre elles pour gagner du temps. Voici quelques exemples : 

• Écouter un podcast en faisant du sport : En combinant ces 2 activités, on fait 2 choses simultanément. On s’entretient physiquement et intellectuellement. Au lieu de faire 30 min de sport puis d’écouter 30 min de podcast, on passe 30 min à faire les 2 en même temps et on gagne une demi-heure.

• Monter un projet avec des amis : En alliant Projets et Amis, on combine un loisir créatif avec une activité sociale. Il y a 2 avantages à combiner ces activités ensemble. On gagne à la fois du temps mais on bénéfice aussi d’une dynamique de groupe que l’on n’aurait pas eu seul.

• Faire les réunions en marchant : En combinant les réunions et la marche, on s’entretient physiquement et on discute des sujets qui doivent être traités au travail. On passe moins de temps assis sous une lumière artificielle et plus de temps debout au soleil. Les réunions sont aussi plus efficaces. Parce qu’on est contraint de les faire en petit groupe de 3 ou 4. Et parce que comme on les fait en marchant, elles ne s’éternisent pas pendant des heures.

• Ecrire un livre et animer un blog : Je vois souvent des blogueurs qui écrivent des articles pour leur blog et qui en parallèle de cela travaillent en plus sur l’écriture d’un livre. Ils passent des heures et des heures à écrire chaque jour et beaucoup finissent par saturer. Pour éviter d’en arriver là il est possible de combiner le blog avec l’écriture d’un livre. Pour cela il suffit d’écrire le livre et de transformer chaque chapitre en un article de blog et de faire quelques modifications si nécessaire.

Cette liste de combinaisons n’est pas exhaustive. Il existe une infinité de façons de combiner nos activités entre elles. Il suffit de faire preuve d’un peu de créativité et de se demander : “Quelles activités pourrais-je combiner entre elles pour gagner du temps ?

Canalisez les personnes qui vous font perdre du temps

On connait tous ces personnes qui ont toujours besoin de nous. Qui nous appelle à la moindre occasion. Qui nous interrompent dans notre travail en nous promettant que leur demande ne prendra que 5 min alors qu’en réalité elle en prend 45.

Si on veut gagner du temps, on doit apprendre à canaliser ces personnes. Voici quelques pistes qui peuvent aider :

• Invitez-les à prendre rendez-vous : Pour éviter que les autres ne nous interrompent constamment sans prévenir, il faut les habituer à prendre rendez-vous. Pour cela on peut leur dire qu’on veut vraiment prendre le temps de les aider mais que pour cela il faut qu’ils réservent un créneau dans la semaine. Ceux qui ont une vraie demande prendront le temps de réserver ce créneau. Les autres trouveront souvent des solutions par eux mêmes.

• Faites leur faire une liste : Au lieu de laisser les autres nous interrompre à chaque fois qu’ils ont un problème ou une question, pourquoi ne pas leur demander de les lister sur un bout de papier ? De cette façon on traitera toutes leurs demandes d’un seul coup.

• Limitez le temps : Selon la loi de Parkinson, plus nous avons de temps à notre disposition, plus nous avons tendance à étaler notre travail dans le temps. Pour éviter de perdre trop de temps, il est important de limiter nos rendez-vous dans le temps. C’est-à-dire de définir une heure limite. Cela permet de traiter efficacement les demandes sans s’étaler. 

• Ne travaillez pas pour les autres : Quand une personne nous demande de l’aide, on peut être tenté de faire le travail à sa place parce qu’on sait le faire ou parce qu’on veut bien faire. Seulement en faisant cela, on ne rend service à personne. La personne que l’on aide n’apprend rien. Et la prochaine fois qu’elle aura un problème similaire, elle viendra de nouveau nous voir. Au lieu de faire le travail à sa place, mieux vaut lui donner des conseils et lui apporter le support dont elle a besoin. Grâce à nous elle montera en compétence et elle saura se débrouiller la prochaine fois que le même sujet reviendra. Comme dit le proverbe : “Si tu donnes un poisson à un homme il mangera un jour; si tu lui apprends à pêcher, il mangera toujours”

Mettez chaque chose à sa place 

Combien de temps perdons nous chaque jour à chercher nos clés ? A fouiller nos dossiers pour retrouver un document ? A parcourir notre boîte de réception pour retrouver une pièce jointe ?

Ce sont des heures et des heures qui sont perdues chaque année.

Pour gagner du temps, il faut prendre l’habitude de mettre chaque chose à sa place. De poser nos clés toujours au même endroit, de ranger nos fichiers toujours dans les mêmes dossiers, d’enregistrer nos pièces jointes dans des catégories spécifiques de notre boîte email… ces petits gestes du quotidien peuvent nous faire gagner des heures sur le long terme.

Si vous estimez que vous perdez beaucoup de temps à chercher vos affaires, je vous recommande de lire les 3 articles suivants :

• Comment mieux s’organiser au quotidien pour être plus performant ?
• Méthode des 5S : Comment optimiser votre espace de travail ?
• Le système ultime pour mieux gérer ses emails et gagner du temps

Travaillez à distance

On perd énormément de temps dans les transports chaque jour. Selon une étude de la Dares, les Français mettent chaque jour en moyenne 50 min pour aller au travail et en revenir ². Cela représente plus de 16h par mois. En Ile-de-France cette moyenne s’élève à 1H24 chaque jour ³.

Pour perdre moins de temps, on peut bien entendu se rapprocher du travail le problème c’est que souvent cette solution vient aussi avec ses contraintes. 

Si vous habitez en Ile-de-France par exemple et que vous travaillez à Paris, déménager au centre de Paris signifie que vous perdrez soit des m2 soit que vous paierez plus cher pour la même surface. 

Et si vous habitez dans une plus petite ville et que vous vivez en famille, vous rapprochez de votre travail signifie que parfois vous devrez vous éloigner du lieu de travail de votre conjoint ou encore de l’école de vos enfants. 

Se rapprocher du travail n’est donc pas si simple que ça. Si on a l’opportunité de le faire, il faut le faire mais si ce n’est pas possible, il faut trouver des alternatives. 

Travailler à distance est l’une d’entre elles.

Qui n’a jamais rêvé de travailler depuis chez soi ? D’éviter les bouchons et les problèmes de transport matin et soir ? 

Beaucoup de tâches peuvent aujourd’hui être réalisées à distance tant que l’on dispose d’un ordinateur et d’une connexion internet. L’avantage c’est que le travail à distance est de plus en plus accepté par les entreprises ce qui n’était pas le cas il y a quelques années. 

On a donc aujourd’hui une opportunité inédite de travailler à distance et d’éviter ainsi des heures de stress et de fatigue dans les transports.

Si vous souhaitez travailler à distance mais que vous redoutez de le demander à votre entreprise, je vous recommande cet excellent article des Nouveaux Travailleurs : Comment Convaincre une Entreprise de Travailler à Distance 4 jours sur 5 ?

Automatisez vos tâches

Beaucoup de tâches répétitives peuvent être automatisées. Les posts sur les réseaux sociaux, les factures, les mots de passe que l’on retape sans arrêt… sont des actions que l’on peut facilement transférer dans un programme pour ne plus avoir à s’en occuper. 

Voici quelques exemples d’automatisation qui peuvent faire gagner du temps au quotidien : 

• Répondez automatiquement à vos emails : Pour automatiser ses emails, il suffit de créer des dossiers dans notre boîte de réception mail et de définir certaines règles. Par exemple on peut définir la règle selon laquelle tous les emails que l’on reçoit et qui incluent l’expression “quelles sont vos disponibilités ?” déclenchent une réponse automatique dans laquelle on transmet un lien vers notre calendrier. 

• Faites automatiquement le ménage sur votre ordinateur avec Hazel : Nous passons beaucoup de temps à enregistrer nos fichiers sous certains dossiers, à les renommer, à les supprimer, à les compresser, à les changer de format, à les transférer sur Dropbox, Google Drive… Plutôt que de faire tout cela manuellement, on peut l’automatiser en créant des règles dans Hazel.

• Automatisez certaines tâches avec IFTTT : IFTTT est une application qui permet de faire communiquer des applications entre elles pour gagner du temps. On peut par exemple enregistrer automatiquement les pièces jointes reçues par mail dans notre Google Drive. Il existe une multitude de règles que l’on peut créer. Voici une liste d’idée.

• Utilisez Zapier pour automatiser des tâches complexes : Zapier est un outil d’automatisation très puissant. Il fonctionne de la même manière que IFTTT puisqu’il permet de connecter des applications entre elles. Le différence c’est qu’il va encore plus loin. Avec Zapier on peut connecter un plus grand nombre d’applications. Les intégrations sont aussi plus poussées. L’autre jour par exemple, je voulais transférer automatiquement vers un Google Sheet certaines informations que je recevais par email. J’ai pu le faire avec Zapier. J’ai créé une règle qui m’a permis d’extraire automatiquement des données spécifiques de mes emails pour les ajouter sur un Google Sheet. Cette simple automatisation m’a fait gagné 2h chaque semaine.

• Wildfire : Wildfire est une autre façon d’automatiser nos tâches sur notre navigateur. Grâce à cette extension disponible sur Chrome et Firefox, on peut enregistrer les actions que l’on effectue sur le web pour les reproduire ensuite de façon automatique. L’extension enregistre les clics, les changements d’onglets, les données sur les pages que l’on visite et plus.

• 1password : Comme son nom l’indique 1password permet d’accéder à tous nos mots de passe grâce à un seul mots de passe et le tout de façon complètement sécurisée. Plus besoin de perdre de temps à chercher son mots de passe perdu ou à les retaper sans arrêt. Il suffit de les garder dans 1password.

Il existe de multiple façons d’automatiser nos tâches. Les quelques applications que je vous ai données vous permettront de le faire.

Regardez les vidéos et écoutez les podcasts en vitesse x2

Je regarde beaucoup de vidéos sur internet et écoute beaucoup de podcasts. J’ai d’ailleurs listé ici les chaînes Youtube et Podcasts que je recommande. 

Seulement avec un emploi du temps chargé, je n’ai pas toujours le temps de consulter tous ces contenus. J’ai donc pris l’habitude d’écouter les podcasts et regarder les vidéos en vitesse de lecture x2. 

Cela a 2 avantages. Le premier est que je mets 2 fois moins de temps à consommer les mêmes contenus. Au lieu de passer 30 min a regarder une vidéo par exemple, je ne met que 15 min. 

Le 2ème avantage c’est qu’en prenant l’habitude de lire et regarder ces contenus à une vitesse 2 fois supérieure, j’entraine mon cerveau à enregistrer les informations plus rapidement. Ce qui veut dire que quand j’ai une conversion avec quelqu’un à un rythme normal, je comprends les informations plus rapidement. 

Au début la lecture rapide peut sembler un peu étrange mais avec le temps on s’habitue et on gagne du temps.

Apprenez des raccourcis clavier

Quelque chose d’aussi simple qu’apprendre des raccourcis clavier, peut nous faire gagner beaucoup de temps sur le long terme. Si vous faites certaines actions 3 fois plus rapidement, vous mettrez 3 fois moins de temps, c’est aussi simple que ça.

Pour faire certaines actions plus rapidement sur votre ordinateur, j’ai listé dans l’article suivant de nombreux raccourcis qui devrait vous aider : 40 raccourcis clavier qui vous faciliteront la vie

Conclusion

On vient de voir 12 façons de gagner du temps. Il en existe encore beaucoup d’autres. Au lieu d’écrire sur notre ordinateur par exemple on peut dicter. Au lieu de faire le ménage nous même, on peut payer quelqu’un pour le faire et ainsi gagner plusieurs heures chaque semaine. 

Bref il y a plein d’autres façons de gagner du temps.

En appliquant déjà les quelques conseils que vous avez lus dans cet article, vous devriez déjà être capable de perdre beaucoup moins de temps et d’être efficace.

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Notes :

1. This Is Nuts: It Takes Nearly 30 Minutes to Refocus After You Get Distracted
2. Transports – Trajets domicile-travail : une durée moyenne de 50 minutes qui tend à s’allonger
3. Combien de temps les Franciliens mettent-ils pour aller au travail ?